Ежедневно вы можете тратить впустую до 70% времени и более. Из-за прокрастинации вы можете постоянно откладывать на потом даже критически важные дела. Банальная неорганизованность и неумение планировать свой день могут лишить вас успехов в работе, учебе и счастья в жизни в целом.
Технологии тайм-менеджмента вызвали особый интерес в момент, когда люди осознали ценность времени в условиях бешеного темпа современной жизни. Давайте поговорим о том, как планировать свой день – приведем гениальные методики, эффективные советы и даже программы и приложения, которые помогут вам правильно распределять время.
Содержание
Тайм-менеджмент – что это и зачем
Под тайм-менеджментом понимаются технологии экономии и эффективного использования рабочего и свободного времени. Это направление стало настолько популярным, что сегодня его наиболее перспективным методикам обучаются миллионы сотрудников крупнейших корпораций по всему миру. Тайм-менеджмент предполагает анализ, моделирование стратегии, постановку целей и задач, расстановку приоритетов, реализацию стратегии и контроль над достижением целей.
Обучение специалистов обычно предполагает исследование следующих техник:
- матрица Эйзенхауэра;
- метод Парето;
- метод «Помидора»;
- техника «Хронометраж»;
- АВС-анализ.
Но наиболее эффективным принято считать самоменеджмент. Имеет смысл изучить ключевые техники, понять принципы анализа, расстановки приоритетов и разработки стратегии, после чего взять от них лучшее (на ваш взгляд) и реализовать в собственной концепции. Вам в помощь специальные программы и приложения для эффективного тайм-менеджмента – о лучшем софте мы поговорим далее.
Как правильно планировать свой день? 5 гениальных методик
Эти методики разработаны людьми, которые на деле доказали свою эффективность и способность к планированию. Среди них Бенджамин Франклин, Глеб Архангельский и Стивен Кови. Каждый из них объяснил самому себе и миллионам других людей, как научиться планировать свое время. Приведем 5 методик, которые по праву считаются гениальными.
Техника Бенджамина Франклина
История Бенджамина Франклина поистине уникальна: будучи сыном простого мыловара, он смог стать ведущим дипломатом, политиком, ученым и публицистом, де-факто участвовал в создании Декларации независимости, конституции США и становлении Соединенных Штатов в целом. Именно его портрет находится на купюре номиналом в 100 долларов. Именно ему приписывают фразу «Время – деньги».
Еще с 20-летнего возраста Бенджамин Франклин создал для себя алгоритм управления временем, которого придерживался на протяжении всей жизни. Его принято называть пирамидой продуктивности или пирамидой Франклина.
В ее основе находятся жизненные ценности – принципы (добродетели), на которые вы ориентируетесь в достижении любых целей. Для себя Бенджамин определил 13 таких ценностей, среди них были трудолюбие, спокойствие, молчаливость и справедливость. Франклин использовал записную книжку, в которой 13 страниц были отведены под жизненные принципы. Он разлиновал ежедневник, и каждый день отмечал победы или поражения на пути к духовному совершенствованию.
Остальные ступени пирамиды Франклина по мере убывания значимости:
- Глобальные цели – де-факто жизненные цели, наиболее значимые задачи.
- Генеральные планы – стратегии достижения глобальных целей.
- Долгосрочные планы – комплекс целей на 3-4 ближайших года.
- Краткосрочные планы – цели, которых нужно достигнуть в течение 1-12 месяцев.
- Ежедневное и еженедельное планирование.
В соответствии с этой схемой вам необходимо определиться с принципами и ценностями, которые составляют основу вашего мировосприятия, поставить глобальную цель и разработать стратегию ее достижения. Метод предполагает использование технологий долгосрочного и краткосрочного планирования – проще всего делать это при помощи специальных приложений, но подойдет и обычная записная книжка.
Техника Стивена Кови
Стивен Кови – один из самых популярных тренеров в области тайм-менеджмента, его семинары и курсы востребованы во всем мире. Он же автор множества тематических книг, многие из которых входят в рейтинги наиболее значимой литературы для бизнесменов. Кови считают последователем Франклина, однако ему удалось разработать свою, принципиально новую методику. Автор описал ее в книге «7 навыков высокоэффективных людей» – именно на них базируется техника Стивена Кови.
