Что включает в себя штатное расписание

Штатное расписание (ШтР) предприятия, организации, фирмы — это нормативный документ для внутреннего использования. Здесь указываются должности (специальности и профессии), по каждой из которой приведены сведения о сумме оклада, надбавках, а также о количестве штатных единиц. Составляется штат, как правило, на год.

Обычно ШтР заполняет экономист по труду. Если такой должности не предусмотрено в организации, то назначается иное ответственное лицо за составление и разработку штатного расписания. Это может быть кадровик, секретарь, бухгалтер. Утверждает ответственного руководитель.

Когда расписание штата разработано, для его утверждения издают приказ, он подписывается руководством организации. После введения и утверждения штатрасписания, все дополнения и изменения, вносимые в штатное расписание должны так же утверждаться соответствующими приказами.

Составляется и разрабатывается штатрасписание по унифицированной форме № Т-3. Прямого указания на его наличие в законодательстве РФ нет, данный документ лишь рекомендуется к использованию, и каждое предприятие может адаптировать его под себя. Однако отсутствие данного документа может грозить штрафными санкциями, так как данный факт расценивается как прямое нарушение трудового законодательства (статья 57 ТК РФ, статья 15 ТК РФ, статья 5.27 КоАП России).

Что такое штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3? Пошаговая инструкция

Рассмотрим структуру формы № Т-3.

Документ начинается с шапки, или вводной части. Здесь указывается полное наименование организации (оно обязано соответствовать учредительным документам), а в скобках пишется сокращённое название фирмы (если оно есть).

Также прописывается код по ОКПО (8-ми разрядный номер идентификации организации, фирмы или предприятия). Код по ОКПО можно найти в информационном письме органа гос. статистики.

Не стоит забывать и о номере штатного расписания и дата его составлении, временном интервале, в течение которого документ будет использоваться (обычно устанавливают один год) а также дату начала действия данного штатрасписания.

Кроме того, нужно указать регистрационные данные приказа об утверждении данного штатного расписания (дата утверждения, номер приказа), штатное количество (единиц).

Далее указывается наименование структурного подразделения (их код). Обычно подразделения прописываются, начиная с высших звеньев организации (администрации) и заканчивают обслуживающим персоналом.

Важно правильно указать наименование должностей (специальностей, профессий). Следует отметить, что у рабочих – профессия, а у служащих – должность (согласно ст. 144 ТК РФ). При заполнении данного столбца рекомендуется руководствоваться тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих.

Например, заполнить можно так:

• генеральный директор;
• коммерческий директор;
• финансовый директор;
• директор по развитию.

• главный бухгалтер;
• заместитель главного бухгалтера;
• бухгалтер по разным направлениям (по финансовому учёту, по материалам, по заработной плате и прочие).

Отдел кадров (003):

Штатное расписание в 1С 8.3 Бухгалтерия — где найти, как составить

• начальник отдела кадров;
• секретарь;
• другие кадровые работники.

Юридический отдел (004):

• начальник юридического отдела;
• юрист (по разным направлениям).

Планово-экономический отдел (005):

• начальник планово-экономического отдела;
• экономист по разным направлениям (например, по труду)

Отдел продаж (006):

• начальник отдела продаж;
• специалист отдела продаж.

Отдел снабжения (007):

• начальник отдела снабжения;
• специалист отдела снабжения.

Отдел маркетинга (008):

• начальник отдела маркетинга;
• специалист отдела маркетинга.

Участок (заготовки, обработки, комплектования и тому подобные):

• профессии рабочих по разным направлениям

Младший обслуживающий персонал:

Далее указывается тарифная ставка (то есть сумма оклада). Не допускаются значения «от…до», ставится только одно фиксированное значение.

