Коммерческие организации и государственные ведомства обязаны хранить бухгалтерские документы для предоставления данных в ИФНС. Также сведения пригодятся в решении спорных ситуаций. Форма хранения может быть как в бумажном, так и в электронном виде.
Рассказываем, сколько лет и какие виды бухгалтерских документов необходимо хранить в архиве организации.
Срок хранения отчётов ПФР и ФСС
ПФР
Органы ПФР осуществляют хранение документов, в которых содержится информация персонифицированного учёта. В этих бланках указаны сведения о лицах, застрахованных в системе обязательного пенсионного страхования. Их срок хранения определяется форматом:
- бумажные — не менее 6 лет;
- электронные — не менее 7 лет.
Каждый электронный документ должен быть подтверждён электронной подписью (ЭП), что даёт ему юридическую силу. Сколько хранить указанную отчётность, закреплено в п. 4 ст. 8 27-ФЗ.
ФСС
Органы ФСС хранят все необходимые документы, с помощью которых исчисляют и уплачивают страховые взносы. В соответствии с ст. 23 НК РФ, хранение осуществляется в течение 6 лет.
Налоги и страховые взносы: версия 2023г. (для коммерческих организаций)
- Расчёты об обязательном пенсионном страховании хранятся 75 лет, если представлены до 2003 года; 50 лет, если представлены после 2003 года;
- Электронные документы по взносам в ФСС хранятся 60 месяцев после поступления в ведомство.
Срок хранения первичных документов
Первичные документы необходимы для отчётности в ИФНС или при судебных разбирательствах. Они содержат в себе информацию о фактических расходах фирмы. ИФНС может запросить первичные документы во время проведения проверки компании или её контрагентов. Данные заносят в регистры бухгалтерского учёта и осуществляют хранение в течение пяти лет.
Создание и хранение первичных учётных документов в электронной форме разрешено п.5 ст. 9 402-ФЗ.
Срок хранения налоговых документов
Для удобства все нормативно-праWowые акты, регулирующие хранение налоговой отчётности и сроки хранения документов мы собрали в одной таблице.
- об освобождении от уплаты налогов и сборов;
- о предоставлении льготы, отсрочки уплаты или отказ в ней
Срок хранения бухгалтерских документов
Перечень Приказа Росархива от 20.12.2019 N 236 позволяет узнать о том, сколько хранятся типовые управленческие архивные документы.
Документы, которые содержат в себе информацию о компании, хранятся не менее 5 лет. Порядок регулирует п. 2 ст. 29 402-ФЗ. К ним относят:
- учётную политику;
- стандарты;
- бухгалтерский учёт;
- средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности ЭП.
Подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ обязывает организации и ИП хранить в течение 5 лет данные документов:
- для исчисления и уплаты налогов;
- бухгалтерского и налогового учёта;
- подтверждающие получение доходов и осуществление расходов.
Подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ обязывает хранить 6 лет отчётность, которая необходима для исчисления и уплаты страховых взносов.
Учеба к пенсии: кому подавать заявление в ПФР
Налоговые агенты хранят документы для исчислений, удержаний и перечислений налогов в течение 5 лет, в соответствии с подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ.
Акционерные общества сохраняют документы согласно постановлению ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс. Полная информация доступна по ссылке.
Согласно ст. 12 14-ФЗ, ООО хранят документы в срок, который устанавливает внутренний нормативно праWowой акт компании.
Срок хранения статистической отчётности
В 2021 году юридическими лицами и ИП первичная статистика по организации предоставляется в форме электронного документа, заверенного усиленной ЭП.
Виды статистической отчётности и сроки хранения
- При отсутствии годового — постоянно
- При отсутствии годового, полугодового и квартального — постоянно
- сводный годовой и с большей периодичностью
- годовой и с большей периодичностью
- полугодовой
- квартальный
- месячный
- При отсутствии годового — постоянно
- При отсутствии годового, квартального — постоянно
- сводный годовой
- годовой
- квартальный
- месячный
- При отсутствии годового — постоянно
- При отсутствии годового, полугодового и квартального — постоянно
- сводный годовой и с большей периодичностью
- годовой и с большей периодичностью
- полугодовой
- квартальный
- месячный
- единовременный
- сводный годовой и с большей периодичностью
- годовой и с большей периодичностью
- полугодовой
- квартальный
- месячный
- единовременный
- годовой
- квартальный
- отчёт о выполнении грантов
- При отсутствии годового, квартального отчёта о работе организации — постоянно
- по месту разработки и утверждения
- в других организациях
Срок хранения отчётности ИП
Срок хранения документов для ИП зависит от вида отчёта.
