Договор ЭДО что это

При переходе на электронный документооборот часто возникает вопрос, нужно ли заключать с контрагентом соглашение об условиях и порядке обмена документами. Рассмотрим ситуации, при которых это необходимо сделать, и уточним, как правильно оформить и какую информацию включить в соглашение об ЭДО.

Когда дополнительное соглашение об ЭДО необходимо

Законодательством установлены случаи обязательного применения ЭДО между юридическими лицами: обмен счетами-фактурами для контроля за прослеживаемыми товарами; торговля товарами, подлежащими маркировке, или имеющих животное происхождение, а также в ряде других видов деятельности. Этот список постоянно расширяется.

Для этих ситуаций строго регламентированы все правила, разработаны и обязательны к применению специальные системы, такие как: «Честный знак», «Меркурий». Если организации пересылают документы только в рамках этих тем, дополнительное соглашение не имеет смысла и не заключается.

Если контрагенты решат обмениваться между собой другими видами документов в электронном формате, вне этих рамок, то в некоторых ситуациях они должны подробно в письменном виде утвердить порядок применения ЭДО. Это необходимо для избежания конфликтов и разногласий в дальнейшем, а также для придания юридической силы передаваемым документам и подтверждения своей правоты в судебных инстанциях в случае возбуждения дела в арбитражном суде либо при спорах с налоговой инспекцией.

ЭДО | Электронный документооборот

Обязательность оформления дополнительного соглашения зависит от способа обмена и вида используемой подписи. Организации имеют право наладить обмен документами в электронном виде самостоятельно либо через оператора. В первом случае они пересылают файлы с применением программного обеспечения либо в виде сканов по электронной почте. Обычно при этом документы не заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Необходимость заключения соглашения об ЭДО для придания документам легитимности при применении для заверения простых или неквалифицированных подписей установлена в п.2 ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Этим же законом подписанные УКЭП документы приравниваются к бумажным, подписанным и заверенным собственноручно руководителем организации либо другим уполномоченным лицом. Конфиденциальность и безопасность информации, полную юридическую значимость документам, их архивацию, сохранность и удобный поиск в базе, надёжность и бесперебойность передачи данных может обеспечить только оператор имеющего соответствующие лицензии. При ведении электронного документооборота через оператора соглашение между контрагентами в письменном виде оформляется только по желанию сторон. В том случае, если у организаций нет прямой обязанности заключить соглашение, обсудить все вопросы по передаче информации в электронном виде можно устно.

Оформление соглашения

• Порядок обмена документами по ЭДО: самостоятельно с указанием способа и каналов передачи данных или через оператора с указанием системы и названия оператора.
• Перечень видов передаваемых документов, также в отдельных случаях и их электронных форматов (можно оформить в виде приложения).
• Каким образом следует подтверждать отправку и получение деловых бумаг.
• При договорённости о смешанном документообороте следует указать конкретные виды документов, которые будут передаваться только по ЭДО, а какие – в бумажном виде, в каких случаях допустимы исключения. Необходимо избежать дублирования, чтобы не было конфликтов по поводу дат.
• Вид ЭЦП и порядок её применения.
• Список ответственных лиц, допущенных к работе с электронной цифровой подписью, ответственных за хранение носителя ЭЦП и конфиденциальность данных.
• Порядок хранения данных (при необходимости).

Дополнительно можно оговорить каким образом при необходимости следует проверять подписи или шифровать данные, как действовать в случае нарушения конфиденциальности или других особых обстоятельствах, включить прочие условия и действия при форс-мажоре.

При заключении договора с оператором Контур.Диадок такое оформленное соглашение можно подписать электронно и оформить с использованием системы.

Подключиться в Калининграде к системе ЭДО Диадок можно в сервисном центре СКБ «Контур».

04.2022

Источник: contur-kld.ru

1С ЭДО — что это? И другие вопросы про электронный документооборот

1С:Электронный документооборот (ЭДО) — это сервис для обмена юридически значимыми документами (счетами-фактурами, актами, накладными, договорами, соглашениями и пр.) с контрагентами через Интернет. С каждым годом 1С:ЭДО становится все более популярным способом получения и отправки документации. Почему?

Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. И это лишь некоторые из преимуществ ЭДО.

Если вы всерьез задумались о переходе на электронный документооборот «1С» и хотите узнать больше о его возможностях, наша статья будет вам полезна.

Из нашей статьи вы узнаете:

• В каких программах «1С» реализован ЭДО?
• С чего начинается работа с ЭДО?
• Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения»?
• Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?
• Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?
• Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?
• Что делать после принятого приглашения в сервисе 1С:ЭДО?
• Как правильно распечатать электронный документ?
• Как отправлять универсальный передаточный документ?
• Что такое состояние ЭДО в «1С»?
• С какими операторами работает ЭДО?
• Группы в ЭДО
• Виды групп в ЭДО:
• Какие преимущества дает внедрение ЭДО?

В каких программах «1С» реализован ЭДО?

Фирма «1С» предлагает сразу два решения для перехода на электронный документооборот: «1С-ЭДО» и «1С-Такском». Сервисы реализованы в следующих программах:

• «1С:Бухгалтерия 8» ред. 2.0 и 3.0;
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» ред. 1.0 и 2.0;
• «1С:Комплексная автоматизация 8» ред. 1.1 и 2.0;
• «1С:Управление производственным предприятием 8»;
• «1C:Управление нашей фирмой»;
• «1C:Управление холдингом»;
• «1С:Управление торговлей 8» ред. 10.3 и 11;
• «1C:ERP Управление предприятием 2.0»;
• «Клиент ЭДО» ред. 1.0;
• «Клиент ЭДО» ред. 2.0.

С чего начинается работа с ЭДО?

Электронный документооборот всегда начинается с приглашения к обмену электронными документами. Отправка/получение приглашения – это первый и неотъемлемый шаг. Давайте немного подробнее остановимся на самом процессе отправки.

Чтобы отправить приглашение, нужно:

• Перейти в раздел «Текущие дела ЭДО». Найти этот раздел можно в «Продажах» (если вы используете «1С:Бухгалтерию 8» ред. 3.0) или в «Электронных документах», в которые можно зайти из раздела «Сервис» (если вы работаете в «1С:Бухгалтерии 8» ред. 2.0).
• Из раздела «Текущие дела ЭДО» перейти в раздел «Настройки ЭДО» и нажать «Создать».
• В открывшейся форме обязательными к заполнению являются только два поля: «Профиль настроек ЭДО» и «Контрагент».
• После заполнения обязательных полей нажимаем «Отправить приглашение».
• Если вы все сделали правильно, перед вами откроется окно «Форма приглашения». (рис.1)

Вы увидите уже заполненные поля «Получатель» и «Отправитель», также может быть заполнено поле «Идентификатор участника ЭДО». В этом окне требуется заполнить только одно поле – «Электронная почта». Это может быть электронный адрес любого контрактного лица контрагента. Именно на этот адрес будет отправлено приглашение к обмену электронными документами и оповещение о поступлении запроса на подключение ЭДО.

Рис.1 Окно «Форма приглашения»

Даже если адрес электронной почты указан с ошибкой, контрагент все равно получит приглашение через программу «1С». В процессе передачи электронных документов и приглашений участвует не сама электронная почта, а идентификатор. При создании профиля ЭДО (настройки ЭДО) организации присваивается уникальный идентификатор. Его не нужно записывать или запоминать, но именно посредством этого идентификатора происходит обмен электронными документами. Условно его можно сравнить с номером телефона.

При работе с ЭДО следует различать оповещение и приглашение. Приглашение – это неотъемлемая часть электронного документооборота, без него невозможно отправить и получить документы. Оповещение имеет исключительно уведомительный характер и необходимо только для информирования об отправке. Электронная почта никак не влияет на электронный документооборот, так как используется исключительно для оповещения.

Зачем нужны три папки в разделе «Приглашения» в сервисе 1С:ЭДО?

В «Текущих делах ЭДО» раздел «Приглашения» содержит три папки (рис.2)

Рис.2 Папки раздела «Приглашения»

В первой папке «Требуется пригласить» находятся приглашения, которые были сформированы, но еще не были отправлены. Обычно по причине того, что не указана электронная почта получателя. В папке «Ждем согласия» хранятся приглашения, которые были успешно отправлены, но еще не получены или не приняты контрагентом. В папку «Требуется согласие» попадают входящие приглашения от контрагентов, которые требуется принять или отклонить.

