Цифровизация внешних и внутренних процессов в российском бизнесе выводит электронный документооборот на новый уровень. Регулярно вносятся изменения в законодательство, регламентирующие ЭДО. Одно из ключевых за последний год — возможность вести работу с сотрудниками через системы электронного документооборота. Так появился КЭДО — кадровый электронный документооборот. В чем принципиальная разница и есть ли она вообще?
Что такое ЭДО
ЭДО — электронная система документооборота. Полностью заменяет бумажный документооборот, помогает бизнесу экономить деньги, время сотрудников и благотворно влияет на экологию: объемы бумажных носителей сокращаются в разы.
В пандемию актуальность этого варианта работы с документами достигла пика — ведь свелись к минимуму все личные контакты. Для работы с ЭДО нужно специальное программное обеспечение, причем важно, чтобы оно было установлено у обоих контрагентов.
Главные преимущества ЭДО:
— автоматизируются процессы внешнего документооборота;
Электронный документооборот (ЭДО) — что это? | Система ЭДО | Выбор оператора ЭДО
— повышается уровень защиты данных;
— сводится к минимуму риск ошибок по причине человеческого фактора;
— скорость документооборота значительно увеличивается;
— компания экономит ресурсы;
— разгружается бухгалтерия.
С момента появления ЭДО, цифровизация процессов документооборота была для бизнеса не обязательной. Сегодня она также не является единственным способом работы с документами, но с каждым годом работающих с ЭДО всё больше. В планах ФНС к концу 2024 года перевести в электронный формат 95% всех передаваемых счет-фактур и 70% накладных. В этой связи количество законодательных инициатив и документов, регламентирующих работу компаний с ЭДО, становится всё больше.
Правовые документы, регламентирующие ЭДО
- Федеральный закон № 63-ФЗ. Один из ключевых документов, регламентирующих электронный документооборот. Он регулирует применение электронной подписи: виды ЭП и что можно подписывать каждой из них.
Подписывайтесь на телеграм канал HRLink
Что такое КЭДО
КЭДО — логичное ответвление ЭДО. Расшифровывается как «кадровый электронный документооборот». Это способ формирования, подписания и обмена документами в электронном виде между компаниями и их сотрудниками. Документы также заверяются электронными подписями, а сами системы документооборота обладают высоким уровнем защиты данных, так как имеют доступ к персональным данным сотрудников компаний.
В HRlink один из гарантов безопасности — уникальная архитектура сервиса. Она включает в себя девять микро-сервисов, каждый из которых имеет свою базу данных. Это единое приложение, созданное из набора небольших сервисов, каждое из которых действует независимо друг от друга для конкретных задач и целей.
Благодаря этому данные клиентов изолированы друг от друга и, при необходимости, могут быть легко перенесены на сервер клиента.
Электронный документооборот: что это и как работает 👀
Главные преимущества КЭДО:
— снижается нагрузка на КДП;
— обеспечивается абсолютная конфиденциальность данных при работе с сотрудниками;
— усиливается HR-бренд, так как цифровизация КДП показывает, что компания готова к гибким современным решениям;
— скорость документооборота значительно увеличивается, например, оформление сотрудника займет всего один день вместо недели;
— компания экономит ресурсы, например, «Самокат» благодаря КЭДО с HRlink снизил почтовые расходы на 50%).
КЭДО официально появился недавно — в 2021 году. Сейчас он активно развивается и требует четкого регламента и понимания форматов со стороны законодательства.
Источник: hr-link.ru
Система электронного документооборота Диадок
Что такое Диадок? Описание сервиса и его возможностей
Диадок — это система электронного документооборота, в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью.
Диадок позволяет компаниям обмениваться между собой электронными документами (договоры, счета, накладные, счета-фактуры, платежные поручения и многое другое) вместо бумажных.
Юридическая сила таких электронных документов при этом сохраняется. Это означает, что:
Вы можете оставить свою контактную информацию, чтобы получить подробную информацию о программе, познакомиться с ее возможностями, задать интересующие вопросы нашему специалисту.
Принцип работы системы
Диадок работает по принципу единого пространства доверия. Заключая договор с оператором электронного документооборота, компания присоединяется к этому единому пространству. То есть может обмениваться документами с любыми другими пользователями Диадока. При этом заключать между собой соглашение об обмене электронными документами компаниям не потребуется.
