Как грамотно составлять письма

Рассказываем, как написать работающий текст для email рассылки — логичный, структурированный, полезный для читателя. Даем шесть советов, с которыми легко написать рассылку даже начинающему копирайтеру, и смотрим примеры удачных писем.

Содержание:

• Советы по написанию эффективного текста для рассылки
• Писать для людей, а не для себя
• Писать просто и без штампов
• Не писать больше чем нужно
• Добавлять минимум CTA
• Структурировать тело письма
• Вычитывать перед отправкой
• Как добиться, чтобы письмо заметили в инбоксе
• Достойные примеры текста письма для рассылок
• Пример №1
• Пример №2
• Пример №3

Советы по написанию эффективного текста для рассылки

Те, кто начинает писать, часто ищут волшебный прием, с которым текст станет «вкусным» и «продающим». Те, кто пишет давно, уже поняли — никаких волшебных приемов нет, но есть основные правила построения текста. Рассказываем, на что обратить внимание, чтобы текст рассылки получился сильным и выполнял свои задачи.

Писать для людей, а не для себя

Первая ошибка компаний — писать о себе. Эффективное письмо в первую очередь решает проблемы клиента, а не просто рассказывает о компании. Посмотрим на примере приветственного письма от приложения Life360, которое помогает отслеживать перемещения близких:

Писать просто и без штампов

Пишите так, чтобы текст был понятен даже людям «не в теме». Если вы хорошо разбираетесь в своей сфере, то наверняка используете специфичные термины и много профессионального сленга. При этом среди ваших подписчиков могут быть и такие же профи, и новички, которым будет сложно разобраться в тексте. Старайтесь писать так, чтобы было понятно и интересно и тем и другим.

Не используйте заезженные выражения, которые ничего не значат: «динамично развиваемся», «лидеры рынка», «высокотехнологичная продукция» и тому подобные. Напишите факты, которые создадут реальный образ компании, преимущества, которые важны для подписчика. Например, «выигрываем 9 из 10 взятых дел» или «доставляем заказ в любую точку области за 3 дня».

Важно! Чтобы составить эффективный текст для рассылки, задайте себе три вопроса: какую задачу компании решит эта рассылка, как она поможет подписчику, как сделать письмо понятным и дружелюбным.

Не писать больше чем нужно

У людей много дел кроме чтения почты. И если вы отправите длинное письмо, они даже не начнут его читать. Старайтесь быть краткими — определите для себя суть предложения по трем вопросам, которые мы описали выше, и оберните эту суть в минимум текста для рассылки.

Онлайн-супермаркет «Перекресток» предлагает купить дыни и арбузы. Яркий баннер, торговое предложение в паре абзацев, CTA кнопка — больше здесь ничего не нужно:

Добавлять минимум CTA

Письмо подводит читателя к целевому действию — зайти на сайт, купить, зарегистрироваться. Чтобы не распыляться, выберите одно целевое действие и ведите к нему. Это поможет читателю сосредоточиться. Как составить убедительный CTA, читайте в нашей статье.

Можно использовать несколько одинаковых CTA, например, в подборке товаров, чтобы подписчик мог сразу купить один из них. Несколько CTA кнопок можно поставить в длинной рассылке, поделенной на несколько смысловых блоков. Каждому блоку — своя кнопка, чтобы подписчик не потерялся и выполнил нужное целевое действие. При этом самый важный блок выносите в начало.

Структурировать тело письма

Посмотрите сами, что вам будет приятнее прочитать:

Мозг так устроен, что ищет самый легкий путь. «Простыня» текста — это большая задача, за нее не хочется браться. Текст, разбитый на разделы и абзацы, — это много маленьких задач, к которым подсознательно легче подойти.

Бесплатные email рассылки

Создайте аккаунт в SendPulse и отправляйте до 15 000 писем бесплатно каждый месяц!

Если готовите длинную рассылку с несколькими темами — обязательно делите ее на смысловые блоки. Так вы упрощаете задачу читателя. Ему понравится, что можно быстро пробежать письмо глазами и выделить для себя самые интересные моменты.

Вычитывать перед отправкой

Как любой текст, рассылку нужно вычитать перед отправкой. Если вы сами пишете, редактируете и верстаете письма, взгляд замыливается и скользит по тексту, не вникая в него. Из-за этого можно пропустить ошибки, сложные формулировки и провалы в логике изложения.