Какие могут быть ошибки при отправке приглашений?

В случае использования нескольких профилей ЭДО («1С-ЭДО» и «1С-Такском») нельзя обменяться приглашениями с одним и тем же контрагентом по разным профилям. Если принято решение обмениваться с контрагентом электронными документами, нужно выбрать один профиль. В противном случае могут возникнуть ошибки: от невозможности принять приглашение до некорректной работы профиля.

Как узнать, кто из контрагентов использует ЭДО?

В программах на базе «1С:Предприятие» в справочнике «Контрагенты» можно отследить, кто из контрагентов был подключен к сервису «1С-ЭДО». О наличии подключения сигнализирует соответствующий символ напротив контрагента (рис.3)

Рис.3 Знак наличия подключения к «1С-ЭДО»

Важно понимать, что наличие этого символа говорит о том, что контрагент был подключен к сервису, но не гарантирует его использование в настоящее время!

Как отправить приглашение контрагенту, который использует другого оператора?

Для обмена документами с контрагентом, использующим другого оператора ЭДО, приглашение отправлять не нужно. Если отправить приглашение контрагенту, у которого другой оператор, он попросту его не получит. Такой контрагент получит только оповещение об отправке и приглашение к использованию сервиса ЭДО через вашего оператора.

Для организации обмена с контрагентом, использующим другого оператора, нужно:

• Подать заявку на роуминг оператору, которого вы используете. Заявку может подать любая из сторон, плата за настройку не взимается.
• После рассмотрения заявки на указанную в ней почту приходит письмо от оператора с подтверждением или отказом от настройки роуминга.
• После настройки роуминга требуется открыть раздел «Текущие дела ЭДО» и нажать кнопку «Отправить и получить».
• После обмена контрагент автоматически появится в «Настройках ЭДО».

Используя сервисы «1С-ЭДО» и «1С-Такском», возможна настройка роуминга с контрагентами, подключенными к таким известным операторам, как: СКБ Контур и другие.

Приглашение принято. Что дальше?

Далее возникает вопрос — нужно ли соглашение об электронном документообороте? На данный момент нет необходимости в подобных соглашениях. Принятие приглашения автоматически означает согласие на обмен документами в электронном виде. Важно понимать, что обмен ЭДО не исключает хождения бумажных документов и не накладывает дополнительных обязательств.

Соглашение можно и нужно заключать, если необходимо соблюдение каких-либо специальных условий. Например, если документы должны быть отправлены не позднее 5 числа следующего календарного месяца.

Если принято решение о заключении соглашения об электронном документообороте, нужно понимать, что подписывать его можно как в электронном виде, так и на бумажном носителе, по договоренности сторон. В случае подписания соглашения в электронном формате печатать его не нужно. Подписанный оригинал хранится в «Архиве ЭДО».

Как правильно распечатать электронный документ?

Закон не требует печати электронных документов. Если вам все же требуется это сделать, следуйте простой инструкции.

Чтобы правильно распечатать электронный документ, нужно:

• Открыть документ в «Архиве ЭДО».
• Выбрать «Печать электронного документа». Обратите внимание, что при печати формируется копия документа, оригиналом будет считаться именно электронный документ.
• В режиме предварительного просмотра будет видно, что на самом документе нет подписи. Поле остается пустым, но к документу формируется дополнительная страница «Карточка электронного документа». В карточке присутствует информация о документе, к которому она прилагается, информация о подписантах и документообороте.
• В нижней части карточки есть место для рукописной подписи и печати. Они необходимы для заверения документа.

Следует обратить внимание, что если печатается произвольный документ, то к печати будет предложена только карточка. Сам документ можно распечатать, открыв файл документа. В карточке в графе «Требуемые подписи» будут указаны отправитель и получатель. В то же время, если печатать таким образом документ из поступлений, в этой графе по умолчанию будет указан отправитель. Если печатает документ получатель, то его рукописная подпись будет установлена ниже в пункте заверения копии.

Как отправлять универсальный передаточный документ?