Схема работы в Диадоке выглядит так: просто отправляете любой документ, подписанный электронной цифровой подписью, вашему клиенту или поставщику, и через 1 секунду он получает его. Контрагент в свою очередь подписывает документ своей электронной цифровой подписью и отправляет обратно. В результате в наличии появляется подписанный с двух сторон документ, обладающий юридической силой, который при необходимости можно предъявить в налоговой инспекции или другом государственном ведомстве.
Виды документов
Диадок дает клиентам возможность обмениваться любыми типами внешних и внутренних документов со своими клиентами, поставщиками, филиалами и т.д.
- Первичные и учетные бухгалтерские документы (договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры).
- Организационно-распорядительные и оправдательные документы (доверенности, приходные ордера, приказы, распоряжения).
- Любые другие типы документов, сопровождающие деятельность компании (рекламные материалы, информационные письма, отчеты по тем или иным направлениям и т.д.).
В электронный вид можно перевести почти любой документ. Все документы подписываются электронной подписью.
Формализованные документы: счета-фактуры, КСФ, ИСФ; акт приемки-сдачи работ (услуг); товарные накладные ТОРГ-12; УПД.
Неформализованные документы: договоры; акты; платежные поручения; письма в любом формате; заверенные КЭП любые копии документов.
Юридическая значимость
Диадок обеспечивает юридическую значимость передаваемых документов в соответствии со всеми требованиями текущего законодательства РФ. Это возможно при одновременном соблюдении следующих принципов работы:
Легальность применения электронных документов
На сегодняшний день возможность применения электронных документов регламентирована рядом законодательных актов:
- Гражданский и Налоговый кодексы РФ.
- Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (от 10.01.2002 № 1-ФЗ) – с 1 июня 2012 года его полностью заменит усовершенствованный закон «Об электронной подписи» (от 06.04.2011№ 63-ФЗ).
- Федеральный закон «О бухгалтерском учете»(от 21.11.1996 №129-ФЗ).
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (от 27.07.2006 № 149-ФЗ).
Договор, счет, акт выполненных работ, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, а также подавляющее большинство других документов, используемых российскими компаниями в повседневной практике, могут быть не в бумажном, а в электронном виде.
На сегодняшний день через Диадок передано более 422 917 240 документов.
До 2010 года единственным документом, для которого была предусмотрена строго «бумажная» форма, оставался счет-фактура. Однако закон от 27.07.2010 № 229-ФЗ внес существенные коррективы в Налоговый кодекс, узаконив электронный счет-фактуру наряду с бумажным. Возможность выставления счетов-фактур в электронном виде предоставляется при условии взаимного согласия сторон сделки и при наличии у сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки счетов-фактур.
Безопасность передачи документов в Диадоке
Использование электронных документов с точки зрения информационной безопасности намного эффективнее, чем бумажные версии, переданные по почте или с курьером.
- Вход в Диадок осуществляется по сертификату электронной подписи (в некоторых случаях предусмотрен вход по логину и паролю), что гарантирует защиту от несанкционированного доступа.
- Передача данных идет по защищенным каналам связи, для чего используется HTTPS-протоколирование (данные «упаковываются» в особый криптографический протокол, что гарантирует их защиту).
- Защита от потери или повреждения обеспечивается трехкратным резервным копированием документов и хранением копий на разных серверах.
При этом бумажные документы не имеют подобной защиты – конверт с документами легко может быть вскрыт или утерян. Технология электронной подписи полностью исключает подделку подписи, поскольку невозможно создать вторую такую же подпись, тогда как собственноручную подпись и синюю печать организации подделать можно.
Что дает электронный документооборот Диадок
- Упрощение взаимодействия с КО — ФНС и суды принимают электронные документы в качестве оригиналов
- Экономия времени и денег — электронные документы не требуют дублирования на бумаге
- Высокая скорость корректировки документов — мгновенная отправка, получение и внесение корректировок в документы
- Работа в привычной учетной системе — отправляйте и получайте документы прямо из своей учетной системы (1С и др.)