В соответствии с подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК, сохранность документов для исчисления и уплаты страховых взносов осуществляется в течение 6 лет.
В связи с изменениями от 17.02.2021 N 6-ФЗ документы для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов хранятся 5 лет.
Заключение
После окончания срока действия документы следует уничтожить. Для этой процедуры должен быть составлен соответствующий акт.
Если отчётность ликвидирована в неустановленный срок, то организации грозит штраф. В соответствии с п.1 и 2 статьи 120 НК РФ за отсутствие налоговых документов компанию оштрафуют на 10000 рублей, при нарушении за несколько налоговых периодов — на 30000 рублей. Административный штраф для должностных лиц составит от 300 до 500 рублей.
Случается, что в нормативных актах установлен разный срок для одного типа документа. В таком случае организация выбирает более длительное хранение бухгалтерских документов.
Чтобы отправлять отчеты Wowремя, рекомендуем использовать 1С-Отчетность. Отправляйте электронную отчетность во все необходимые контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор и ФТС.
Источник: astral.ru
Сколько хранить налоговые документы: новые сроки с 2020 года
С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения налоговых документов. В этом материале приводим их все в таблице.
- Сколько нужно хранить документы бухучета и бухотчетности с 2020 года
- Сколько нужно хранить документы по зарплате с 2020 года
Какие изменения учесть
Теперь закреплена обязанность хранить 5 лет справки:
- об исполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пеней и штрафов;
- о состоянии расчетов с бюджетом.
Кроме того, появилось прямое упоминание расчетов по страховым взносам. И годовые, и квартальные документы нужно хранить 50 или 75 лет (зависит, когда закончено делопроизводство).
Отметим, что ранее было две статьи. Одна предусматривала, что годовые расчетные ведомости по страховым взносам в ФСС нужно хранить постоянно, а за квартал – 5 лет. Согласно второй, для деклараций и расчетов авансовых платежей по пенсионным взносам был предусмотрен 5-летний срок, если есть лицевые счета. Но не было понятно, какие именно документы имелись в виду в обеих нормах.
Далее в таблице представлены все сроки хранения документов по налогам, действующие с 2020 года.
Источник: buhguru.com
Хранение в электронном виде документов о доходах физлиц, о сумме выплат и иных вознаграждений, о страховом стаже застрахованных лиц
Каков порядок хранения в электронном виде сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ, предоставляемых в налоговые органы, и приложений к отчету “Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам”, а именно раздела 6 “Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица” (учетной политикой бюджетного учреждения предусмотрено, что указанные в вопросе документы хранятся в электронном виде)? Обязано ли учреждение хранить перечисленные отчеты на бумажном носителе (представление отчетности идет по электронным каналам связи, подписывается ЭЦП)? Как организовать порядок хранения?
Хранение сведений о доходах физических лиц
Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему РФ за этот налоговый период по каждому физическому лицу, ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
Сведения по форме 2-НДФЛ представляются налоговыми агентами в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Представлять указанные сведения и расчет сумм налога на бумажных носителях могут только налоговые агенты при численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 25 человек.
Согласно пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ налоговые агенты обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налогов (вопрос 6 письма ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).
Следовательно, минимальный срок хранения сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ установлен четыре года.
При этом НК РФ не предусматривает обязанность хранения на бумажном носителе документов, составленных в электронной форме по форматам, установленным федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (письмо Минфина России от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202).
Например, в отношении хранения счетов-фактур Минфин России разъясняет, что счета-фактуры, выставленные в установленном порядке в электронном виде, хранятся налогоплательщиком в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе (письмо от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).
Полагаем данное утверждение применимо и к Сведениям по форме 2-НДФЛ, представленным в налоговые органы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.
Таким образом, если учреждение сдает сведения по форме 2-НДФЛ в электронном формате, то оно вправе хранить такие документы в электронном виде без распечатки их на бумажном носителе.
Хранение сведений о сумме выплат и иных вознаграждений и о страховом стаже застрахованных лиц
Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 16.01.2014 № 2п утверждены форма расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Российской Федерации и на обязательное медицинское страхование в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования плательщиками страховых взносов, производящими выплаты и иные вознаграждения физическим лицам (форма РСВ-1 ПФР), и порядок ее заполнения.