Сегодня все больше компаний начинают использовать формат универсального передаточного документа (УПД):

• УПД со статусом 1 (счет-фактура + первичный передаточный документ);
• УПД со статусом 2 (первичный передаточный документ без счета-фактуры).

Отправка документов в формате УПД ничем не отличается от отправки любого другого документа. Но прежде чем отправлять УПД, нужно решить, всем ли контрагентам будут отправляться УПД?

Если УПД будут отправляться всем без исключения, то нужно:

• Зайти в «Профиль настроек ЭДО».
• Поставить две галочки: «Использовать УПД» и «Использовать УКД» (УКД – универсальный корректировочный документ).

Этот вариант подходит для организаций на общей системе налогообложения, которые всегда выписывают счета фактуры.

Если в вашей компании упрощенная система налогообложения, следует изменить вручную форматы электронного документа на УПД.

Если требуется отправлять всем контрагентам отдельно акты и счета фактуры (или просто акты), а одному из контрагентов УПД, то нужно поменять форматы электронного документа в настройках ЭДО с конкретным контрагентом.

Для этого нужно:

• Открыть «Настройки ЭДО».
• Выбрать нужного контрагента.
• Включить расширенный режим настроек ЭДО через кнопку «Еще».
• Откорректировать форматы так же, как в примере выше. Если контрагенту будут направляться УПД со статусом «1», ставим галочки «Использовать УПД» и «Использовать УКД». Если УПД со статусом «2», вручную меняем форматы напротив нужного документа учета. (рис.4)

Рис.4 Смена формата электронного документа

Что такое состояние ЭДО в «1С»?

В любой программе «1С» вы можете узнать состояние по электронному документообороту или, иными словами, статус документа. Это можно несколькими способами:

• открыть список документов учета и найти столбец «Состояние ЭДО»;
• открыть нужный учетный документ;
• в архиве «1С-ЭДО» нужно перейти в соответствующую вкладку (Входящие/Исходящие) и выбрать столбец «Состояние ЭДО».

Для того, чтобы посмотреть регламент ЭДО в электронном документе, вам потребуется нажать на кнопку «Скрыть/показать панель регламента ЭДО».

Рассмотрим типовые состояния документов по ЭДО и их значения:

«ЭДО завершен»– все необходимые действия по этому документу выполнены со стороны всех участников обмена (рис.1)

Рис.1. Состояние документов «ЭДО завершен»

Рис.2. Состояние документов «На подписи» в ЭДО

С какими операторами работает ЭДО?

К ЭДО вы можете подключиться через следующих операторов:

• «Такском»
• «Линк-Сервис»
• «СКБ Контур»
• АО НИИАС
• Synerdocs
• «ТаксНет»
• АО НТЦ СТЭК

Группы в ЭДО

Для удобства пользователей при работе с документами в «1С-ЭДО» существует разделение на различные группы. Вид группы зависит от статуса события, например: формирование, обработка, контроль и др.

Виды групп в ЭДО:

• «Сформировать» – в эту группу помещают документы из информационной базы, для которых необходимо сформировать электронные документы.
• «Обработать» – здесь находятся ЭДО, для которых требуются действия с вашей стороны. Например, утвердить или подписать.
• «Утвердить» – ЭДО, которые необходимо утвердить.
• «Подписать» – электронные документы, которые ожидают подписания.
• «Уточнить» – электронные документы, отклоненные получателем и требующие корректировки.
• «Исправить» – отправленные электронные документы, требующие исправления, а также это могут быть исходящие файлы, которые по какой-то причине не получилось отправить.
• «Отправить» – готовые к отправке пакеты ЭДО.
• «На контроле» – здесь находятся отправленные электронные документы, для которых ожидаются действия со стороны других участников обмена. Это может быть как получатель, так оператор ЭДО.
• «Разобрать» – пакеты ЭДО, которые были получены, но не распознаны программой по какой-то причине.

Какие преимущества дает внедрение ЭДО?

