ЭДО что это как подключить

Оперативно доставить документацию, снизить расходы на бумагу, обслуживание принтеров, ускорить оплату услуг и товаров — преимущества ЭДО очевидны. Рассказываем, как выбрать оператора электронного документооборота и оценить эффективность такого выбора.

Кто такие операторы ЭДО

Оператор ЭДО обеспечивает процесс обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами (компаниями или индивидуальными предпринимателями) или между контролирующими органами и плательщиками налогов и сборов.

• владение программными средствами, обеспечивающими возможность использования ЭЦП и создания платформы электронного документооборота для информационного взаимодействия;
• обязательная регистрация в качестве юридического лица на территории РФ;
• наличие лицензии на осуществление этого вида деятельности.

Выполнение этих требований проверяется ФНС России, и список операторов электронного документооборота, прошедших процедуру проверки, публикуется на сайте ФНС. Этот список представляет собой такую таблицу:

Электронный документооборот (ЭДО) — что это? | Система ЭДО | Выбор оператора ЭДО

Функции оператора ЭДО

Основная функция — осуществление обмена электронными документами. Это документы, которые перевели в электронный вид и подписали ЭЦП.

Законодательство предъявляет особые требования к формату электронных документов. В системе ЭДО они отправляются и принимаются только в виде xml-файла, формат которого утвердила ФНС. Это касается таких документов, как, например, УПД, счет-фактура, товарная накладная ТОРГ-12, акт выполненных работ, оказанных услуг и др.

Процесс подписания документации при подключении к системе электронного документооборота становится простым и быстрым. Достаточно загрузить документ в программу, подписать, выбрать контрагента и ожидать подписи другой стороны. Кроме того, система ЭДО поможет:

• согласовать договор, провести сверку взаиморасчетов, обменяться накладными и УПД;
• предоставить документы в контролирующие органы;
• сохранить документацию в архиве;
• подписать документы с любого устройства, распределить по подразделениям, составить маршруты согласования.

Многие операторы способны поддерживать высокий сервис электронного документооборота, в том числе круглосуточную техническую поддержку по телефону или на своих сайтах. И способны обеспечить роуминг, что позволяет контрагентам подключаться к разным системам электронного документооборота и успешно осуществлять обмен.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы организовать электронный документооборот в компании.

Кроме удобства, подключение к ЭДО является требованием некоторых компаний для партнерства, например, при размещении торговой площадки в Яндексе электронный документооборот — обязательное условие взаимодействия с этой крупнейшей площадкой маркетплейса.

Участники оборота маркированной продукции обязаны использовать ЭДО для передачи сведений о переходе права собственности на товар. Например, с 01.09.2022 в рамках внедрения маркировки молочной продукции все участники этой отрасли должны передавать в систему маркировки «Честный знак» сведения о приемке товара в формате универсального передаточного документа (УПД) через организации ЭДО (Информация ФНС России от 09.08.2022 «Электронный документооборот будет применяться в маркировке молочной продукции»).

Как подключиться

При ответе на вопрос, как выбрать оператора электронного документооборота, обращайте внимание на следующие критерии:

• понятный интерфейс. Из-за перегруженного интерфейса сотрудники могут игнорировать систему: в ней трудно разобраться;
• наличие интеграции с бухгалтерской программой (1С, Парус или другое) позволит сразу отправлять созданные документы контрагенту;
• отзывы об операторе и его технической поддержке (сроки ответа, помощи, исправления ошибок);
• тарифы. Обратите внимание, что входит в базовый пакет, а за что придется доплачивать.

На сайте ФНС России размещен калькулятор, который поможет рассчитать экономический эффект внедрения ЭДО.

Осуществив выбор, заключайте договор с оператором электронного документооборота и не забудьте оформить ЭЦП. Как правило, компания ЭДО помогает и с этим.

Тарифы

Диадок

Диадок, он же оператор электронного документооборота Контур, предоставляет 4 тарифа на исходящие документы: 250 шт. — 1900 ₽, 600 — 4200 ₽, 1200 — 7800 ₽, 3000 — 18 600 ₽.