Какие навыки, по мнению Кови, присущи высокоэффективным людям:
- Постоянное самосовершенствование.
- Стремление к выгодному для обеих сторон взаимодействию.
- Проактивность.
- Умение слышать и стремление быть услышанным.
- Четко представление цели любого действия.
- Мышление победителя.
- Умение правильно расставлять приоритеты в делах.
Помимо этого Кови предлагает использовать матрицу распределения задач и правильной расстановки приоритетов. Задачи он делит на срочные и важные, несрочные и важные, срочные и неважные, несрочные и неважные. Дела последней категории стоит сразу вычеркивать, первой – делать в первую очередь. При этом в день рекомендуется решать порядка 60% важных и срочных задач, а также порядка 40% важных и несрочных.
Техника Тима Ферриса
Тим Феррис – еще один известный коуч, создавший сотни курсов по повышению персональной эффективности. Его метод базируется на 2-х четко сформулированных законах:
- Закон Парето. Необходимо направить максимум сил на решение действительно важных задач, так как 20% усилий помогают достичь 80% цели, а оставшиеся 80% ваших усилий позволят добиться только 20% результата.
- Закон Паркинсона. Не отводите на решение одной задачи больше или меньше времени, чем нужно на ее выполнение – работа займет все отведенное на ее выполнение время.
Феррис рекомендует не увеличивать, а сокращать рабочий день. По его мнению, необходимо делать самому лишь самое важное, а все остальное – делегировать. Коуч создал технику планирования «1-3-5», в основе которой лежит принцип выборки дел. В соответствии с этой методикой вам необходимо ежедневно вносить в список дел одну важную задачу, три менее важных и пять мелких дел.
Техника Глеба Архангельского
Метод еще одного известного эксперта в области тайм-менеджмента, который максимально корректно адаптирует зарубежные технологии под отечественные реалии. Глеб Архангельский уделяет особое значение мотивации, правильной постановки целей, планированию и борьбе с прокрастинацией. Его техника базируется на принципах, которые кажутся достаточно простыми:
- утро стоит начинать с «поедания лягушки», то есть с выполнения наиболее скучной и неприятной задачи и только потом переходить к оставшимся делам;
- большие задачи необходимо дробить на мелкие;
- важно использовать эмоциональные привязки – ими могут быть книги, музыка, путешествия и все, что вы любите;
- работу необходимо чередовать с отдыхом, иначе вы быстро перегорите;
- важно научиться делегировать не самые важные задачи.
Архангельский также убежден в том, что повышение персональной эффективности невозможно без здорового сна, регулярной физической активности и душевного отдыха. Если вы постоянно будете работать на пределе, то быстро перегорите. Поэтому так важно отдыхать, уметь делегировать дела и правильно расставлять приоритеты.
Техника Франческо Чирилло
Франческо Чирилло является автором всемирно известного метода тайм-менеджмента Pomodoro (техника «Помидора»). Суть алгоритма предельно проста: всю работу необходимо разделить на «помидоры», каждый из которых содержит 25 минут на достижение задачи и 5 минут на отдых. Все задачи выполняются с использованием обычного таймера.
При этом необходимо заранее составлять список дел и, возможно, вещей, на которые вы планируете отвлекаться во время перерывов. Франческо Чирилло говорил о том, что с этой техникой можно и нужно экспериментировать. Соответственно 25-30 минут – это оптимальная «длительность» для каждого «помидора». Однако вы можете подстраивать продолжительность интервалов «под себя», увеличивая или уменьшая его.
Как научиться планировать свое время: ТОП-10 советов
Эти советы – выжимки из книг популярных коучей и экспертов в области тайм-менеджмента. Де-факто они объясняют, как правильно планировать свой день, находить время на работу и отдых, достигать глобальных целей и одновременно с этим не тратить слишком много сил на само планирование и самоорганизацию.