- Прозрачность контроля документооборота — онлайн-контроль статуса документа (доставлен, подписан, отказ в подписи)
- Круглосуточный доступ к документам — легкий поиск документов по удобным расширенным фильтрам.
Финансовому директору:
- Сокращение издержек на бумагу, печать, доставку и хранение до 80 %
- Проведение комплекса мероприятий по подключению контрагентов к сервису силами СКБ Контура
- Увеличение суммы входящего НДС за счет гарантированного принятия документов
- Повышение эффективности внутренних бизнес-процессов
- Прозрачные и оперативные финансовые отношения с контрагентами
- Бесплатное бессрочное хранение электронных документов на серверах СКБ Контур
- Снижение нагрузки на топ-менеджмент, которому приходится подписывать массово большое количество документов.
- Нет привязки к рабочему мету, подписывать и согласовывать документы можно из любого места, где есть доступ к интернету, или со смартфона.
IT-руководителю:
- Высвобождение внутренних IT-ресурсов компании
- Высокое качество API с открытым кодом (Full REST HTTPS API)
- Поддержка со стороны СКБ Контур в процессе внедрения
- Готовые интеграционные решения для 1С, Oracle, SAP, Docsvision, DIRECTUM, MS Sharepoint и другие
- Надежность системы от лидера SaaS-поставщиков РФ по версии Cnews
- Бесплатная техподдержка 24х7х365 и 8 способов обращения в нее
- Возможность доработки кастомных форм документов
Плюсы ЭДО
Сокращение непроизводственных издержек
Электронные юридически значимые документы не требуют дублирования на бумаге. Они передаются через интернет, хранятся в электронных архивах и могут быть представлены в налоговый орган в электронном виде. Поэтому электронный документооборот избавляет компанию от многих издержек:
— Картриджи для принтера и копира
— Доставку документов к/а почтой России, расходы на конверт и марки, потраченное время на поход в почту.
Чтобы отправить один пакет документов почтой России, компания в среднем тратит от 30 до 80 рублей. Доставка тех же документов в электронном виде обходится от 9 рублей. Письмо долго идет и может не дойти до адресата. Сотруднику не нужно ехать на почту, можно массово подписывать документы, принимать и отправлять документы удаленно.
Снижение налоговых рисков
С Диадоком документы не теряются, моментально доставляются до адресата и всегда корректно оформлены. Это позволяет уменьшить налогооблагаемую базу: к примеру, при некорректной подготовке счетов-фактур, когда нет возможности документально подтвердить расходы, по которым был зачтен входящий НДС.
Основные возможности Диадок
- Отправка и прием документов в электронном виде.
- Хранение документов на серверах СКБ Контур.
- Работа с документами с любого устройства (ПК, планшет, смартфон).
- Списки своих контрагентов в сервисе, возможность найти любую компанию и проверить возможность отправки документов.
- Выгрузка документов в систему отчетности.
- Возможность зарегистрировать своих сотрудников в сервисе и отразить всю цепочку согласования документа в компании.
- Роуминг с другими операторами ЭДО (можно отправлять и получать электронные документы, если к/а подключен к другому оператору, к примеру, Сбис).
- Шифрование документов при передаче, безопасность, протоколирование передачи документов.
- Общение с контрагентами в сервисе через чат
Компании, использующие Диадок
На сегодняшний день к Диадокуподключены более 1 400 000 организаций – представителей коммерческой и бюджетной сферы.
Некоторые из наших клиентов:
- Министерство образования Свердловской области,
- Городское здравоохранение г. Екатеринбурга,
- MetroCashhttps://www.delta-i.ru/electron/diadok.php» target=»_blank»]www.delta-i.ru[/mask_link]
ЭДО: что это такое и как на него перейти
Электронный документооборот упрощает работу с клиентами и поставщиками и избавляет от необходимости хранить бумажные архивы. Рассказываем в статье о том, в чем польза от перехода на электронный документооборот и как это сделать.
Что такое ЭДО
- поиск файлов на сервере;
- информация о деятельности компаний и ИП;
- контроль за статусами продукции, соблюдением сроков, исправлением ошибок;
- контроль сделок.
