Итак, вы поприветствовали получателя, но после этого не стоит сразу строчить полный текст письма.
Всегда помните: каждое письмо, отправленное от вашего имени — это вклад в копилку вашей репутации.
Перед тем как погружаться в сочинение письма, подумайте, как лучше представиться читателю. Если вы пишете клиенту в первый раз, после приветствия нужно указать, кто вы, чем занимаетесь и что хотите от него. Например: «Здравствуйте, Сергей Николаевич. Я — Вася, профессиональный автор и блоггер в компании Бла-Бла-Бла, и я хотел бы предложить вам…»
Если же вы пишете клиенту повторно, остановитесь и пролистайте прошлые e-mail, которые вы ему отправляли. Проверьте, есть ли в них важные вещи, которые надо упомянуть, прежде чем писать новую информацию. Вы привлечете больше внимания, если будете опираться на то, что уже было.
Например: «Привет, Маша. В прошлом письме мы говорили концепции мирового господства. Как раз сегодня я закончил работу над своей первой книгой, которая раскрывает некоторые аспекты правления миром».
КАК ВЕСТИ ДЕЛОВУЮ ПЕРЕПИСКУ | ГАНДАПАС X ПОЛОНСКИЙ
Некоторые авторы начинают свои профессиональные письма с личных вещей, например: «Привет, как у тебя дела? Надеюсь, с бизнесом у тебя всё хорошо, дела идут в гору, прибыль растет…» Заботу о бизнесе и здоровье клиента оставьте его близким.
Вашим подписчикам и клиентам не интересно знать ничего, кроме ответов на свои вопросы и решения своих проблем.
Совет№3: Создайте «вкусный» e-mail
Итак, после того, как вы тепло поприветствовали клиента, представились ему или вспомнили что-то из прошлой переписки, наступает время для самого сочного куска текста — самой сути письма.
Ваша задача — сделать его кратким и ясным, но не слишком «куцым». Для этого четко осознайте, что у людей гораздо меньше времени, чем вам кажется.
У интернет пользователей наблюдается такая особенность — они стараются как можно быстрее прочитать одно и перейти к другому, и это всегда надо помнить при написании e-mail. Но каким бы лаконичным ни было ваше письмо, опасайтесь небрежности и чрезмерной сжатости, иначе ваш текст получится грубым и топорным.
Если же ваше письмо должно быть исчерпывающим, упомяните это в начале, чтобы не шокировать пользователя. В любом случае, для положительного результата вы должны предложить читателю что-то действительно сочное, чтобы он продолжал читать дальше.
И еще: не забудьте добавить «пожалуйста» и «спасибо» — письмо с вежливыми словами и без них смотрится совсем по-разному.
Правила деловой переписки
- Хорошо начинать письмо с благодарности или комплимента: «Ольга, спасибо за ответ!».
- Если вы пишете клиенту в первый раз, сообщите ему, откуда у вас его e-mail или напомните о предыдущем взаимодействии.
- Пишите простым, понятным языком. Избегайте использования канцеляризмов и речевых штампов: «в настоящее время», «довожу до вашего сведения», «сотрудничество на взаимовыгодных условиях», «высокопрофессиональный», «во избежание», «по причине» и т.п.
- Также стоит избегать сложных терминов, узкопрофессиональных и иностранных слов, непонятных аббревиатур.
- Чтобы акцентировать внимание на важных моментах письма, начинайте предложение с имени: «Александр, пришлите, пожалуйста, акт сверки…».
- Если отвечаете на несколько вопросов – цитируйте их или упоминайте вкратце содержимое вопроса, чтобы было понятно, о чем идет речь.
- Реагируйте на недовольство или агрессию со стороны клиента спокойно, покажите свое намерение помочь ему разрешить ситуацию.
- Избегайте щекотливых или конфиденциальных тем. Письмо может случайно попасть к другому сотруднику, чем вы можете поставить клиента в неловкое положение.
- Сообщите клиенту, что получили его письмо.
- В деловой переписке принято отвечать на письма не позднее, чем через 3 часа. Если у вас нет возможности решить вопрос сразу – сообщите клиенту, когда вы сможете это сделать.
- Избегайте писать клиентам в выходные и праздничные дни, а также в понедельник утром или в пятницу вечером. Исключение: если вы предварительно договорились об этом с клиентом; если у вас срочное дело, которое нельзя отложить.
- Считается невежливым отправлять много писем подряд. Исключение: если вы отправили письмо и увидели, что информация в нем неполная или неактуальная – можно отправить вдогонку еще одно письмо с дополнениями и извинениями.
- Автоответ о получении писем в современной деловой переписке не используется.
- Перед отправкой обязательно проверьте, правильно ли указали имя адресата и название компании.
- Постскриптум в деловой переписке использовать не принято.
Знакомства с девушками в интернете начинаются с переписки. Ниже приведены реальные примеры переписки с девушкой, когда-то на самом деле возникшие в процессе знакомства в интернете (на сайтах знакомств: mamba.ru, tabor.ru, badoo.com, tinder.com, а также ВКонтакте). Все так и было.
Как вести деловую переписки?
Уважаемый читатель, прошу не удивляться простоте фраз, содержащихся в предлагаемых далее примерах, потому что если ты преследуешь цель создать рядом с собой широкий круг женщин, застревать на одной – это необоснованная трата времени и сил. В особенности когда их много, нет никакого смысла придумывать завораживающие слова, если прокатывает совершенная банальщина. Девушек я отбирал, а не убеждал или заинтересовывал. Кроме того, вся информация на сайте, посвященная знакомствам в интернете, основана на двух принципах: простота и максимальная эффективность. Поэтому чем проще, тем лучше, о чем более детально будет сказано в завершении к этой статье.