• ЭДО «1С» поможет забыть о ручном составлении документов и бумажной волоките.
• Сервис экономит время сотрудников и позволяет в разы ускорить документооборот в компании.
• С помощью ЭДО сохраняются средства из бюджета, которые обычно приходится тратить на почтовые отправления и оплату работы курьера.
• Повышается скорость обработки входящих документов. Все входящие счета-фактуры и акты сразу попадают в вашу учетную систему, остается только проверить корректность данных и «провести» полученный документ.
• ЭДО снижает вероятность ошибок при вводе.
• Переход на электронный документооборот сэкономит место в офисе благодаря избавлению от бумажного архива и громоздких папок с бумагами.
• Вы будете всегда в курсе того, получен ли ваш документ, т.к. любому электронному документу присваивается соответствующий статус.
• Электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, что и бумажные. Вы с легкостью можете предоставить его в контролирующие органы по защищенным каналам связи.

Выводы

Электронный документооборот с каждым годом становится все более популярным способом обмена документацией. Это просто, удобно и современно! Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программ «1С». Больше не нужно ничего печатать, хранить громоздкие папки, арендовать архивы, тратиться на доставку, бумагу и канцелярию. Более того, пользователи «1С» могут работать с 1С:ЭДО на выгодных условиях — льготная отправка пакетов входит в подписку ИТС (ИТС ТЕХНО – 50 пакетов в месяц, ИТС ПРОФ – 100 пакетов в месяц).

Если у вас остались вопросы по работе с сервисом 1С:ЭДО или требуется помощь по настройке и подключению сервиса, вы всегда можете обратиться к нам.

Приятного использования ЭДО!

Автор Людмила Пашковская

Руководитель Службы электронного документооборота.

Руководитель Службы электронного документооборота.

Источник: www.1ab.ru

Соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами

Составьте грамотное соглашение об электронном документообороте между юридическими лицами по образцу 2023 года. Заполненный бланк соглашения об электронном документообороте (ЭДО) по договору можно скачать в формате Word или PDF.

Дата актуализации: 2023-09-04
Полезная информация
Соглашение об электронном документообороте

• наименование и реквизиты основной сделки (договора), на основании которой заключается соглашение;
• место и дата подписания соглашения;
• сведения о сторонах (юридических или физических лиц);
• термины и определения, которые содержатся в тексте;
• предмет соглашения (необходимо указать цель заключения документа);
• способы осуществления документооборота;
• формы и форматы электронных документов;
• порядок организации электронного документооборота;
• прочие условия;
• срок действия соглашения;
• порядок разрешения споров.

Соглашение заверяется подписями обеих сторон сделки.

Соглашение об электронном документообороте

Соглашениеоб электронном документообороте

и , являясь Сторонами № от г. (далее — «Договор»), заключили настоящее Соглашение об электронном документообороте к о нижеследующем:

Термины

Идентификация- установление личности уполномоченного лица при осуществлении ЭД.

Информационная система ЭД- совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Оператор информационной системы ЭД- гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в рамках которой осуществляется ЭД.

Пользователь- уполномоченное лицо Стороны, обладатель ключей электронной подписи для использования в информационной системе ЭД.

Уполномоченное лицо- гражданин, являющийся Стороной Договора или представителем Стороны, уполномоченный Стороной на совершение сделки или иного юридического действия от имени Стороны в рамках ЭД.

Электронный документ- документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Электронный документооборот (ЭД)- создание и/или отправка электронных документов между Сторонами по телекоммуникационным каналам связи.

Термины и понятия, не определенные Соглашением, определяются в значениях, установленных законодательством Российской Федерации.

Термины и понятия, относящиеся к электронной подписи, используются в значении, указанном в Федеральном законе от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи» (далее — Закон об электронной подписи).

Предмет Соглашения

Соглашение регулирует отношения Сторон, возникающие в связи с ЭД в ходе исполнения Сторонами Договора.

В рамках ЭД производится, в частности:

обмен документами и юридически значимыми сообщениями по заключенному Договору.

направление претензий и иных документов, направленных на урегулирование спора по Договору.

Способы осуществления ЭД

путем передачи сообщений электронной почты через Интернет.

через Оператора ЭД и с учетом установленных им правил.

Способы идентификации и аутентификации уполномоченных лиц

Идентификация и аутентификация уполномоченных лиц при совершении ими сделок или иных юридических действий осуществляется с помощью любых электронных и иных технических средств и способов, применимых с учетом выбранных Сторонами способов осуществления ЭД. Требование о наличии подписи при совершении сделки считается выполненным, если использован любой способ, позволяющий достоверно определить лицо, выразившее волю.