Вот какие есть хитрости, чтобы отловить все огрехи:

• «Переспать» с текстом рассылки. Отложить написанное на ночь и вернуться на свежую голову. Если нет ночи, то отложить хотя бы на пару часов, а в это время заняться другими задачами.
• Дать прочитать коллегам. Если нужен свежий взгляд, привлеките к вычитке коллег — это тоже поможет, если нет времени.
• Прочитать вслух. Этот метод поможет найти все сложные для восприятия места. Если не можете прочитать предложение на одном дыхании или спотыкаетесь на сложных оборотах — переписывайте.
• Включить «бабушку». Представьте, что письмо получит ваш пожилой родственник, например, бабушка, которая ничего не знает о вашей сфере и почти не пользуется интернетом. Пишите так, чтобы им все было понятно. «Метод бабушки» поможет сделать простым даже техническое письмо и при этом сохранить человечный и дружелюбный тон.

Как добиться, чтобы письмо заметили в инбоксе

Вы написали лаконичный текст для рассылки, который решает проблему читателя, — это уже хорошо. Теперь нужно сделать письмо привлекательным снаружи, чтобы рассылку заметили во входящих и открыли.

Имя отправителя. Выбирайте его в зависимости от стиля общения в рассылке. Для официальных писем можно написать в этом поле название компании, для более неформальных — добавить к названию имя сотрудника. Если продвигаете личный бренд, то используйте свое имя.

Яркая тема. После имени отправителя взгляд переходит именно к теме. Если человек еще не знаком с вашим контентом, то именно на основании темы он решит, открывать это письмо или нет. Используйте для цепляющей темы эти проверенные приемы:

• вынести пользу;
• добавить интригу;
• использовать эмодзи.

И обязательно загляните в нашу статью о том, как выделиться в инбоксе. Здесь мы собрали самые эффективные способы.

Прехедер. Этот элемент дополняет тему. С учетом того, что длину темы нужно ограничивать 60 знаками, в прехедер можно поместить уточняющие детали.

Если вы не пропишете прехедер, то он автоматически подтянется из начала текста письма, и это далеко не всегда будет выглядеть органично. Например, как в этой рассылке от интернет-магазина La Redoute:

А вот дайджест SendPulse. Мы отправили ее от имени сотрудника компании, а в тему письма вынесли пользу. Благодаря этому письмо в инбоксе выглядит не бездушной корпоративной рассылкой, а так, будто живой человек захотел поделиться полезными материалами. Эмодзи в теме выделяет письмо в списке входящих, а прехедер дополняет тему:

Важно! Старайтесь делать письма, в которых все элементы будут работать слаженно. Подробнее об анатомии рассылки и о том, как достичь эффективной гармонии в письме, расскажет наша статья.

Достойные примеры текста письма для рассылок

Посмотрим на несколько примеров рассылок.

Пример №1

Первое письмо в нашей подборке — от магазина органической косметики 4fresh. Рассылка предлагает скидку дня на три бренда.

Что взять на заметку в этом письме:

• польза вынесена в заголовок — сразу понятно, в чем суть предложения;
• тело письма структурировано на блоки — можно быстро найти нужную информацию, не читая весь текст;
• в блоках содержательно и коротко описана продукция каждого бренда — читатель сразу сделает выбор, нужны ли ему эти продукты.

Пример №2

Второе письмо — от образовательного ресурса GeekBrains. Что хорошо сделано в этом письме:

• основное предложение вынесено в начало;
• текст во всех блоках разделен на абзацы, он короткий, но полностью описывает суть предложения;
• в первом блоке есть несколько ссылок и CTA кнопка, но они не конфликтуют, потому что все ведут подписчика к одной цели — смотреть вебинары марафона.

Пример №3

Приветственная рассылка на английском от косметического бренда Birchbox. Что стоит выделить здесь:

• подписчик сразу узнает об интересной возможности — подписаться на доставку персонализированных боксов с новинками;
• письмо структурировано по смысловым блокам;
• CTA кнопки по смыслу продолжают заголовки блоков.

Финальный совет — пишите и читайте больше. Создавайте тексты ежедневно, заведите личную рассылку или блог, подпишитесь на сильных конкурентов. Благодаря постоянной практике и удобному сервису SendPulse ваши рассылки будут приносить отличный результат.

Источник: sendpulse.com

Как начать письмо вежливо: правила и примеры

Письменная коммуникация является важным элементом нашей жизни, и мы все, без исключения, в какой-то момент времени начинаем писать письма. Начало письма является важным компонентом, который может сказаться на дальнейших отношениях.