Сведения персонифицированного учета по сотрудникам организации представляются в Пенсионный фонд РФ посредством заполнения в отношении каждого сотрудника Раздела 6 расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам по форме РСВ-1 ПФР.
Такие сведения могут представляться в виде документов как в письменной форме, так и в электронной форме (на магнитных носителях или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг) при наличии гарантий их достоверности и защиты от несанкционированного доступа и искажений.
При этом страхователь при представлении сведений на 25 и более работающих у него лиц за предшествующий отчетный период должен подать документы в электронной форме и с применением электронной цифровой подписи (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”, далее – Закон № 27-ФЗ). При представлении отчетности в электронном виде с ЭЦП обязанность представления отчетности в территориальный орган Пенсионного фонда РФ на бумажном носителе не предусмотрена (смотрите также Информацию Пенсионного фонда РФ от 25.07.2013 “Электронный документооборот”).
Копии указанных сведений, представляемых в Пенсионный фонд РФ для индивидуального (персонифицированного) учета, хранятся у страхователей. Хранение указанных копий страхователями должно осуществляться по правилам, установленным для хранения документов бухгалтерского учета и отчетности (п. 3 ст. 8 Закона № 27-ФЗ).
Согласно п. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта (смотрите также последний абзац п. 14 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н)).
При этом при наличии технической возможности субъект учета вправе осуществлять хранение первичных электронных документов (электронных регистров) на машинных носителях с учетом требований законодательства Российской Федерации, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (второй абзац п. 14 Инструкции № 157н).
В этом случае все документы должны быть заверены электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”. Порядок хранения электронных документов, электронных регистров для обеспечения их сохранности, а также порядок изготовления бумажных копий электронных документов и электронных регистров устанавливаются в рамках формирования учетной политики (Приложение № 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н).
Смотрите также письма Минфина России от 03.06.2014 № 02-07-05/26571, от 30.09.2013 № 02-06-10/40454.
Таким образом, если учетной политикой учреждения предусмотрено хранение в электронном виде сформированных в электронном виде сведений персонифицированного учета, предоставляемых в Пенсионный фонд РФ, сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ, то учреждение вправе хранить такие документы в электронном формате без дублирования на бумажном носителе.
Порядок хранения документов в электронном виде
На сегодняшний день порядок хранения документов не урегулирован.
Минфин России до утверждения федерального стандарта бухгалтерского учета, устанавливающего требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете, для организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, рекомендует применять:
– Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105, (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным праWowым актам, изданным позднее);
– Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила) (смотрите Информацию Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015).
Согласно п. 2.30 Правил обязательными условиями хранения электронных документов являются:
– наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах (например магнитные, оптические, магнитооптические накопители, карты флэш-памяти или иные подобные носители));
– наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
– обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (режимы хранения электронных документов также прописаны в Правилах).
Из п. 2.32 Правил следует, что в случае, если в организации производится смена либо изменение программно-аппаратной среды, необходимо обеспечить перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.
Не реже одного раза в 5 лет необходимо производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов (смотрите также п. 2.40 Правил).
В случае выявления изменений физического состояния носителей электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.
Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и (или) на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным п. 2.31 Правил.
Кроме того, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ (п. 2.39 Правил). При наличии таковых необходимо изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки (п. 2.41 Правил).
В Правилах также прописаны иные моменты, на которые следует обратить внимание при организации хранения информации в электронном виде.
В приложениях к Правилам представлены образцы документов, которыми оформляются передача дел на хранение в архив организации (приложения №№ 17, 18), уничтожение документов (приложение № 21) и др.
Также, по нашему мнению, при организации хранения документов в электронном виде можно воспользоваться положениями приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 № 19 “Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук”.
Обратите внимание, что хранить в электронном виде можно только документы, которые первоначально были сформированы в электронном виде. Указанными выше документами не предусмотрен порядок уничтожения первичных документов, сформированных на бумажных носителях, для хранения их в электронном виде (письмо ЦБ РФ от 20.04.2015 № 18-1-1-7/693).
К сведению:
Сроки хранения документов, связанных с начислением доходов физических лиц, указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень). Согласно ст. 396 Перечня сведения о доходах физических лиц должны храниться 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы – 75 лет. Реестры сведений о доходах физических лиц и индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке (вознаграждении), доходе и начисленных страховых взносах застрахованного лица должны храниться 75 лет (ст.ст. 397, 905 Перечня).