1. Поймите, куда уходит время
Проведите анализ: вспомните два последних дня в деталях и запишите все, что вы делали, указав примерное количество затраченного на каждую задачу времени. Вы удивитесь тому, что до 5-7 часов в день вы тратите на откровенно бесполезные, неважные и ненужные дела, а также на «сборы», подготовку к делам и банальную прокрастинацию.
2. Изучите основные принципы тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент – это целая наука, которую достаточно сложно постигнуть в деталях. Однако стоит познакомиться с основными его принципами, ценностями, методиками и технологиями. Почитайте тематические статьи, пробегите глазами книги Стивена Кови или Глеба Архангельского. Не нужно что-то учить и зазубривать – ваш мозг сам вычленит для себя самое важное из прочитанного.
3. Займитесь индивидуальным планированием
Не следуйте шаблонам – берите за основу популярные методики планирования, но подгоняйте их под себя. Как организовать свой день по индивидуальной стратегии? Наблюдайте и экспериментируйте. Так в технике «Помидора» можно делать более короткие или более длинные временные интервалы, а в методе «1-3-5» можно создать схему «1-3-3».
4. Научитесь расстановке приоритетов
Правильно расставляйте приоритеты и делайте в первую очередь то, что важно для вас именно здесь и сейчас, что необходимо для достижения поставленных целей (краткосрочных и долгосрочных). Безжалостно отметайте несрочные и неважные задачи, боритесь с прокрастинацией. В вашем графике не должно остаться бесполезных и неприятных дел.
5. Следуйте составленному плану
Не отклоняйтесь от составленного плана. Если он слишком тяжелый – уменьшите количество дел, добавьте времени на решение задач. Очень важно выполнять все запланированные дела и при этом оставлять достаточно времени на отдых. При серьезных проблемах с дисциплиной сделайте планирование обязательным, даже если оно будет неприятным и покажется неэффективным.
6. Начинайте день с наиболее сложных и неприятных дел
Золотое правило: самые важные, сложные, скучные и неприятные дела необходимо делать сначала и только потом переходить к более приятным и менее важным задачам.
Помните, что 20% времени мы в среднем тратим на решение 80% ежедневных задач. Чем дольше вы откладываете дела на потом и чем менее важные занятия выбираете в начале дня, тем ниже ваша эффективность.
7. Отдыхайте и развлекайтесь
Без отдыха вы быстро перегорите, потеряете мотивацию и приобретете синдром хронической усталости. Чтобы не допустить этого, находите время на развлечения даже при самом плотном графике. Обязательно устраивайте себе приятные выходные и полноценные отпуска. При этом брать выходной стоит каждый раз, когда вы чувствуете в этом реальную необходимость.
8. Создайте условия для повышения персональной эффективности
Важные условия для повышения персональной эффективности – это физическое и моральное здоровье, вдохновение и достаточное количество сил. Высыпайтесь – сон должен составлять минимум 6-7 часов в день. Занимайтесь фитнесом, проводите больше времени на воздухе, получайте максимум положительных эмоций и периодически устраивайте себе психологическую разгрузку.
8. Научитесь говорить «нет»
Масса неважных дел исчезнут из вашего графика, если вы просто научитесь говорить людям «нет». Безотказность – главный враг вашей эффективности. Это не значит, что вы должны перестать помогать – это значит, что вы должны не позволять людям садиться вам на шею и отказываться от дел, которые не хотите, не успеваете и не считаете нужным выполнять.
9. Создайте комфортную обстановку
Приятная атмосфера, удобное рабочее место, эмоциональные привязки вроде музыки и предметов искусства, источники вдохновения, правильное и полноценное питание – все это ключевые составляющие комфортной обстановки, способной значительно повысить вашу эффективность. Добейтесь максимального удобства выполнения стоящих перед вами задач.
5 лучших приложений для тайм-менеджмента
Эти приложения помогут вам понять, как планировать свой день, чтобы все успевать. Они оптимизируют и ускоряют сам процесс планирования. Более того, программы обладают массой дополнительных функций – многие из них способны к обучению, что позволяет им автоматически подстраиваться под ваш график и индивидуальные особенности вашего тайм-менеджмента. ТОП-5 приложений для планирования дня по версии экспертов и рейтингов Рунета:
- TimeTune – гибкий планировщик времени, который позволяет создавать даже нестандартные графики (это особенно удобно, если вы работаете посменно, имеете плавающий график или являетесь фрилансером). Приложение также помогает анализировать расход времени.