Идентификация и аутентификация уполномоченных лиц при осуществлении обмена Сторонами счетами-фактурами и универсальными передаточными актами (УПД) в электронной форме с участием Оператора ЭД осуществляется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи уполномоченного лица.

Формы и форматы документов

Стороны в порядке п. 1 ст. 169 НК РФ согласны на обмен в рамках ЭД счетами-фактурами и универсальными передаточными документами (УПД), в том числе, со статусом “1”. При выставлении и получении счетов-фактур в электронной форме Стороны руководствуются Порядком выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утвержденным приказом Приказ Минфина России от 10.11.2015 N 174н, а также утвержденными федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, форматами представления счета-фактуры, УПД, корректировочного счета-фактуры в электронной форме.

Электронные документы, формат представления которых не установлен нормативными актами, Договором или настоящим Соглашением, оформляются в виде/способом:

электронных образов документов, предварительно составленных на бумажном носителе, в формате pdf. Электронный образ документа должен обеспечивать визуальную идентичность его бумажному оригиналу в масштабе 1:1. Качество представленных электронных образов документов должно позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Если бумажный документ состоит из двух и более листов, электронный образ такого бумажного документа формируется в виде одного файла. Для сканирования документов необходимо использовать режим сканирования документа «оттенки серого» с разрешением 300 dpi

Если Договором или иным соглашением Сторон предусмотрена бумажная форма документа или специальный способ его направления (например, заказным письмом), такой документ может быть также направлен в форме электронного документа исключительно в целях оперативного информирования другой Стороны, но не в целях наступления юридических последствий для получателя.

— если иное не предусмотрено Соглашением, оформлять документы на бумажном носителе вместо электронных документов,

— если иное не установлено законом, дополнительно к электронным документам обмениваться бумажными экземплярами документов, подписанными собственноручной подписью Сторон. Запрос Стороны о предоставлении документа в бумажном виде должен быть удовлетворен другой Стороной в течение ( ) дней с момента его получения.

Организация ЭД через Оператора ЭД

При организации ЭД через Оператора ЭД каждая Сторона вправе самостоятельно выбрать Оператора ЭД.

Стороны обязуются обеспечить подключение к системе электронного документооборота оператора ЭД, в том числе заключить соответствующие договоры, оформить и представить оператору ЭД заявление об участии в электронном документообороте, а также получить у оператора идентификатор участника обмена, реквизиты доступа и другие необходимые данные, уведомить об этом другую Сторону (с указанием идентификатора участника обмена), а также осуществить тестовый обмен документами.

В случае, если Стороны пользуются услугами различных Операторов ЭД, такие Операторы должны соответствовать следующим критериям: между операторами обеспечено роуминговое взаимодействие; операторами подтверждена техническая возможность для приема и передачи электронных документов. В случае прекращения роуминговых отношений между Операторами ЭД, услугами которых пользуются Стороны, в случае невозможности обмена электронными документами вследствие прекращения таких отношений, а также в случае, если Сторона, являющаяся продавцом (исполнителем), не предоставила согласие на предоставление формируемых ею документов Оператору ЭД, услугами которого пользуется другая Сторона, Стороны осуществляют обмен документами на бумажном носителе с подписанием их собственноручной подписью. В случае, если Сторона намеревается сменить Оператора ЭД, такая Сторона обязана до начала обмена электронными документами посредством нового оператора электронного документооборота предоставить другой Стороне документы и сведения, предусмотренные пунктом 6.2 Соглашения, а также осуществить тестовый обмен электронными документами.

Сторона формирует необходимый документ в электронном виде, подписывает его электронной подписью, направляет файл с документом в электронном виде в адрес другой Стороны через Оператора ЭД и сохраняет подписанный электронный документ.

Стороны обязуются не позднее следующего рабочего дня с момента получения документа обмениваться извещениями в электронном виде о получении и отправке документов.

Если Сторона не получила в установленный срок любое из положенных подтверждений Оператора ЭД или файл с документом, он сообщает о данном факте Оператору ЭД.