Ответ подготовил: Башкирова Ираида, эксперт службы ПраWowого консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер
Контроль качества ответа: Королева Елена, рецензент службы ПраWowого консалтинга ГАРАНТ
Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм
 |
Хотите перейти на ЭДО? Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи. Оставить заявку >> |
 |
Нужна электронная подпись? Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >> |
«Электронный экспресс» — это электронные услуги в составе информационно-праWowого обеспечения ГАРАНТ. Компания «Гарант» основана в 1990 году.
- Электронная подпись
- Электронные торги
- Электронная отчетность
- Экспресс Документ
- Гарант Тендер
- Экспресс Проверка
Источник: www.garantexpress.ru
Сроки хранения отчетности в организации
С 2023 организации должны учитывать изменения, касающиеся сроков хранения отчетности и бухгалтерских, налоговых, кадровых документов, а также использовать новые сроки, чтобы избежать штрафов. Расскажем, сколько нужно хранить бумаги, что грозит за нарушения, как себя обезопасить.
Сдавайте отчетность и храните документы в Контур.Экстерне. Узнать больше
Бухгалтерские документы: зачем хранить
- защитить свои интересы в суде при разногласиях с контрагентами;
- представить информацию государственным органам о бывших сотрудниках, например, чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку;
- обосновать законность операций, если возникнут вопросы у банка или налоговой.
Если не предоставить отчет по требованию, налоговые инспекторы вправе оштрафовать, а также доначислить налоги и взносы.
Если бумаги были утрачены или испорчены, компания должна постараться их восстановить.
Как подготовиться к хранению документов
Важно определить правила, сроки хранения каждого типа бумаг, затем закрепить положения в локальных актах компании. Если в нормативных актах обозначены разные сроки хранения, безопаснее применять максимальный из них (письма Минфина от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598 и Росархива от 13.03.2020 № 7/693).
- Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».
- Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Налоговый кодекс РФ.
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236.
- ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».
Если в Перечне Росархива срок определен как «до минования надобности», организация сама определяет срок хранения, но он не может быть меньше 12 месяцев (п. 4.6 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).
Компании должны обеспечить сохранность всех документов: бумажных и электронных — независимо от способа их создания и вида носителя (ст. 5 Закона 125-ФЗ). Срок хранения не зависит от формы — электронной или бумажной (п. 4.2 Инструкции, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237). Хранить их следует в том виде, в котором они были составлены: бумажные нельзя оцифровать, а электронные распечатать.
Для бумаг компании понадобятся папки, стеллажи, площади — к помещениям есть особые требования в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526. Электронным файлам, подписанным цифровой подписью, тоже нужно обеспечить режим хранения, исключающий утрату или уничтожение информации и перезаписывать данные на новые носители по мере устаревания прежних.
Отправляйте и храните отчеты, первичку, кадровые и прочие документы в Контур.Экстерне.
Как определить начало срока хранения
Для разных типов бумаг и файлов будет отличаться момент, с которого начинается отсчет срока хранения. По общему правилу этот срок отсчитывается с 1 января следующего года, после того как по документам закончилось делопроизводство. Например:
- для отчетности, аудиторских заключений, регистров бухучета отсчитывать срок хранения начинают после отчетного периода (п. 1 ст. 29 402-ФЗ);
- для учетной политики, стандартов компании, других документов, связанных с организацией и ведением бухучета, а также для средств воспроизведения электронных документов и проверки подлинности электронной подписи срок начинает течь, после того как они в последний раз использовались для составления отчетности (п. 2 ст. 29 402-ФЗ);
- для бумаг по основным средствам, нематериальным активам (акты, ведомости, заключения об определении амортизации и пр.) срок отсчитывается с года, следующего после продажи, списания или выбытия имущества (стр. 323 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236);
- для бумаг и файлов по безнадежным долгам контрагентов (договоры, письма, платежки) отсчет идет после периода, когда долги признали безнадежными.
Что делать, когда истек срок хранения документов
Бумаги с истекшим сроком хранения уничтожают. Руководитель создает приказом экспертную комиссию из сотрудников организации, которая отбирает такие бумаги и составляет об этом протокол с повесткой и решением. Протокол подписывают все участники.
Затем составляют акт с перечисление бумаг для уничтожения. Компания может передать их для утилизации специальной организации или уничтожить самостоятельно:
- сжечь;
- обработать химическими веществами;
- измельчить с помощью шредера.
После уничтожения составляют еще один акт о фактическом уничтожении, в нем тоже указывают данные о компании и уничтоженных документах.
Храните отчеты, налоговые и бухгалтерские документы в архиве Контур.Экстерна. Архив всегда доступен, можно скачать на свой компьютер.