Является ли это письмо деловым, личным или формальным, начало всегда должно содержать в себе вежливую формулировку. Например, если вы начинаете деловое письмо, то это может повлиять на to, с каким отношением вашего партнера вы станете сталкиваться в дальнейшем.

Важно знать, как начать письмо вежливо, чтобы продемонстрировать уважение к адресату и показать профессиональность при необходимости.

Как вести себя в начале письма: основные рекомендации

При написании письма необходимо учитывать, что в начале письма ваше внимание должно быть сосредоточено на том, как его начать. От того, как вы начнете свое письмо, может зависеть не только первое впечатление о вас, но и его дальнейшую судьбу.

Перед тем как начинать писать, необходимо хорошо продумать, кому оно адресовано, и подобрать соответствующее обращение. Не стоит забывать, что правила обращения отличаются для разных категорий получателей.

• Если вы не знакомы с получателем, лучше начать с формулы приветствия. Не забудьте указать свое имя и поставить знак препинания
• Если вы знакомы с получателем, можно начать со слов-приветствий, тепло выразить свой интерес к собеседнику, подчеркнуть свою радость связи с ним и прочего
• Если вы пишете официальное письмо, можно начать с использования приветственных формул типа «Уважаемый», «Уважаемая» и т.д.

Также, важно не забывать о том, чтобы не производить необходимое впечатление о себе слишком частым употреблением личных местоимений в письме. Вместо них можно использовать сочетания слов, которые по смыслу будут означать то же самое.

Не стоит забывать о правилах этикета, убедитесь, что ваше письмо содержит нужные обращения и формулы. Также настоятельно советуем избегать слишком обширных предложений, которые будут трудно читаемыми и могут сбить с толку адресата.

В случае сомнений по поводу формулы обращения или содержания письма, всегда можно воспользоваться интернетом, где представлен огромный выбор примеров и рекомендаций по написанию писем любого жанра.

Важность правильного начала письма

Первые фразы в письме имеют большое значение. Именно с них начинается общение и формируется первое впечатление. Если письмо открыть с формульной фразы, это может вызвать раздражение или нехватку интереса у адресата.

Кроме того, правильное начало письма помогает установить положительный тон общения и отразить Вашу этику, уважение и внимание к собеседнику. Неправильно подобранное начало может не только негативно повлиять на конечный результат, но и вызвать неприязнь к Вам как отправителю.

Поэтому, для того чтобы получить эффективный ответ на Ваше сообщение, необходимо начинать его с тщательно продуманных фраз, с учетом личности и интересов адресата, а также соблюдения формальных правил общения.

Выбор подходящего обращения

Один из основных моментов в вежливом письме — это правильный выбор обращения. Если вы не знаете человека лично, следует выбирать формальное обращение. В России наиболее распространенным является «Уважаемый», но также можно использовать «Дорогой» или «Уважаемый(-ая) господин(-а)».

При написании письма важно учитывать статус и должность адресата, это поможет избежать ошибок в обращении. Например, для начальника следует использовать «Уважаемый(-ая) начальник(-ца), «Дорогой(-ая) генеральный(-ая) директор(-рица)» и т.д.

Если вы пишете письмо знакомому человеку, то можно использовать более непринужденные формы обращения, например, «Дорогой друг», «Приветствую, мой дорогой», «Здравствуйте, милый(-ая)».

Также необходимо учитывать возраст и пол адресата. Для женских обращений используется «Уважаемая(-ая)», а для мужчин — «Уважаемый(-ый)» или «Дорогой(-ой)». Для пожилых людей следует использовать «Уважаемый(-ая)».

Важно помнить, что правильный выбор обращения не только придает письму вежливый тон, но и выражает уважение к адресату.

Избегайте ошибок в именах и фамилиях

Одна из главных ошибок, которую нужно избежать при начале письма, — это опечатки или неправильное написание имени или фамилии получателя.

Если вы не уверены в правильном написании и пишете письмо кому-то впервые, то лучше уточнить уровень вежливости и правильность написания его имени и фамилии. Это поможет избежать неловких ситуаций и продемонстрирует ваше уважение к адресату.

Если это письмо бизнес-характера, то необходимо удостовериться в правильности написания имени и фамилии несколько раз перед отправкой. Это поможет избежать ошибок и поддержать хорошие бизнес-отношения.