Наличие, а также размер надбавки – еще один пункт, о котором стоит рассказать подробней. Надбавки могут быть за сложность, за напряжённость, за выслугу лет, за ненормированный рабочий день, частые командировки, наличие определённых уникальных навыков. Данные надбавки (за что надбавка и какой процент) устанавливаются на усмотрение руководства, если они не противоречат законодательству РФ.

Как только расписание штата разработано, его следует утвердить приказом. В данном приказе отражаются и прописываются: срок ввода ШтР в действие, а также указывается круг лиц, на которых возлагаются обязанности по исполнению и контролю данного приказа.

Как правило, это:

• руководитель (начальник) кадровой службы;
• главный бухгалтер.

Внесение изменений

Изменения, а также дополнения разрешено вносить в любое время в течение всего периода действия документа. При небольших корректировках штатрасписания изменения вносят с помощью издания приказа: «О внесении изменений в штатное расписание».

В данном документе (приказе) должны быть прописаны причины внесения изменений (к примеру, такие, как: реорганизация, оптимизация деятельности структурных подразделений, пересмотр оклада, дополнения и изменения в законодательстве, ввод новых должностей или отделов и прочие), дата издания приказа и дата вступления указанных изменений в силу. Подпись в приказе ставит руководитель фирмы или уполномоченное на то лицо.

Если изменений много, целесообразней будет заменить само штатное расписание. Для этого издают и утверждают штатное расписание в новой редакции.

Стоит заметить, что при внесении изменений в расписание штата должны быть сделаны корректирующие записи и в документы, связанные с данными изменениями. Например, при изменении названия должности идентичные записи должны быть занесены в трудовую книжку, личную карточку, трудовой договор (при этом изменения оформляются дополнительным соглашением к трудовому договору) работника.

Также надо помнить о соблюдении сроков уведомления и ознакомления работников предприятия под подпись. Обратите внимание: даже если персонал ознакомлен с изменениями в штатном расписании, это в любом случае не является основанием для внесения изменений в трудовой договор (издание доп.соглашения), так как работник может быть не согласен с новыми условиями.

Для чего необходимо штатное расписание

Грамотно составленное штатное расписание упрощает работу как административно-управленческого персонала, так и проверяющих органов (налоговые органы, трудовые инспекции), так как в данном расписании собрана почти вся информация по сотрудникам (структура и состав организации, должности, численность, размер окладов, тарифные ставки работников, надбавки). Так же штатное расписание может подтвердить обоснованность действий администрации предприятия, помочь при рассмотрении трудовых споров в суде.

Где используется штатное расписание.

Руководствуясь штатным расписанием, работники кадровой и юридической служб составляют трудовые договоры с сотрудниками организации. Бухгалтерия, основываясь на информации указанной в штатном расписании, рассчитывает заработную плату работников, составляет отчеты в различные государственные контролирующие органы. Делопроизводителям штатное расписание позволяет упростить работу с документами (приказами), так как каждому подразделению присваивается определённый код (он указывает на иерархию, «место» отдела в организации), который используют при нумерации документооборота организации.

Штатное расписание является очень важным документом, который помогает в управлении, планировании и контроле деятельности любой организации.

Примеры для скачивания

Предлагаем вам скачать образец штатного расписания и заполнить его на основе данных конкретной организации.

Источник: delosmelo.ru

Штатное расписание — важный кадровый документ, который содержит наиболее полную информацию обо всем, что касается персонала организации. Данные в нем представлены в разрезе структурных подразделений и отдельных штатных единиц с указанием их количества и основных данных по каждой позиции, таких как занимаемая должность, размер заработной платы и прочее. Основная ценность этого документа состоит в том, что он является удобным инструментом не только учета, но и управления структурой персонала предприятия, так как на основании содержащейся в нем информации очень удобно проводить анализ показателей, характеризующих эффективность труда, а также разрабатывать пути оптимизации использования трудовых ресурсов.

Утвержденных окладах и надбавках.

Прочую необходимую информацию.