Срок хранения первичных документов
Срок хранения первички — 5 лет после отчетного периода, в котором их последний раз использовали (ч. 1 ст. 29 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, пп. 8 п. 1 ст. 23 НК, стр.
277 Перечня). Такой же срок установлен для оправдательных документов: банковских, кассовых документов и книг, ордеров, табелей, актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов.
После истечения 5 лет первичку можно уничтожить, но только после завершения ее проверки налоговыми и другими контролирующими органами, а также аудиторской проверки (письмо Росархива от 26.03.2020 №7/905). Экспертная комиссия организации не обладает полномочиями по проведению проверок. При разногласиях первичку хранят до разрешения спора. За ее уничтожение без выездной налоговой или аудиторской проверки компании может грозить штраф.
Сколько хранить налоговые документы
НК РФ не содержит точного перечня налоговых документов, но на практике к ним можно отнести:
- декларации, отчеты, расчеты по всем видам налогов;
- налоговые регистры;
- свидетельства об освобождении от налогов, льготах, отсрочках в уплате или отказе в них;
- книги покупок и продаж;
- сведения о доходах физических лиц;
- расчетно-платежные ведомости;
- кассовые и банковские документы;
- акты выполненных работ, оказанных услуг и др.
Любые бумаги из этого списка налоговые инспекторы могут посчитать необходимыми для расчета и уплаты налогов. А значит они вправе потребовать их при выездных, камеральных, встречных проверках и других мероприятиях налогового контроля.
Бумаги, необходимые для исчисления, удержания, перечисления и уплаты налогов, хранят 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24).
Отсчет срока хранения начинается с 1 января после окончания налогового периода, в котором файл или бумагу использовали для составления отчетности и расчета налогов (письмо Минфина от 19.07.17 № 03-07-11/45829).
Документы, подтверждающие убыток организации, хранят в течение всего срока, когда они уменьшают налоговую базу (п. 4 ст. 283, абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ).
Книги покупок и продаж хранят 4 года, отсчет ведут с даты последней записи (п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137).
Отчитывайтесь во все контролирующие органы, храните отчеты и другие документы в Контур.Экстерна.
Срок хранения кадровых документов
Понятия «кадровые документы» в законе нет, но на практике их можно разделить на бумаги по личному составу и положения или приказы, которые распространяются на всех сотрудников. Например, к ним относят:
- трудовые договоры с допсоглашениями;
- график отпусков, график сменности;
- штатное расписание, табель учета рабочего времени;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о персданных работников;
- акты и приказы о полномочиях на подписание документов;
- положение об аттестации рабочих мест;
- положение по охране труда;
- документы по воинскому учету и другие бумаги, связанные с кадровым составом.
Бумаги по личному составу (приказы о приеме на работу, увольнении, трудовые договоры, договоры ГПХ, личные карточки и пр.) хранят согласно ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ и Перечня:
- созданные до 2003 — не менее 75 лет;
- созданные после 2003 — не менее 50 лет.
Платежные ведомости, расчетные листки хранят 6 лет, если работодатель ведет лицевые счета сотрудников, а в ином случае — 50 лет.
В течение 5 лет хранят приказы о привлечении сотрудников к работе в выходные и нерабочие дни.
Если сотрудник получил образование за счет организации, свидетельства об этом хранятся по срокам налоговых документов — не менее 5 лет: чтобы списать затраты в расходы, организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (п.3 ст. 264 НК РФ).
В приказе Росархива № 236 перечислены другие бумаги, сгруппированные в зависимости от сферы применения. Например:
- правила трудового распорядка хранят 1 год;
- графики отпусков, должностные инструкции, приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года;
- отчеты о командировках, приказы об отпусках, табели учета рабочего времени — 5 лет;
- а при тяжелых, вредных и опасных условиях труда — 75 лет и т.д.
Сдавайте отчетность по актуальным формам и без ошибок. Храните отчеты и другие документы в электронном архиве.
Сроки хранения отчетности в 2023 году
Отчетность — это вид документации, для нее установлены свои сроки хранения, которые во многом совпадают со сроками для других документов — первичных или кадровых. Сроки хранения бухгалтерской, налоговой отчетности и других бумаг мы привели в сводной таблице.
Таблица сроков хранения бухгалтерских, налоговых и кадровых документов в 2023 году
— постоянно;
— 5 лет, при отсутствии годовой — постоянно
Источник: www.kontur-extern.ru