- Читай все части статьи, начиная с начала.
- О чем поговорить с девушкой по телефону.
- Какие вопросы можно задать девушке.
Ты можешь придумать свой вариант первой фразы, а также последующих слов. И даже лучше, если ты так и поступишь. Будь собой, а не мной. Но сильно напрягать свой мозг не стоит, если ты, конечно, сознательно этого не хочешь.
При этом заострю твое внимание, что с целью экономии времени и получения лучшего результата целесообразно использовать один текстовый шаблон для всех девушек. Ты не пишешь раскрасивые слова, пытаясь оказаться участником Шекспировских диалогов, а просто копируешь и вставляешь заготовленный текст большому количеству девушек (для переписки ВКонтакте такой способ не очень подходит; о том, как начать переписку ВКонтакте, будет сказано ниже).
Лично я не рекомендую относиться к знакомствам в интернете, как к способу выбрать девушку для серьезных отношений. Это, скорее, отработка достаточно важных мужских навыков легкости общения с противоположным полом, а также получения уверенности в своих силах. Кроме того, категорически не рекомендуется привязываться к легкодоступным девушкам, тебе же боком выйдет. Однако добавлю, что я не выступаю резко негативно против сайтов знакомств, просто будь настороже.
Текст сообщений не подлежал исправлению, поэтому при прочтении просьба не предъявлять претензий к правописанию.
Пример переписки с девушкой № 1
Я: добрый вечер, как дела?
Она: добрый. дела отлично. а твои?
Я: тоже хорошо, чем занимаешься?
Она: пытаюсь головоломку разгадать. что-то не очень получается)))
Я: тебе надо отдохнуть
Она: тогда придется начинать все сначала)
Я: как обычно проводишь выходные?
Она: раз на раз не приходится. стараюсь куда-нибудь выбраться. а ты?
Я: люблю в гости ходить
Я: к тому кто приглашает? а ты?
Она: ну я тоже люблю ходить в гости.) наверно, все любят
Я: где работаешь, учишься?
Она: работаю … твой ход)
Я: работаю … сегодня что делать будешь?
Она: отдыхать)) пойду поужинаю, фильм посмотрю какой-нибудь
Я: а где же бурный субботний вечер?
Она: переносится в будущее)
Я: ты ночные клубы посещаешь?
Она: да) люблю танцевать. а ты?
Я: захаживаю периодически, какие больше любишь?
Я: вот и я там бываю
Она: а я уж думала, что сейчас скажешь- как ты можешь туда ходить))))))) обычно такая реакция
Она: нет) просто каждому свое. одни любят …, другие … теперь вот … обожают)
Я: слушай, давай номерами телефонов обменяемся
Пример переписки с девушкой № 2
Я: привет, как делишки?
Она: привет))норм))а у тебя как?)
Я: прекрасно, чем занимаешься?
Она: одеваюсь)подруга ждет)пойдем на шопинг))))))
Я: классно, я тебя не отвлекаю?
Она: ну я уже почти ушла-но тут ты сообщение прислал))
Я: тогда беги, свидимся…
Она: пару минут есть еще)
Я: отлично, как выходные проводишь обычно?
Она: обычно бурно и весело)))и обычно не в городе))))
Она: на свежем воздуха все же круче)))
Я: с хорошей компанией везде хорошо. давно на этом сайте?
Она: ну так то да)))) нет)) а ты?
Я: где-то год. в реале уже с кем-нибудь встречалась?
Она: ого))))да было парочку раз)
Она: ну как тебе сказать…
Я: понятно. пошли как-нибудь в кино
Она: я не против)ток не сегодня)))
Я: о.к. напиши свой № телефона, завтра позвоню
Я: как тебя точно зовут?
Я: мой № телефона …, на всякий случай
Пример переписки с девушкой № 3
Она: Вполне,а у тебя?
Я: тоже хорошо, чем занимаешься?
Она: Да вот, в интернете сижу,а ты?
Я: как много у нас общего тоже. где учишься, работаешь, а в свободное время как отдыхаешь?
Она: Заканчиваю …,отдыхаю если кто позовёт
Я: завтра чем думаешь заниматься?
Она: Ну я не из твоего города,на выходные приехала домой,но в воскресенье приезжаю
Я: жаль, что не завтра
Я: Пиши № телефона, может в воскресенье созвонимся
Я: ну кто знает, что если я в субботу усну, а в понедельник проснусь
Она: Ну запиши на всякий случай №…
Пример переписки с девушкой № 4
Она: а он добрый?
Я: конечно, а что не так?
Она: все так. понедельник – день тяжелый
Я: это точно. значит выходные были офигенские
Она: их было очень мало, к сожалению…
Я: чем занимаешься в свободное время?
Она: собираю по кусочкам вынесенный на работе мозг
Я: а на какой работе тебе выносят мозг?
Она: ой, пожалуйста, давай не будем о работе
Я: давай об отдыхе
Она: а если вернуться к теме свободного времени… вообще: гуляю, читаю, смотрю кино, встречаюсь с друзьями, хожу в бассейн… продолжать можно очень долго
Я: не останавливайся
Она: давай лучше ты скажешь, что хотел прочитать – и (вечер же добрый) я точно скажу, что занимаюсь этим в свободное время
Я: мне стыдно, а в гости ты ходишь?