В случае необходимости внесения корректировок в подписанный электронный документ, направляющая Сторона направляет откорректированный документ и информационное письмо получающей Стороне в порядке, установленном Оператором ЭД.

Электронные первичные учетные документы должны быть переданы единым пакетом по каждой партии товаров, этапу работ/услуг.

Электронный документ считается доставленным Стороне при получении направляющей Стороной подтверждения поступления электронного документа от Оператора ЭД, с которым у получающей Стороны заключен договор. Указанное подтверждение должно быть подписано электронной подписью Оператора ЭД с указанием даты и времени поступления акта об оказании услуги такому Оператору.

Если направляющая Сторона не получила от получающей Стороны или Оператора ЭД извещение о получении электронного документа в течение с момента его направления, направляющая Сторона оформляет документ на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.

Электронные документы хранятся в информационной системе Оператора ЭД по адресу с возможностью доступа к ним каждой из Сторон.

Тестовый период

В целях проверки работоспособности или совместимости технических средств Сторон и/или оператора информационной систем ЭД, Стороны устанавливают тестовый период, в течение которого обмен документов в электронном виде дублируется бумажными экземплярами.

Тестовый период устанавливается в течение ( ) с даты первого обмена документами в электронном виде.

Положительным результатом тестового периода является отсутствие ошибок и замечаний Сторон к процессу ЭД, при достижении которого Стороны прекращают дублировать ЭД бумажным.

Порядок получения и использования электронной подписи

Усиленная квалифицированная электронная подпись

Удостоверяющий центр, выдающий сертификаты усиленной квалифицированной электронной подписи: .

Удостоверяющий центр, выдающий сертификаты усиленной квалифицированной электронной подписи — оператор информационной системы ЭД.

Общие правила использования электронной подписи

Электронный документ должен быть подписан электронной подписью лица, которое указано в тексте электронного документа как лицо, его подписавшее.

В случае оспаривания любой из Сторон действительности электронной подписи, такая электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда, вступившим в законную силу, не будет установлено иное.

Иные права и обязанности Сторон

информировать друг друга о невозможности обмена электронными документами по техническим причинам, а также приложить все усилия к устранению причин невозможности осуществления ЭД и после их устранения уведомить другую Сторону о возобновлении электронного документооборота с указанием соответствующей даты. В период действия такого временного сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.

своевременно уведомлять другую Сторону об изменении любых сведений, в случае, если изменение таких сведений может повлиять на своевременное получение или направление такой Стороной любой информации.

самостоятельно обеспечивать хранение направленных и полученных электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

Стороны вправе запросить любое применимое подтверждение получения электронного документа от другой Стороны.

Цена Соглашения

Обязательства по настоящему Соглашению исполняются без уплаты вознаграждения какой-либо Стороне.

Стороны самостоятельно несут расходы по исполнению Соглашения.

Срок действия Соглашения

Соглашение вступает в силу с момента заключения .

Соглашение распространяется на отношения Сторон по предмету Соглашения с

Ответственность Сторон

Стороны несут ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по Соглашению в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Риск неправомерного подписания электронного документа электронной подписью несет Сторона, уполномоченный представитель которой является владельцем сертификата ключа проверки электронной подписи.

Сторона, нарушившая условия о конфиденциальности ключа электронной подписи, обязана возместить другой Стороне возникшие в результате такого нарушения убытки, которые возникли у другой Стороны до момента официального уведомления об аннулировании ключа электронной подписи и отзыве конкретных документов, подписанных указанным ключом.

Изменение и расторжение Соглашения

Соглашение может быть изменено или расторгнуто по соглашению Сторон либо по требованию одной из Сторон по основаниям и в порядке, которые предусмотрены законодательством Российской Федерации или Договором.

Каждая из Сторон вправе отказаться от исполнения Соглашения в одностороннем порядке (расторгнуть Соглашение) в любой момент без объяснения причин отказа, письменно уведомив об этом другую Сторону. При одностороннем отказе от исполнения, Соглашение считается расторгнутым по истечении ( ) календарных дней с момента получения одной Стороной уведомления о расторжении от другой Стороны.

Источник: www.freshdoc.ru