Если вы не уверены в правильном написании, используйте почту для запроса или предложения предварительного письма, в котором уточните, как правильно писать имя и фамилию адресата.

Избегайте привычных сокращений или даже ошибочных написаний, которые могут повлиять на отношения с человеком, которому вы пишете, и выглядеть негативно на вас.

Помните, что правильное написание имени и фамилии — это проявление уважения к вашему адресату и хорошее начало вашего письма.

Неподходящий контекст — основная причина неудач в письмах

Нет сомнения, что культура письменных коммуникаций играет огромную роль в успешности любого бизнеса или проекта. Тем не менее, даже самые толковые копирайтеры могут оказаться бессильными, если подходящий контекст остается неопределенным.

Во-первых, для эффективного общения необходимо знать конкретную цель письма. Как правило, разные цели требуют разного подхода и контента. Например, если вы пишете письмо для продажи продукта, то вам необходимо привлечь внимание читателя, показать выгоды, которые он получит, и вызвать интерес. С другой стороны, если ваша цель — обратиться за помощью или сотрудничеством, то вам необходимо привести важные аргументы, убедить читателя в своей компетентности и профессионализме.

Кроме того, нельзя забывать о контексте, в котором вы пишете свое сообщение. Разные люди и культуры могут трактовать одно и то же письмо по-разному. Поэтому важно иметь некоторое представление о человеке, которому вы пишете, и принимать во внимание его личные особенности и культуру.

• Итак, чтобы написать хорошее письмо:
• Определите цель вашего письма.
• Изучите вашу аудиторию и подумайте о том, как она воспримет ваше письмо.
• Выберите подходящий тон и стиль письма.
• Не забудьте профессионально оформить ваше сообщение.

Таким образом, неподходящий контекст — одна из главных причин неудач в письменных коммуникациях. Будьте внимательны и адаптируйте свое сообщение к нуждам вашей аудитории.

Рекомендации по использованию жаргонизмов и сокращений

Использование жаргонизмов и сокращений в письмах может быть оправдано только в случаях, когда получатель является экспертом в соответствующей области и понимает сокращения и термины, принятые в этой области.

Если же получатель не является специалистом, лучше избегать использования жаргонных терминов и сокращений, так как это может вызвать у него недопонимание и затруднить восприятие письма.

Если же вы все-таки решили использовать жаргонизмы и сокращения, то необходимо сделать пояснительные примечания или объяснить значение терминов.

Также стоит учитывать, что некоторые сокращения могут иметь несколько интерпретаций и в зависимости от контекста означать разное. Поэтому необходимо быть внимательным и четко определять смысл использованных сокращений.

• Не используйте жаргонизмы и сокращения, если получатель не является специалистом в соответствующей области.
• Если все-таки решили использовать жаргонизмы и сокращения, объясните их значение и не забудьте о пояснительных примечаниях.
• Будьте внимательны, так как некоторые сокращения могут иметь несколько интерпретаций в зависимости от контекста.

Образцы начала письма в деловой и неформальной переписке

Деловая переписка

При начале делового письма важно сразу обратить внимание на получателя и выбрать соответствующий тон общения. Начинать стоит с приветствия:

• Уважаемый/ая
• Дорогой/ая

В зависимости от цели письма, следует далее сформулировать вступительную фразу:

• Благодарю Вас за проявленный интерес к нашей компании
• С удовольствием отвечаю на Ваш запрос о…

Далее можно переходить к основному содержанию письма и формулировать свой запрос или предложение.

Неформальная переписка

В неформальной переписке, например при письме другу или знакомому, можно использовать более свободный и разговорный язык. При этом, все равно стоит обратить внимание на начало письма:

Вступительная фраза может быть более дружеской и легкой:

• Как дела?
• Долго не писал, расскажи как твои дела?
• Привет! Помнишь мы говорили о…

Далее можно начинать рассказывать новости, делиться своими мыслями или просто поддерживать беседу.

Тон и стиль письма в зависимости от эмоционального состояния адресата

Начиная своё письмо, необходимо учитывать эмоциональное состояние адресата и в соответствии с ним подбирать тон и стиль письма. Если вы общаетесь с человеком, который находится в стрессовой ситуации, то для создания у него комфортной атмосферы необходимо использовать мягкий и доброжелательный тон.

Если же адресат является вашим начальником или деловым партнёром, то необходимо выбирать деловой и уважительный стиль. В таких письмах не следует использовать слишком эмоциональные слова и восклицательные знаки.