Входящие бумаги принимаются бесплатно и нет роуминга. Они имеют хорошие отзывы, помогают получить ЭЦП и настроить систему. Есть мобильное приложение и доступна интеграция в 1С.

СБИС

В отличие от Контура, СБИС предлагает многопользовательскую систему за дополнительные деньги (по 2000 ₽ — за каждого пользователя). То есть чтобы присоединить к системе 10 сотрудников, понадобится заплатить 20 000 ₽ за настройку.

Но тариф на ЭДО ниже: вместо 18 600 ₽ в месяц за 3000 документов СБИС берет 13 500 ₽. Это в полтора раза дешевле, чем в Контуре, есть настройка с 1С.

Taxcom

Такском занимается техническим сопровождением бизнеса с 2000 года. Недавно они получили лицензию оператора ЭДО.

Для первого знакомства предусмотрен стартовый пакет: полная настройка, обучение и 200 исходящих документов за 6200 ₽. Дальше необходимо докупать наборы отправок: от 15 рублей — за документ.

Сфера Курьер (Сбер)

Оператор ЭДО из экосистемы Сбербанка. Цены сильно ниже, чем у конкурентов: от 7 до 5 рублей — за отправленный документ. Если у вас больше 1500 исходящих в месяц, цена еще ниже.

В стоимость входит веб-панель, роуминг без доплат, автоматическая передача кодов маркировки в «Честный знак».

1. «Электронный документооборот на предприятии: порядок организации»
2. «Зачем нужно положение о КЭДО и как его составить»

• Перевалова Наталья

Источник: ppt.ru

Первое подключение к 1С ЭДО

Подключение к электронному документообороту выполняется из карточки организации «ЭДО – Подключить организацию».

Нет данной кнопки?

Если в карточке организации не отображаются команды ЭДО, необходимо перейти в Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами и включить Сервисы ЭДО.

В открывшемся помощнике требуется выбрать сертификат, который будет использоваться для подписания документов.

Из списка сертификатов необходимо выбрать нужный и нажать «Далее»

Сертификата нет в данном списке?

Если нужный сертификат отсутствует в представленном списке, это означает, что он не установлен на данном рабочем месте.

В открывшемся окне следует ввести пароль от электронной подписи и нажать «Выбрать».

Пароль не подходит?

Если пароль не устанавливался, то данное поле необходимо оставить пустым. При использовании буквенного пароля удостоверьтесь, что не включена функция фиксации прописных букв (Caps Lock) и проверьте языковую раскладку. При копировании пароля из текстового редактора убедитесь, не попадают ли лишние символы в зону копирования (пробел в начале или конце). Уточнить у ответственных лиц Вашей организации информацию о возможной смене пароля.

От бумаги − к цифре: пошаговая инструкция по переходу на электронный документооборот

Для полноценной работы с электронными документами вам понадобится сертификат квалифицированной электронной подписи (КЭП). Без него можно просматривать и обмениваться документами с другими компаниями, но нельзя их подписывать. Федеральная налоговая служба признает юридическую силу только тех электронных документов, которые скреплены КЭП. Лишь она считается аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе.

Получить сертификат КЭП можно в любом удостоверяющем центре. Актуальный перечень аккредитованных центров публикуется на сайте Минкомсвязи России.

2. Подключитесь к оператору ЭДО

Это, пожалуй, самый ответственный этап. Чтобы не ошибиться с выбором оператора и тарифа, свяжитесь с вашими партнерами и узнайте, используют ли они электронный документооборот и какими операторами пользуются. Рекомендуем вам составить список, где вы это укажете. Он поможет определить, в каком объёме в итоге вы будете обмениваться электронными документами и, соответственно, какой тариф вам подойдёт.

Обратите внимание на самых популярных операторов среди ваших партнеров, узнайте, довольны ли они сервисом. Обязательно посмотрите отзывы в интернете. Проверьте работу службы поддержки клиентов, ведь вам может потребоваться консультация или техническая помощь, причем в любое время суток.

Сравните тарифы и выберите оптимальный в зависимости от объема своего документооборота. Не забывайте, что вся входящая документация бесплатна, а оплачивать нужно будет только отправку, при этом цена устанавливается не за лист, а за документ в целом (а он может состоять как из одного, так и нескольких листов). Момент оплаты тоже наступает в разное время: после доставки, если речь идет о документе с односторонней подписью (счет), или после подписания контрагентом в случае с двусторонней подписью (акт).