- Pomodoro Timer – удобное приложение для планирования времени по технике «Помидора», которое, по сути, представляет собой сочетание таймера и записной книжки.
- TickTick – универсальный планировщик, который помогает рассчитывать время, составлять структурированные списки дел и вести заметки.
- Sectograph – приложение для краткосрочного и долгосрочного планирования с гибким таймером и удобной системой напоминаний.
- aTimeLogger – эффективный инструмент анализа затраченного времени, который наглядно продемонстрирует объемы дел и затраченного на них времени в графическом режиме.
Рекомендуем тестировать планировщики и подбирать оптимальную программу с учетом индивидуальных особенностей вашего планирования. Разработчики создали сотни приложений, каждое из них обладает своими фишками и преимуществами. Среди программ есть масса планировщиков для детей и взрослых, для работы и жизни в целом. Используйте их, чтобы максимально облегчить процесс планирования.
Резюме
Как научиться планировать свое время и все успевать? Прежде всего, проведите анализ и расставьте приоритеты в задачах. Вы поймете, как много времени уходит на совершенно ненужные и бесполезные дела. Рассортируйте задачи, очистите их от мусора. Научитесь планированию и грамотной постановке целей, воспитайте в себе внутреннюю дисциплину.
Обязательно используйте специальные приложения и программы, которые помогут организовать ваш день и правильно планировать время.
Источник: info-profi.net
Как грамотно распределять свое время: 6 советов от руководителя компании AXIOMA
Наверное, каждая из нас сталкивалась с проблемой, когда дел становится больше, а времени на них меньше. Успевать все вовремя так или иначе приходится, если не хочешь терять в эффективности, а учиться этому удобно на примере успешных бизнес-леди. Мы пообщались с руководителем компании AXIOMA Марией Меляковой и узнали, как избежать проблем с распределением времени и запустить успешный бизнес. Заодно расскажем, что нового нас ждет в бьюти-индустрии и какую косметику стоит покупать.
Мария Мелякова — руководитель косметической компании AXIOMA, производящей натуральную косметику с честными составами. Успех ее бизнеса базируется на трех вещах: заботливом сервисе, открытости по отношению к клиентам и высоком качестве товаров, которые не стыдно выставить на продажу. Кроме того, Мария запустила курс послеродового восстановления, более 25 лет является актрисой любительского театра, ведет психологическое сопровождение межрегионального театрального фестиваля, а также мечтает открыть бесплатный центр досуга для взрослых людей, где они смогут заниматься творчеством и получать удовольствие от жизни.
1. С чего начинается ваше утро?
Мое утро начинается с тишины. Прежде чем встать с кровати, пойти умываться и готовить завтрак, я стараюсь собраться с мыслями. Планирую в голове весь свой день — от одежды и макияжа до важных встреч и семейных дел. Вместе с мыслительным процессом запускаю и физический: тщательно потягиваюсь, расправляя все суставы и мышцы, делаю растяжку. Затем поднимаюсь, выпиваю стакан теплой воды натощак, чтобы ускорить обмен веществ, и вперед — решать дела эффективно и с удовольствием.
2. Собственный бизнес предполагает жизнь в работе. Как вам удается найти баланс между занятостью и отдыхом?
Основа этого баланса — любовь к тому, чем занимаешься. Даже на самой любимой и интересной работе случаются форс-мажоры. Разница лишь в том, что при встрече со стрессовой ситуацией ты не опускаешь руки, а наоборот, мобилизуешь все свои силы и выходишь из нее победителем. Положительные результаты приносят радость и помогают быстрее восстановить энергию.
Если же их нет, значит ты не тем занимаешься. Более того, я считаю, что отдых — это смена деятельности, между которой нужно вовремя делать паузы (слушать музыку, релаксировать в ванной, прогуливаться на свежем воздухе и прочее), а потом снова возвращаться к потоку дел с новой энергией и идеями.