Она: тебе стыдно. неужели это было так не скромно? в гости… да, хожу, если интересно приглашают
Я: мне кажется, неважно как приглашают, важно как отдохнуть
Она: если, скажем, зовут первый раз и я еще не знаю хорошо ли “отдохну”… то приглашение должно звучать как минимум интересно. а вообще, мы сейчас непонятную тему обсуждаем
я считаю себя общительным и гостеприимным человеком, поэтому и сама в гости хожу и к себе приглашаю
Я: так что, я к тебе или ты ко мне?
Она: предложение, в принципе, интересное, но у меня сегодня нет настроения с кем-либо видеться… это же еще нужно думать о чем говорить….
Я: при встрече чем меньше думаешь, тем лучше получается общение (психологи пишут)
Она: с психологами согласна. НО! не на первой встрече
Я: не на первой встрече что.
Она: меньше думать и лучше общаться (я считаю). можно когда люди хоть немного знакомы
Я: ты не знакомишься с незнакомыми людьми?
Она: знакомлюсь я. просто настроение у меня – правда не общительное
Я: всегда или сейчас?
Она: сейчас, и далеко не всегда
Она: но в твоих словах читается плохо скрытый сарказм…
Я: я буду помягче. в каких именно?
Она: ммм… будешь помягче? боишься обидеть собеседницу?
Я: я никогда никого не обижаю, только люди почему-то обижаются
Она: вот и зашел в тупик наш разговор…
Я: делись номером телефона и найдем выход из тупика
Она: думаешь? я правда не в настроении сегодня. для самоубийц – мой №…
Пример переписки с девушкой № 5
Я: привет, как проходит вечер?
Я: а как обычно проводишь свободное время?
Она: по разному в зависимости от настроения:)) а ты?
Я: в гостях, дома, в ночном клубе, на природе. а как ты относишься к алкоголю?
Она: прикольный вопрос а почему ты спрашиваешь?:)
Я: а мне спросить: почему ты спрашиваешь, почему я спрашиваю?…
Она: Просто очень странный вопрос для девушки вот я и переспросила:) в компаниях и то очень редко могу выпить бокал шампанского:))
Я: где работаешь?
Я: … а как по поводу возможности встретиться?
Она: А ты женат очень мало указано в анкете?
Она: а цель вообще знакомства?
Я: ты любишь общаться с мужчинами? просто я уже начинаю сомневаться
Она: Сомневаться в чем?
Я: какой у тебя номер телефона?
Я: еще не поздно звонить?
Пример переписки с девушкой № 6
Я: привет, как дела?
Она: привет…отлично, отдыхаю. ..а у тебя как.
Я: прекрасно. а где отдыхаешь?
Она: …км. от твоего города
Я: далеко, а когда будешь в городе?
Она: скоро…планирую через 1,5 недели приехать….
Я: надо будет состыковаться
Она: я совсем не против…
Она: а смайлик ничего такой.
Я: это мой близнец
Она: ого…так ты красавец.
Она: ну интригант…..
Она: ты по жизни такой или только в интернете….
Я: я всегда такой, а ты?
Она: я не умею маскироваться,какая есть такая есть…..
Я: ну тогда классно, если ты такая, как на фото
Она: да такая… и ничуть не изменилась…
Я: когда приедешь уже?
Она: планирую через 1,5 недели….уже скоро.
Я: а, ну да. не могу дождаться
Она: ну, кто ждет тот получает лучшее…думаю есть смысл ждать…
Она: ОК.. по приезду встретимся….
Она: без вопросов….
Она (спустя какое-то время): привет
Я: привет, как ты?
Она: ну, ничего,да только погода плохая,никуда не выйти…а у тебя как дела?
Она: чем занимаешься?
Она: так рано пьют пивко только по поводу…
Я: повод был вчера
Она: ну сегодня пивко как раз в тему,а что за повод если не секрет…
Я: субботний вечер
Она: ну, тоже не плохо,что умеете хорошо отдыхать…
Я: такие мы. а ты не умеешь?
Она: еще как умею…потом долго еще вспоминаем…ну мы же медики…
Она: нету…сейчас септоцид,а его пить…
Она: не обязательно спирт пить, есть много других напитков,а спирта уже давно в отделениях нету…
Я: а я так люблю выпить спиртяжки
Она: а что, так часто спирт употребляете. я так понимаю,что это один из любимых напитков
Я: да каждый день глушу, не просыхая
Она: я рада….хорошо при этом выглядишь…научишь.
Я: поделюсь опытом
Она: ну так замечательно…. ну что еще расскажешь,чем по жизни занимаешься.
Я: да бездельничаю я
Она: классно тебе…
Я: вообще хорошо
Она: да не то слово…. расскажи как прожить, чтоб не работать… поделись опытом…
Я: да как-нибудь при встрече
Она (спустя какое-то время): привет….
Я: привет, привет
Она: где так долго пропадал.
Я: уже и не вспомнить. ты сейчас в городе?
Она: уже почти месяц…
Я: давай созвонимся. какой у тебя № телефона?
Пример переписки с девушкой № 7
Я: привет, как поживаешь?
Она: Привет, нормально, скучно только.
Я: а чего тебе не хватает для веселья?
Она: Да я и сама не знаю, дипресняк полный,
Я: я тебя понимаю. а как обычно отдыхаешь на выходных?
Она: На выходных я всегда у родителей за городом
Я: понятно, почему скучно
Она: НЕЧЕГО ДЕЛАТЬ
Я: и как это состояние ты обычно исправляешь?
Она: Обычно гуляю с кем- нибудь
Я: а я люблю в гости ходить. иногда в ночные клубы
Она: Я тоже, правда в клубе давно не была. Зато в гости хожу очень часто.