Если вы хотите выразить своё недовольство, то важно помнить об уважении к адресату и не использовать оскорбительные или грубые фразы. В таких случаях рекомендуется использовать слова, которые не несут в себе напряжённости.

• Итак, важно учитывать:
• — эмоциональное состояние адресата;
• — его роль в вашем общении;
• — желаемый оттенок вашего письма;
• — уместный стиль письма в соответствии с контекстом.

Помните, что отличные результаты в общении могут быть достигнуты благодаря правильному выбору тону и стилю вашего письма. Это позволит вам добиться желаемых результатов в своих деловых и личных коммуникациях.

Ключевые слова и фразы для успешного начала письма

Начать письмо можно с вежливого приветствия. Например, «Добрый день!», «» или «Приветствую!» подчеркнут вашу уважительность и дружелюбность.

Важно также уточнить причину написания письма. Например, «Хочу уведомить вас о своем новом проекте», «Прошу вашего содействия в решении вопроса» или «Хочу выразить благодарность за вашу помощь». Это поможет получателю понять, что нужно от него ожидать и как быстро нужно ответить.

Не забывайте использовать вежливые формулировки, такие как «было бы мне приятно», «пожалуйста», «благодарю вас» и другие. Они укажут на вашу уважительность и желание поддержать положительный тон переписки.

Если у вас имеется какая-то общая информация, которую стоит упомянуть, напишите об этом тоже. Например, «Надеюсь, что все хорошо у вас на работе», «Как проходят ваши каникулы?» или «Слышал, что у вас новый автомобиль, это здорово!».

• Приветливое приветствие
• Уточнение причины написания письма
• Использование вежливых формулировок
• Можно упомянуть общую информацию

Важно помнить: что в начале письма – то и в конце

При написании любого письма важно помнить, что первое впечатление всегда оказывается решающим. Это касается как текста самого письма, так и того, как вы его начнете. Начинать письмо с вежливого и профессионального приветствия — неоправданно важно! Это поможет установить правильный тон и расскажет вашему собеседнику, что вы серьезно относитесь к предмету обсуждения.

Будьте внимательны к деталям и не упускайте из виду важность формулы уважения в начале и в конце письма. Знайте, что прощальное слово также может оказать большое влияние на ход дальнейшего общения.

Если вы хотите, чтобы ваше письмо было успешным и помогло в решении той или иной проблемы, не особенно важно, профессиональное ли оно или личное, то не забывайте следовать правилам этикета и использовать приличное прощание, отражающее вашу признательность и готовность к сотрудничеству.

• Не забывайте о приветствии в начале письма
• Помните о важности вежливого, профессионального тона
• Завершайте письмо так же уважительно, как и начали
• Следуйте правилам этикета

Источник: yasoldat.ru

Как написать правильно письмо

От правильности написания письма зависит многое: как получатель воспримет информацию, поймёт ли он суть изложенного вопроса, какое отношение у него сложится к отправителю. Если человек собирается написать письмо, сделать это он должен грамотно и обязательно ему стоит придерживаться строгой структуры изложения.

Статьи по теме:

• Как написать правильно письмо
• Как составить письмо-обращение
• Как писать письмо официальное

Инструкция

Прежде всего, необходимо правильно указывать адрес получателя. Более того, получателю важно знать, кто отправил письмо, иначе оно может попасть в мусорную корзину. Обратный адрес важен на случай, если письмо по какой-либо причине не будет доставлено адресату.

Деловое письмо печатается на компьютере, даже если отправитель является обладателем каллиграфического почерка. Дружеское письмо пишется от руки, это привносит некую близость в общение.

На первой строчке письма, как правило, в середине размещается приветствие. Оно располагает получателя к отправителю. Персональное обращение свидетельствует о том, что вы понимаете, кому пишите.

В основной части содержится информация, которую адресант пытается донести адресату. В деловом письме, после небольшого вступления, где уточняется по какому поводу письмо, излагается суть дела: указываются цифры и факты. В дружеском письме, прежде чем рассказывать о своих делах, стоит поинтересоваться о делах собеседника: два-три предложения, чтобы человек понял, им интересуются, его слышат и понимают.

В заключении необходимо попрощаться, желательно применять шаблонные фразы: с уважением, с любовью. В деловом письме обязательно присутствует подпись и дата, в дружеском может быть рисунок в виде сердечка, поцелуя или плюшевого медвежонка.

Источник: www.kakprosto.ru