3. Можете перечислить пять базовых советов, как предпринимателю грамотно организовать свое время?
Эти советы прежде всего касаются женщин, которые совмещают бизнес с материнством. Во-первых, нужно постараться успевать все и сразу. Прослушивать аудиокниги, пока готовишь ужин, посещать комплексные услуги красоты, где маникюр, окрашивание волос и массаж могут сделать одновременно, встречаться с подругами не в кафе, а в бане или фитнес-центре.
Во-вторых, не пытаться совместить несовместимое — работу и семью. Качественно сделать это не получится: невозможно сосредоточиться на работе, если ребенок плачет и требует внимания, в то же время муж может обидеться, если на свидании с ним ты станешь разбирать почту в телефоне.
В-третьих, нужно больше делегировать. Особенно те дела, которые отнимают энергию, но не приносят удовольствие. Остальное не стоит откладывать на завтра. Это, кстати, основная проблема прокрастинаторов: не сделанные вовремя дела накапливаются и разбираться с ними становится сложнее.
И последний мой совет — грамотное планирование: дня, месяца, года и всей жизни. Большинство людей не ставит перед собой конкретных целей, следовательно, к ним и не идет. Цель организует время, ресурсы и очищает голову, отметая ненужное. Получается, что мой главный рецепт для всех нас — жить осознанно, вовремя делая паузы, работать в удовольствие и ставить перед собой цели.
4. Какую ошибку чаще всего, на ваш взгляд, совершают начинающие управленцы, когда налаживают свое дело?
Начинают свое дело, не получив профессионального образования управленца. В дальнейшем это мешает не только им, но и бизнес-индустрии в целом. Трудно вести дела с партнерами, с которыми нет возможности разговаривать на одном профессиональном языке.
5. Философия бренда AXIOMA «честные составы – легкие цены». На производство натуральной косметики уходит много энергии и денежных средств, за счет чего удается сохранять доступные цены?
Много энергии и денежных средств уходит на создание и продвижение любого бренда. У AXIOMA есть несколько своих секретов «легких цен». Основное направление нашей компании — контрактное производство: закупая сырье большими объемами, мы можем позволить себе не завышать стоимость товаров.
Мы не закладываем громадный бюджет на упаковку — золотые этикетки и эксклюзивные тюбики, а платим высокопрофессиональным дизайнерам за разработку лаконичного оформления. Хорошие обороты позволяют сохранять адекватную ценовую политику. А еще почти в каждой категории есть промо-продукт, который продается в рекламных целях по себестоимости.
6. По вашему мнению, как будет развиваться бьюти-индустрия в ближайшее время? Что будет в тренде?
Бьюти-индустрия — очень динамичная отрасль. Девушки хотят быть красивыми и любят новинки. Этого нельзя отменить, поэтому постоянно будет расти спрос на новые компоненты, действия и эффекты.
Сейчас топовую нишу занимают бессульфатная косметика: шампуни, гели, кремы. Стоит учитывать и то, что покупатель стал более осведомленным, начал придирчиво читать этикетки, а именно то, что обозначено в составе. Набирают обороты и иммунные компоненты в продуктах, этот интерес вызван эпидемиологической ситуацией в мире.
Внимание потребителя сосредоточено на внешнем виде и грамотном описании товара, производителям нужно это понимать. Если запускаешь свой бренд косметики, сразу ищи талантливых дизайнера и копирайтера. Просто создать качественный продукт и надеяться, что он сам продастся, потому что он хорош — абсурд. Такая бизнес-модель устарела еще лет 30 назад.
В ассортименте российской марки косметики AXIOMA ты найдешь несколько линеек продукции. Care-line, AXIPRO и Parfume-line предназначены для ежедневного домашнего ухода за кожей, а в SPA-line вошли антицеллюлитные сахарные скрабы, обертывания, баттеры и релакс-масла для массажа. Также в каталоге бренда есть серия и для мужчин – Barber-line.
Источник: heroine.ru