Я: я прямо не могу не пригласить тебя в гости
Она: Где ты живешь?
Я: какой у тебя номер телефона?
Она: Ты хочешь мне позвонить?
Я: поэтому и спрашиваю
Я: я тебе позвоню в течение часа, нужно телефон зарядить. о.к.?
Она: Я не против
Но такая долгая лирика порой может изрядно надоесть. Ниже указан мой любимый диалог и его некоторые разновидности (при необходимости можно добавить к переписке еще пару фраз).
Пример переписки с девушкой № 8
Я: привет, как дела?
Она: Привет, хорошо, а у тебя?
Я: прекрасно. какой у тебя номер телефона? давай созвонимся
Пример переписки с девушкой № 9
Я: привет, как на счет встречи?
Она: Привет! Для каких целей?
Я: какой у тебя номер телефона? давай созвонимся
Пример переписки с девушкой № 10
Я: привет, как дела?
Она: привет. отлично
Я: какой у тебя номер телефона? давай созвонимся
Она: а с какой целью ты мне будешь звонить?
Я: не хочешь, как хочешь
Она: я просто хотела узнать, почему ты вдруг захотел созвониться. может сначала попереписываемся
Я: я уже ответил
Пример переписки с девушкой № 11
Я: привет, как дела?
Она: привет, выходные же, так что хорошо
Я: какой у тебя номер телефона? давай созвонимся
Она: так сразу! а что ты вообще ищешь на сайте и почему хочешь мне позвонить?
Я: цель моего нахождения на сайте такая же как и у всех – общение, а позвонить хочу, чтобы услышать твой голос и конечно же поговорить не виртуально. всего не напишешь, что сможешь сказать, да уже и пальцы болят по клавиатуре стучать
Завершение
Уважаемый посетитель, примеры переписки с девушкой приведены в том числе с целью показать, что в целом не имеет особого значения, что писать в сообщениях. Если начать переписку со слов “Парам-пам-пам. Как настроение?”, результат будет не хуже, чем “Здравствуй, Богиня.”
Простые фразы без намека на заискивание будут иметь больший эффект, чем красивые цитаты, показывающие, что ты сильно заинтересован в девушке. Лучше побеспокоиться и залить хорошие фотографии (что очень важно), чем волноваться, с чего начать переписку.
Если ты убежден, что существуют какие-то волшебные фразы, значит:
- Ты глубоко заблуждаешься, и твои навыки в сфере соблазнения имеет смысл прокачивать.
- Ты тратишь драгоценное время впустую, находясь в поисках иллюзии.
- Тебе следует избавиться от неправильных установок. Если ты считаешь, что знакомиться с девушками сложно, и для этого необходимо прикладывать непомерные усилия, тебе будет сложно. Но на самом деле знакомиться очень легко, весело и интересно.
К тому же не стоит забывать, что цель переписки – взять номер телефона у девушки, а не пытаться ее заинтересовать. Ты не красуешься в стиле грациозного павлина, а отбираешь девушек, о чем было сказано выше и в предыдущих частях. Располагать девушку к себе начинай в процессе телефонного разговора, о чем будет подробно изложено в следующих частях.
Широко распространено мнение, что начинать переписку с банального “Привет, как дела?” является нерабочей схемой. Проверено на практике: работает как автомат Калашникова, если, конечно, ты выложил интересные фотографии.
Кроме того, если ты написал девушке “Привет, как дела?”, а в ответ получил односложное “Хорошо”, “Нормально”, “Отлично”, “Супер”, лучше больше ничего ей не пиши. В приведенных выше примерах девушка практически всегда уточняла в ответ, а как собственно мои дела, рисовала смайлик или отвечала целым предложением. Это является важным показателем заинтересованности новоиспеченной подруги в развитии коммуникации. Цени свое время, их много.
Если все же ты сгораешь от желания развеять серую реальность своей бурной и яркой фантазией, можешь начать переписку с девушкой следующим образом:
- “Привет. В тебе есть одна интересная черта… Ты кажешься одновременно серьезной и жизнерадостной девушкой. А какая ты на самом деле?”
- “Ого, какое красивое платье! Сама выбирала?”
- “Красивое ожерелье! Где ты его покупала? Хочу сделать похожий подарок сестре.”
- “Прикольно. Я как-то оказался в том же заведении, где ты фотографировалась. Там еще девушки из-за парня подрались. Это была не ты?”
- “Привет. Судя по фотографии, ты интересная девушка, но меня мучает один вопрос: ты умеешь вкусно готовить?”
- “Привет. Мне кажется, ты жизнерадостный человек. Мне нравятся девушки, которые умеют веселиться. Или я ошибаюсь по поводу тебя?”
- “Привет. Мне кажется, что ты искренняя и харизматичная девушка. Я прав?”
- “Привет. Хорошие фотки. Как ты развила такое чувство стиля?”
- ” – Привет. У меня есть к тебе интересное предложение. – Какое? – Не надо так спешить, всему свое время. Ты где сейчас?”
- ” – Привет. Меня зовут … и я очень интересный собеседник. А расскажи ты что-нибудь о себе. – … – Если честно, я еще интереснее при живом общении. Какой у тебя номер телефона? Давай созвонимся.”
- “Привет. Ты даже не представляешь, что сейчас узнаешь от меня…”
- ” – Вот это ДА! – Ты о чем? – Привет, как поживаешь?”