Штатное расписание содержит свод важнейшей информации о персонале, как по всей организации, так и по ее структурным и штатным единицам. Таким образом, наряду с выполнением задач кадрового учета, оно обеспечивает информативную базу для эффективной работы в области управления кадрами. Полнота и детализация данных, представленных в этом документе, служит основанием для разработки и принятия управленческих решений на всех уровнях.

В качестве основных функций штатного расписания можно выделить несколько. Штатное расписание:

Демонстрирует действующую на предприятии организационную структуру.

Является одним из важнейших источников информации для анализа существующей кадровой структуры.

Содержит данные о численности персонала в целом по предприятию и в разрезе подразделений и должностей.

Предоставляет срез информации об оплате труда.

Отражает текущие потребности в размещении вакансий.

Составление и хранение штатного расписания

Штатное расписание на предприятии может составляться любым сотрудником, на которого руководство возложило данную функцию. Назначение работника, ответственного за выполнение данной функции, устанавливается приказом по организации. Аналогичным образом закрепляется и сама форма штатного расписания, при этом в приказе (распоряжении) руководителя предприятия о его утверждении в обязательном порядке указываются все входящие в его состав реквизиты. Штатное расписание составляется без уточнения фамилий и других индивидуальных признаков сотрудников, работающих на предприятии, и содержит информацию об организационной структуре с указанием их должностей, а также наименований структурных подразделений.

Каких либо требований в отношении срока, на протяжении которого может действовать штатное расписание, в законодательных актах Российской Федерации не установлено. Это означает, что каждая организация вправе самостоятельно определять периодичность его утверждения исходя из специфики своей деятельности.

Что касается сроков хранения штатных расписаний, то они определены в Перечне типовых управленческих архивных документов следующим образом: Для учреждений, документы которых поступают в государственные архивы — постоянно. Для прочих организаций — в течение трех лет.

Источник: www.studwood.net

Штатное расписание, примеры заполнения формы Т-3

Библиотека

Хотя законодательно обязанность заполнения штатного расписания не закреплена, проверяющие органы преимущественно расценивают отсутствие его как нарушение законов. Во избежание недоразумений руководителям не стоит пренебрегать этим важным первичным документом. Хотя бы потому, что он полезен для предприятий во многих отношениях. Давайте разберемся, в каких именно, а также кратко рассмотрим правила заполнения формы Т-3.

Основные понятия

[ads1]
[attention type=yellow]Штатное расписание является нормативным документом, корректность заполнения которого законодательно закреплена в Постановлении «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 г.[/attention]

Термины, которые используются в Постановлении, предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Штат – состав работников данной организации, который планируется иметь в распоряжении в определенный промежуток времени.

Следовательно, штатное расписание отражает следующие моменты:

• структуру предприятия (иерархическую подчиненность отдельных цехов или взаимодействие по горизонтали);
• штатный состав (перечень должностей, необходимых для нормального функционирования предприятия);
• численность сотрудников;
• размер заработной платы и надбавки к ней.

Для чего нужно штатное расписание?

Отметим некоторые положительные моменты:

• штатное расписание облегчает кадровый анализ предприятия;
• позволяет видеть полную картину по оплате труда работников;
• набор или увольнение сотрудников осуществляются в соответствии со штатным расписанием;
• решаются в суде спорные вопросы, касающиеся сокращения численности работников либо отказа от трудоустройства;
• трудовой договор составляется на основании данных штатного расписания (ТК РФ, статья 15 и 57).

Пример штатного расписания по форме Т-3

Форма Т-3: как заполнять?

Как заполнить правильно форму Т-3? «Шапка» или верхушка штатного расписания включает в себя следующие пункты:

• наименование организации. Должно точно совпадать с наименованием, указанным в учредительных документах организации;
• код ОКПО;
• номер документа. На каждом предприятии может применяться своя система нумерации документов. И штатное расписание не исключение. Номер может содержать буквенно-цифровое обозначение или просто цифровое;
• дата составления (не путать с датой начала действия – смотри следующий пункт);
• срок действия (для штатного расписания обычно год);
• дата и номер приказа, вводящего в действие штатное расписание.