Схема работы
Для любого бизнеса схема работы с ЭДО будет одинаковой:
Отправитель создает документ, подписывает электронной подписью и отправляет контрагенту. Если получатель не зарегистрирован в системе ЭДО, он получит на почту приглашение присоединиться к системе и начать принимать электронные документы.
Контрагент получает документ и утверждает его или отклоняет. Если документ утвержден, то отправитель получает свою копию подписанного документа. При отклонении отправитель вносит правки в документ или создает новый и снова отправляет его контрагенту.
Оператор является связующим звеном между отправителем и контрагентом. Он проверяет УКЭП участников документооборота, отправляет сообщения о принятии, подписании или отклонении документов, а также гарантирует безопасный обмен файлами через защищенные каналы связи.
Преимущества и недостатки использования ЭДО
Главным преимуществом перехода на электронный документооборот является оптимизация бизнес-процессов в компании. Переход на ЭДО значительно упрощает заключение сделок, приемку и отгрузку товаров, а также расчет налоговой базы.
К тому же система позволяет видеть все этапы обработки документов и отследить, если документ завис на каком-то из них. Компаниям внедрение ЭДО позволит экономить финансы, так как можно сократить затраты на закупку канцелярии, бумаги для принтера и расходников, почтовую пересылку и затраты сотрудникам, обслуживающим архивы.
Обмен электронными файлами экономит время компаниям и ускоряет процесс заключения сделки. Обработка документов занимает от пары минут до нескольких дней и не затягивается на месяцы, если документы необходимо отправить в другой город. Документы точно не потеряются и адресат их получит.
С внедрением ЭДО решается и вопрос с экономией рабочего пространства. Некоторые документы по закону необходимо хранить в течение нескольких лет, а значит нужно покупать стеллажи и оборудовать помещение под архив. Архив занимает много места и это помещение уже никак не используешь. Электронные документы хранятся на сервере оператора, который обеспечивает их безопасность.
ЭДО упрощает контроль за исполнением документов. Это можно делать как в личном кабинете на сайте оператора ЭДО, так и в товароучетной системе, если у вас настроена интеграция.
Еще одно преимущество ЭДО в том, что электронные документы не такие хрупкие, как бумажные, и их сложно испортить, подделать или украсть. Документы могут существовать долгие годы без потребности в их постоянном дублировании, чтобы сохранить их.
Минусы электронного документооборота:
- затраты на переход и обслуживание (получение квалифицированной электронной подписи, обновление оборудования и ПО, если оно не совместимо с ЭДО, оплата доступа к сервисам ЭДО);
- есть риск потерять все данные из-за сбоя на сервере оператора;
- если партнеры компании не работают с ЭДО, необходимо вести смешанный документооборот и не получится отказаться от бумажных документов на 100%.
Как понять, что нужно переходить на ЭДО
О том, что пора переходить на электронный документооборот, многие предприниматели задумываются, когда начинают терять контроль за движением документов. Нужно переходить на ЭДО, если:
- при возникновении спорных ситуаций вам очень сложно найти оригинал документа или его скан;
- вы не понимаете, где завис документ в процессе подписания;
- вы не можете отследить, какие документы уже подписаны, а какие еще нет;
- вы тратите много времени на сбор документов по запросу ФНС.
Кому подойдет работа с ЭДО
Переход на электронный документооборот подойдет любому бизнесу. Крупным компаниям с большим объемом документов в месяц он поможет снизить затраты на ведение и обслуживание документооборота, снизить риск потери документов и избежать штрафов от налоговой за ошибки.
Малый и средний бизнес сможет ускорить процесс согласования сделки и получение контрагентом счета или договора, а значит, сможет быстрее получить оплату за свои услуги. Также некоторые крупные заказчики могут поставить условие работы только по ЭДО, и предпринимателю все равно придется подключаться к системе, чтобы не потерять клиента.
- обувь;
- легкая промышленность;
- шины;
- духи;
фототехника.
Как начать работу с ЭДО
Для того, чтобы начать обмениваться электронными документами, необходимо:
- получить электронную подпись (УКЭП);
- заключить договор с оператором ЭДО;
- внедрить систему электронного документооборота.
Компания ДЕНВИК оказывает услуги по подключению к ЭДО. Настроим подключение к электронному документообороту из учетной системы и научим работать.
Источник: denvic.ru