Если ты переписываешься ВКонтакте, а не на сайтах знакомств, и твое внимание сосредоточилось на конкретной девушке, то можешь начать:
- “Привет. Твоя фотография мелькнула перед глазами, и хотя мы не знакомы, решил тебе написать, пообщаться. Чем занимаешься?”
- “Привет. По-моему мы когда-то знакомились, правда не помню точно где. Какие клубы посещаешь?”
- “Привет. Ты в каком районе живешь? Твое лицо мне очень знакомо.”
- “Привет. Я каким-то образом попал на одну из фотографий на твоей стене. Там еще мерседес на заднем фоне едет, я внутри сидел.”
- “Привет, я смотрю ты на врача учишься. Хочу получить вторую вышку и поступить в медицинский университет, а заочное обучение там имеется?”
- “Привет. Такая серьезная (веселая) на фото. Ты и в жизни такая же?”
- “Привет, … (пиши, что захочешь).”
Как видишь, знакомства с девушками в интернете не представляют из себя что-то невероятное. Все достаточно просто. Будь естественным, будь собой.
В следующей статье читай вспомогательные фразы для знакомства в интернете.
Как правильно и эффективно провести деловую беседу? Делайте ставку на себя!
Согласие можно рассматривать как достижение поставленной вами цели, достижение формального соглашения с вашим оппонентом и, кроме всего прочего, как достижение точки психологического комфорта. Несмотря на то, что это может быть просто для тех, кто имеет хорошие коммуникативные способности, однако и такая категория способна налететь на «подводный риф», несмотря на весь свой талант искусного переговорщика.
Итак, как же убедить собеседника, в том, что вы и ваш товар самый лучший, а сотрудничество с вами решит все его, а значит, и ваши проблемы? Для того, чтобы достичь желаемого, вам необходимо учитывать главные составляющие успеха вашей деловой беседы, а именно — правильно выстраивать свою «линию» с партнером по общению, в общем, делать с ним то, что вы считаете нужным в своих планах и представлениях.
Прежде чем строить диалог, важно понимать — кто перед вами, какие у него цели, каким он обладает психотипом, каковы его особенности и склонности. Есть, разумеется, универсальные вещи на все времена, в определенной степени способствующие успешности проведения переговоров.
Это элементарная вежливость, терпение, такт, осведомленность в обсуждаемых вопросах, заинтересованность и прочие знакомые нам составляющие. Однако смею вас заверить, что иногда они оказываются неуместны — когда вы, скажем, имеете дело с откровенным хамом, плохо воспитанным человеком, провокатором или изощренным хитрецом.
Ваша склонность решать все мирным путем может быть осмеяна подобным типом, полагающим, что вежливость — это удобная скорлупа для серых, невыразительных личностей. Он будет провоцировать, задавать странные на первый взгляд и неуместные вопросы, смотреть сквозь вас и любым способом пытаться вытащить вас из удобного, комфортного для вас психологического «убежища».
Или наоборот, вопреки объективной необходимости вести беседу и решать насущные проблемы, будет откровенно демонстративно скучать, делая вид, что заявленный вопрос уже давно решен, а продолжение диалога — бесполезная трата времени. Естественно, нужно запастись терпением и, даже не обладая знаниями по физиономистике, попытаться определить — кто перед вами.
Кому как, а мне, к примеру, легче вести беседу по существу, коротко, ясно и по делу. Однако это дело вкуса, так действуют далеко не все. Скажем, есть люди, которые используют разные прелюдии и прерываются на обсуждение посторонних тем. Им кажется это необходимым, и они, если позволят обстоятельства, объяснят вам в лицах и красках — зачем же им это нужно.
И не стоит думать, что это делается по скудоумию или по легкомыслию. Люди, охотно идущие на обсуждение тем, не связанных с заявленной, могут таким образом изучать вас, провоцировать, да и просто развлекаться, пока вы собираетесь с мыслями и пытаетесь составить конструктивный диалог. В общем, если вы соберете побольше разнообразной информации по поводу вашего оппонента, это будет только огромным и жирным «плюсом» вам и вашим переговорам.
1 этап. Начало беседы
На этом этапе чрезвычайно важно добиться расположения вашего собеседника. По крайней мере, убедить его, что вы испытываете большую заинтересованность в достижении согласия между вами.
Для многих собеседников, особенно дам, основными способами избавиться от психологической напряженности в начале беседы являются искренние комплименты, шутки, употребление теплых слов в адрес собеседницы. В отношении мужчин комплименты могут сыграть далеко не положительную роль, хотя доброе слово будет приятно в любом случае.
Здесь важно проявить чутье, наблюдательность, поскольку многие мужчины истолковывают комплименты как знак изначально выбранного пути к полному подчинению его персоне, а значит, ваши планы могут быть частично нарушены или изменены. Вам же этого не нужно?
Исходя из предварительной оценки психологических особенностей партнера по общению, деловое общение можно начать с прямого подхода, так сказать, без какого бы то ни было вступления, быстрого переходя от общего к частному вопросу обсуждения. Альтернативой этому может явиться метод «зацепки» — использование емкой и эффектной метафоры, анекдота, личного впечатления, поскольку одной из самых главных целей первой стадии является необходимость вызвать интерес к беседе.
Вообще, рассуждая о положительно эмоциональном влиянии, можно утверждать, что одним из самых главных позитивно влияющих «якорьков» может быть некое воспоминание, закрепившееся в памяти вашего оппонента. Пусть это будут когда-то проведенные с вами совместные часы отдыха, определенные события, общие и приятные вам обоим знакомые.