Порядок заполнения колонок (номер пункта соответствует номеру колонки в таблице формы Т-3).

1. Наименование структурного подразделения. Для государственных предприятий обязательно соблюдение нормативов наименований. Наименования некоторых подразделений являются показателем для льгот, которые могут получить работники определенных профессий при выходе на пенсию.Для коммерческих структур позволительно не придерживаться нормативов в наименовании подразделений, но желательно не использовать слова иностранного происхождения.
2. Код подразделения. Присваивает организация. Коды должны отражать иерархию подразделений: цехов, отделов и групп.
3. Должность. В государственных организациях колонка заполняется в соответствии с классификаторами специальностей. Коммерческим организациям можно использовать свои наименования, но рекомендуется также пользоваться справочниками. Как правило, внутри одного отделения список должностей выполняется в иерархическом порядке. Наименование должности в штатном расписании должно совпадать с наименованием ее в трудовом договоре.
4. Количество штатных единиц. Для бюджетных организаций эта цифра является расчетной. Коммерческие опять же имеют свободу в том, сколько работников назначать для того или иного структурного подразделения. Подразумеваются не конкретные люди, а степень необходимости штатной единицы, поэтому в этой колонке могут быть указаны не целые числа, а доли с шагом 0,25.
5. Тарифная ставка или оклад. Месячная зарплата в рублях. Определение оклада или тарифной ставки регламентируется Трудовым кодексом РФ, статьи 129, 133. Не допускается указание в пятой колонке диапазона заработной платы. Указывается основная ставка. Для отражения изменений размера заработной платы в течение срока действия штатного расписания используются следующие колонки.

Колонки с 6 по 8 заполняются в рублях или процентах (пользуйтесь сервисом procentov-ot-chisla.ru). В эти колонки вносятся данные о всевозможных надбавках к зарплате. Размер надбавок зависит от многих факторов, например:

• определенные (вредные) условия труда;
• нестандартный режим работы;
• системы премирования и поощрения на конкретном предприятии;
• нормы, установленные законодательством РФ.

Колонка 9 является расчетной. В нее вносится произведение данных колонки 4 и суммы данных колонок с 5-ю по 8-ю включительно.
[blockquote_gray] Возможно вам так же пригодится пример написания и назначение служебной записки, а так же ответы на вопросы по стажировке на рабочем месте.

К чему обязывает ТК РФ работодателя? Права и обязанности сторон.[/blockquote_gray]

Порядок составления и утверждения формы Т-3

[ads3]
Квалификационный справочник должностей возлагает обязанность составлять штатное расписание на экономиста по труду. В связи с частым отсутствием такой должности на предприятии, иногда составляет этот документ работник отдела кадров. На тех предприятиях, где нет кадровых работников, форму Т-3 обычно заполняют сотрудники бухгалтерии или даже руководитель.

[attention type=green]Независимо от того, кто заполнял и составлял штатное расписание, его должны заверить и подписать главный бухгалтер и руководитель предприятия.[/attention]

Утверждает составленный документ руководитель предприятия. Для этого обязательно оформление приказа. Номер приказа проставляется в отдельной графе формы Т-3. Эта графа также является итоговой для количества штатных единиц предприятия и месячного фонда заработной платы. В приказе указывается дата введения в действие штатного расписания.

Форма Т-3 обычно составляется сроком на один год. Однако в крупных предприятиях этот срок может быть меньше года. Кроме того, чтобы не составлять заново штатное расписание в течение года, предприятие имеет право вносить изменения в уже составленный документ. Такие изменения оформляются приказом руководителя. В приказе обязательно указывается обоснование изменений, например, реорганизация, сокращение или расширение производства.

Источник: wearpro.ru