Еще одна важная опция, которую часто упускают из виду при выборе оператора ЭДО, − поддержка роуминга. Эта технология транзитного обмена электронными документами пригодится, если вы и ваш контрагент пользуетесь услугами разных операторов ЭДО. Техническая возможность настройки документооборота в этом случае будет зависеть от наличия роумингового соглашения между операторами. Если оно есть, вам достаточно будет подать заявку на роуминг, а ваш оператор настроит документооборот с нужным контрагентом. Такой формат работы не привязывает вас к одному оператору.

Возможно, вы спросите: а зачем вообще нужен оператор? Нельзя ли обмениваться электронными документами напрямую, без участия еще одной стороны? Отвечаем: нет, это запрещено законом. Именно оператор в случае необходимости вправе подтвердить факт выставления или получения электронных счетов-фактур и иных документов.

Также оператор несет ответственность за быструю доставку и целостность электронного документа при пересылке. С законодательной базой по ЭДО можно ознакомиться здесь.

3. Выберите способ работы с ЭДО

Есть два варианта. Первый − работать через браузер. Для этого не потребуется ничего, кроме стабильно работающего интернета и КЭП. Обмен документами будет происходить с контрагентами по принципу электронной почты. Никакого внешнего вмешательства в информационные системы вашей компании.

Второй способ − более продвинутый. Он предполагает работу через модуль для 1С. Достаточно интегрировать в 1C этот модуль (оплачивается отдельно) и работать с электронными документами в привычной системе. Вы сможете подписывать документы непосредственно в 1С и отправлять их контрагенту напрямую в 1С (для этого на его стороне тоже должен быть установлен такой же модуль). И не нужно тратить дополнительное время на заведение документов в систему вручную.

Кроме того, вам может понадобиться интеграция с вашей учетной системой. Это более сложные манипуляции, поэтому обязательно убедитесь, что выбранный оператор обладает необходимыми компетенциями по внедрению интеграционных решений.

4. Сообщите контрагентам о своей готовности использовать ЭДО

Когда все организационные моменты решены и система настроена, расскажите своим клиентам и поставщикам о том, что готовы обмениваться с ними электронными документами. Самых важных партнеров лучше оповестить заранее и дождаться их реакции.

Тем, кто использует ЭДО, отправьте приглашение в системе электронного документооборота, иначе обмен документами будет невозможен. Остальных пригласите присоединиться к вам, чтобы вместе получать максимальный эффект. Как показывает практика, многих вполне может убедить успешный опыт коллег, так что не стесняйтесь делиться своими успехами после перехода на ЭДО. В противном случае осуществляйте документооборот с ними, как обычно, или ставьте более жесткие условия (обменивайтесь только за их деньги или раз в полгода), − выберите сами в зависимости от возможностей и отношений с партнерами.

При чем тут «Информатика и Сервис»?

«Информатика и Сервис» выступает авторизованным сервисным центром компании «Контур». Мы консультируем по вопросам перехода на ЭДО, а также оказываем техническую поддержку.

К примеру, можем подготовить компьютеры для использования систем шифрования, интегрировать ЭДО с 1С или организовать работу без использования физических ключей USB-токенов при подписании документов (тогда не придется каждый раз подключать устройства-носители КЭП к разным компьютерам, что особенно актуально для компаний, которые работают на удаленных рабочих столах, или если доступ к КЭП нужен нескольким сотрудникам).

Кроме того, можем удостоверить личность директора при выпуске электронной подписи и взять на себя почти весь технический и организационный функционал по подготовке к переходу на ЭДО и дальнейшему взаимодействию с компанией «Контур».

Конечно, мы тоже осуществляем документооборот в электронном виде. Чего и вам желаем!

А если вы все еще сомневаетесь, стоит ли переходить на ЭДО, посмотрите видео нашего партнера Контур.Диадок и убедитесь, что электронный документооборот − это удобно, просто и безопасно.

Источник: infoservice.ru