А если вы встречаетесь впервые, узнайте, какие достижения вызывают у партнера по общению бурю положительных эмоций, и начните, как бы невзначай, с этого обсуждения. Скажем, почему бы не обсудить успехи сборной по дзюдо, если ваш оппонент является давним поклонником этого вида спорта? Можно начать с разговора о подъеме стоимости акций «родимого» предприятия на данный момент времени. Если позитив найден, можно переходить с обмену информации.
Источник: raydget.ru
Как правильно вести деловую переписку?
Тема письма — существенный атрибут электронной переписки. Это краткая презентация основной мысли вашего письма, которая впоследствии поможет адресату быстро найти нужную информацию в своей почте. Указывая в письме заголовок, мы демонстрируем свое уважение к адресату.
Если вы пишете незнакомому человеку, то тема — это первое впечатление о вас. Ее формулировка должна отражать основной смысл вашего письма, но при этом не быть слишком общей. Например, не стоит начинать важное деловое письмо темой «Добрый день». За этим бессмысленным, с точки зрения функций, которые выполняет тема письма, обращением, может стоять все что угодно. А чаще всего — спам.
Поэтому вряд ли ваш адресат оценит всю важность той информации, которую вы хотите ему сообщить.
Указание темы впоследствии облегчит вашему адресату поиск письма в своем почтовом ящике. Мы не всегда помним фамилии и имена тех, с кем переписываемся: у каждого из нас обязательно найдется несколько писем от тех, с кем пришлось взаимодействовать лишь однажды. И тогда тема может стать ключом к возобновлению контакта.
Да и в случае с хорошо знакомыми вам людьми тема письма не будет лишней. Как найти нужное письмо от секретаря Натальи или коллеги Марины, если у вас в ящике их сотни? И в этом случае тема может стать единственным ключом к нужной информации.
Если вы отвечаете на послание, но меняете тему переписки, поменяйте тему, а еще лучше — создайте новое письмо. Указание темы — самый простой способ сохранять нить беседы, поэтому смена предмета общения без соответствующего изменения в соответствующем поле может затруднить ваше общение.
Формат письма
Длина письма должна отражать стиль вашей беседы: если вы рассчитываете на быструю реакцию, сообщение должно быть сформулировано коротко и по существу. С одной стороны, современные средства связи позволяют получить письмо чуть ли не до того, как вы закончили его писать. С другой — ваш адресат не обязан все время находиться возле компьютера и немедленно читать всю входящую почту. Поэтому, если письмо действительно важное, и вы ждете на него ответ, напишите об этом в конце письма. А если вы ждете ответ немедленно, то лучше всего сказать об этом адресату по телефону или лично.
В интернете считается неприличным писать сплошь прописными буквами. ВОТ ТАКОЙ ТЕКСТ равноценен грубому крику. И, поскольку это известно любому мало-мальски опытному пользователю, сообщения, написанные прописными буквами, говорят о том, что их автор в интернете новичок и с элементарными правилами поведения в информационной среде не знаком.
Не стоит перебарщивать и с элементами оформления — жирным текстом, курсивом, цветными шрифтами. В конце концов, вы пишите не иллюстрированную брошюру, а важное деловое письмо, и нужно избегать всего, что мешает восприятию текста.
Деловая переписка. Ведение деловой переписки (примеры)
Каждый из нас как минимум несколько раз в жизни писал формальные письма и записки. Где бы мы ни были и чем ни занимались, — в любой сфере имеет место своя деловая переписка, которую необходимо вести с целью выяснить какие-то моменты, уточнить информацию, задать вопрос и так далее. Если раньше такое явление было чаще распространено в бумажных заявлениях и пересылке писем начальству (а также деловым партнерам), то сегодня эта категории более широко распространилась в окружающей нас среде.
Знать, как правильно ведется деловая переписка, нужно даже в том случае, если вы просто делаете заказ в каком-нибудь интернет-магазине и хотите общаться с его представителем.
В этой статье мы опишем некоторые основные моменты, из которых состоит деловое общение. Мы обратим внимание на то, какие нюансы следует учитывать при обмене письмами со своими партнерами; чем нельзя пренебрегать, если не хотите показаться собеседнику некомпетентным и невежливым, а также вспомним правила, которые следует соблюдать в любой ситуации.
Где применяется
Очевидно, что чаще всего деловая переписка используется в рабочем процессе. Если вы работаете в компании, то вы однозначно столкнетесь с необходимостью составлять такой вид корреспонденции. Поскольку речь идет о бизнес-моментах, нетрудно понять, что и стиль письма должен быть соответствующим — максимально формализованным и официальным.
От того, насколько качественно вам удастся наладить ведение деловой переписки, зависит дальнейшее впечатление сотрудников компании, куда отправляется письмо, о вас и вашей фирме. Поэтому к процессу написания текста и его оформлению следует подойти максимально ответственно.
В первую очередь, если вы ищете, как ведется деловая переписка, мы рекомендуем ознакомиться с нашей инструкцией. В ней мы, как уже было отмечено выше, приведем как какие-нибудь теоретические моменты, так и практические вопросы. В конце статьи постараемся привести некоторые примеры оборотов, которые являются типичными для формального стиля письма. В конце концов, используя базу из этой статьи, вы сможете самостоятельно составлять качественные тексты для дальнейшего общения с контрагентами.
Виды корреспонденции
Сразу же, рассуждая о том, чем является деловая переписка, хотелось бы обратить внимание на ее виды. Так, можно выделить письмо-запрос и, соответственно, письмо-ответ; письмо информационного характера (чаще всего направляется клиенту); благодарственное (в знак благодарности за оказанную услугу), письмо-уведомление, напоминание, предупреждение; письмо рекомендационного характера; гарантийное и сопроводительное письмо. На самом деле это — лишь самые часто используемые типы, из которых состоит как реальная, так и электронная деловая переписка. Следовательно, с ними мы и будем встречаться на практике чаще всего.
Структура
Логично, что для более удобной организации в написании любого письма нам было бы полезно работать с его некой структурой или планом. Это позволит вам разбить задачу на более мелкие этапы, выполнить которые гораздо проще. Например, продумайте линию своего письма так, чтобы охватить те темы, которые вам нужно изложить максимально точно. Скажем, если вы пишете вопрос о том, какой ценой обладает та или иная продукция, постарайтесь кратко изложить мотив: зачем вы пишете в компанию (поскольку вы хотите приобрести или заказать тот или иной товар); проясните главную цель (узнать, во сколько вам обойдется заказ 10 единиц товара с определенными опциями). Наконец, уточните, в какой форме вы хотели бы получить расчет, и спросите, делается ли скидка на такой объем продукции.
Разумеется, эта информация и без того очевидна — просто следует логически разобрать, что вы хотите написать. Кроме того, нельзя забывать и об оформлении и требованиях. Детальнее об этом расскажем дальше.
Требования к письму
Итак, правила деловой переписки гласят, что все письма должны быть, во-первых, краткими. Это главное правило того, что оно будет прочтено. Согласитесь, все мы не любим, когда нас загружают большим объемом информации. Если это письмо делового характера, оно не должно быть громадным — в таком случае его могут просто проигнорировать. Если не получается сократить информацию сразу — сделайте это после того, как напишете первый черновик своего письма.
Во-вторых, ваш партнер (участник переписки) должен понимать, о чем идет речь. То есть, письмо следует сделать информативным и понятным. В нем нужно поместить те сведения, которые вы хотели бы донести таким образом, чтобы избежать дополнительных вопросов и не тратить время на уточнение деталей.
В-третьих, письмо следует сделать как можно более уважительным по отношению к вашему партнеру или сотруднику компании, который будет его читать. Это правда — чем больше уважения вы проявите к своему собеседнику, тем больше шансов, что он должным образом отреагирует на вашу просьбу и, в конце концов, вы достигнете желаемого эффекта.
Переписка на английском
В некоторых случаях вести переговоры следует на английском (или любом другом, кроме русского) языке. Это нормально, особенно если имеют место взаимоотношения с иностранными контрагентами. Примечательно, что правила деловой переписки действуют относительно любого языка: отличаться могут разве что стилистические обороты. Ваша задача заключается в том, чтобы подобрать наиболее подходящий к ситуации, в которой оказались вы и ваш партнер (собеседник).
Деловая переписка на английском языке, безусловно, требует владения им на достаточно высоком уровне, поэтому, если это не о вас, рекомендуем обратиться к профессиональным переводчикам. Важно, чтобы перевод осуществлял человек, владеющий специализированной речью, которая входит в язык деловой переписки.
Пример. Вступление
Очень важно в любом разговоре то, как вы его начнете. В этом плане этикет деловой переписки ничем не отличается от живого общения: первым делом нужно поприветствовать собеседника и как-то ввести его в разговор. Приветствием может быть стандартное “Здравствуйте”, а вот вступление должны быть более индивидуальным.
Например, можно указать краткую цель своего письма (“Обращаемся к вам с тем, чтобы уточнить некоторые сведения о вашем продукте. В первую очередь нас интересует стоимость модели “А1”). Другой вариант: “В качестве продолжения нашего телефонного разговора о модели “А1”, пишу вам с вопросом о стоимости данного продукта”). Также можно просто описать свою ситуацию: “Пишу вам по той причине, что в 2010 году в нашу компанию обратился ваш партнер, предлагающий от вашего имени начать сотрудничество в данной сфере”.
Изложение материала
Далее за тем, как вы написали некоторое вступление в своем письме, следует сделать уточнение по поводу того, зачем вы пишете. Например, после того, как задали вопрос о цене товара, уточните, что вас интересует. Можно написать так: «Мы бы хотели заказать N-ное количество единиц продукции при условии доставки ее по адресу X».
В случае с продолжением телефонного разговора, можно излагать ваш запрос — зачем вы написали человеку после того, как поговорили с ним по телефону (скажем, чтобы подтвердить намерение осуществить сделку): «А именно: нам интересен товар N при условии, что он будет поставляться с опцией X». Если же брать во внимание третью версию, можно также начать развивать тему вашего желания сотрудничать с компанией. Опишите, что это в ваших интересах, и что партнер получит какую-то конкретную выгоду от взаимодействия с вами, если согласится на него: «Вам будет интересно знать, что курс нашей компании изменился, после чего стал еще ближе к интересам вашего бизнеса».
Предложение
Любая деловая переписка (примеры, которые мы приводим, также обязательно имеют такое свойство) требует логичной последовательности. Если сначала вы писали о том, зачем пишете, то далее следует конкретизировать и расширять эту мысль. Укажите, что вы хотели бы от собеседника более широко — возможно, нарисуйте ему перспективу выгоды от согласия работать с вами.
Эта часть, по всей логике, должна быть “пиком” вашего письма, кульминацией своего рода. Если изначально вы плавно подходили к тому, что вас интересует прежде всего, то в этой части следует “раскрыть карты”. Вся деловая переписка (примеры писем выше — не исключение) должна быть построена по такой плавной кривой, идущей вверх. Тогда читатель ваших строк будет понимать ваши настроения и, таким образом, ему будет комфортнее общаться с вами. Не делайте каких-то обрывистых скачков, не переходите с одной темы на другую.
Как показывают примеры, если вам нужно обсудить, к примеру, два несвязанных вопроса, вы можете сделать разделение по частям статьи, разбив ее на параграфы. Это удобно как для читателя, который будет визуально видеть момент, где вы переходите от одного вопроса к другому; так и для вас, поскольку в таком случае вы пишете так, словно речь идет о двух разных письмах.
Если же говорить о наших примерах, следует написать: «Помимо этого, мы хотели бы сделать повторный заказ продукции N, по поводу которой мы с вами взаимодействовали месяцем ранее». Или: «При подходящей для наших условий цене мы хотели бы наладить с вами постоянное сотрудничество в данной сфере, увеличив канал сбыта до X-Y тысяч единиц». Наконец, можно и так: «Если ваша заинтересованность в работе с нами все еще остается в силе, прошу ас сообщить нам это.»
Каждый второй образец деловой переписки построен по такому принципу, поэтому ничего страшного в этом нет. Напротив, часто выделение заголовков помогает ориентироваться лучше, поскольку убирает “сплошной текст”, делает своеобразные “якоря” в нем, к которым можно прикрепиться зрительно.
Заключительная часть
Наконец, заканчивать письмо следует в том же духе, в каком вы его начинали. Если пишете благодарность, — напишите, что вам приятно сотрудничать с описываемой вами компанией; если это — коммерческое предложение, вам следует выразить благодарность за внимание к вашему письму и надежду на дальнейшее взаимодействие с этим человеком. Нужно понимать, что то, как вы закончите свое письмо, во многом определяет итоговое мнение о вас и вашей компании. Вся деловая переписка (примеры писем это доказывают постоянно) построена на вежливости — поэтому всегда помните о необходимости поблагодарить собеседника, выразить надежду, похвалить его или оставить свою рекомендацию. Концовку для своего текста вам следует подобрать таким образом, чтобы полностью соответствовать описанной в письме проблеме.
Примеры: «Мы надеемся сохранить вас в качестве своего постоянного партнера с надеждой на стабильное сотрудничество в дальнейшей своей деятельности». Или «Мы искренне благодарны за уделенное внимание и надеемся, что сможем развивать сотрудничество с вами в дальнейшем». Или «Благодарю за внимание. Надеюсь, мы сможем продолжить обеспечивать ваши интересы на рынке N и в дальнейшем».
Этикет и грамотность
Ни в коем случае не забывайте о вежливости. Как уже подчеркивалось выше, она важна, если вас интересует деловая переписка. Фразы типа “рад сотрудничеству”, “спасибо за внимание”, “прошу прощения за беспокойство”, “будем рады видеть вас”, “не составите ли вы нам компанию” и другие. Последние две, кстати, относятся, скорее, к приглашениям на корпоративные празднования, чем к деловому письму.
Всегда, в знак уважения, добавляйте к фразам “пожалуйста”, “спасибо”, “будьте любезны” и так далее там, где это уместно.
Не меньшую важность в процессе написания деловых писем имеет и грамотность человека. Точнее сказать, если вами будет допущена хоть одна элементарная ошибка в процессе создания письма, можно сказать, что собеседник сформирует о вас совершенно иное мнение, чем то, которое вы ожидаете. Поэтому старайтесь писать максимально грамотно и проверять все несколько раз. Если не знаете, как находить ошибки и исправлять их самостоятельно, воспользуйтесь услугами корректора или специализированными сервисами. Это очень просто, зато позволит вам быть уверенными в своем тексте.
Практика и тренировка
В сети, как уже отмечалось выше, существует множество примеров готовых деловых писем на любую тематику. Мы не стали вставлять их сюда целиком, поскольку, на самом деле, в этой статье просто не хватит места для размещения столь большого объема информации. Взамен мы решили изложить попросту какие-то основные правила и принципы, ознакомиться с которыми у вас была возможность выше. Впрочем, это, конечно же, далеко не все шаги, которые следует сделать на пути к изучению делового письма. На самом деле важнейшую роль в этой сфере играет практическая наработка.
Если вы изучите, скажем, 5-10 примеров готовых писем, а также прочтете нашу статью и извлечете какие-то правила отсюда, уже очень скоро у вас получится писать письма нужным вам образом. На самом деле этого достаточно для того, чтобы создать любое письмо в рамках деловой переписки.
Готовые примеры
Поскольку, как уже отмечалось выше, присутствует огромное количество готовых примеров, у студентов и начинающих специалистов возникает соблазн использовать чужую, готовую наработку для того, чтобы произвести на ее основе собственный проект. Хочется сказать, что этого делать не рекомендуется на практике, тогда как в обучении — пожалуйста.
В процессе изучения того, что пишут в других письмах, вы сможете легче ориентироваться в том, что нужно уточнять в своей корреспонденции. Это нормально, поскольку человеку свойственно учиться непосредственно на опыте.
Правда, если вам поступит задание составить полноценное деловое письмо, старайтесь для начала пересмотреть примеры и выбрать наиболее подходящий для своей задачи. Потом нужно максимально адаптировать его под ту ситуацию, которая сложилась у вас по общей концепции, но при этом написать его заново для того, чтобы учредить свой стиль изложения и письма. Ведь, возможно, вам удастся донести информацию лучше, а само общение сделать более продуктивным и эффективным.
Учитесь и практикуйтесь! И вы за достаточно краткий период времени сможете создавать собственные деловые письма!
Источник: businessman.ru