Лебедева, А. А. Сущностная характеристика понятия «тайм-менеджмент» / А. А. Лебедева. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2020. — № 46 (336). — С. 96-99. — URL: https://moluch.ru/archive/336/75002/ (дата обращения: 16.09.2023).
В статье представлен анализ разных подходов к трактовке термина «тайм-менеджмент». Рассмотрено понятие «тайм-менеджмент» как процесс и как система. Дана характеристика типов тайм-менеджмента.
Ключевые слова: время, управление временем, тайм-менеджмент, повышение эффективности.
В переводе с английского языка «тайм-менеджмент» означает «управление временем». Тайм-менеджмент включает в себя всю совокупность технологий планирования работы сотрудника организации, которые применяются сотрудником самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени и повышения подконтрольности возрастающего объема задач [8]. Иногда для обозначения таких технологий применяются также термины «самоменеджмент», «персональная (личная) организация труда», «управление временем», «организация времени».
Сегодня в отечественном менеджменте существует множество подходов к трактовке термина «тайм-менеджмент».
По мнению А. Ю. Мыздриковой тайм-менеджмент — это технология:
– направленная на организацию времени и повышение эффективности его использования (самое распространенное и общепризнанное определение) [1];
– помогающая организовать деятельность, акцентируя внимание на необратимости времени (более широкое понимание) [3];
– позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с целями и ценностями [2];
– представляющая собой определенный набор способов и методов, направленный на сокращение временных затрат и выполнение каких-либо дел без потери качества [14].
М. Н. Гнатив пишет, что тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определенные виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность [6].
Разными
Правильное использование имеющегося времени — крайне полезный навык, от которого зависит эффективность организации многих процессов. Для продуктивного управления рекомендуется применять технологию тайм-менеджмента.
Чтобы успешно включить управление личным временем в свою жизнь, необходимо внимательно изучить основные правила и методики тайм-менеджмента.
Что такое тайм-менеджмент
Тайм-менеджмент представляет собой технологию по организации и управлению, которая позволяет повысить эффективность использования времени. Среди основных методик по организации управления выделяют:
- тактическое планирование;
- рациональный подход к привычкам;
- правильное определение приоритетов.
Если начать тайм-менеджмент и правильно встроить все его принципы, можно значительно повысить продуктивность в любых начинаниях.
Как тайм-менеджмент повлиял на мою жизнь
Если на постоянной основе начать грамотно управлять своими временными ресурсами, то это сильно повлияет на жизнь. Подробнее о моих изменениях в разных сферах за 5 лет в таблице:
Среди основных правил тайм-менеджмента, которых потребуется придерживаться, выделяют:
1. Своевременное приготовление к предстоящей работе. Не следует откладывать на потом важную работу. Если вовремя начинать подготовку и определить время старта и окончания, будет легче справиться с заданием.
2. Сохранение порядка и в голове, и в комнате. Очень часто специалисты отмечают взаимосвязь с порядком в комнате, на рабочем столе и в помещении с продуктивностью.
3. Недопущение многозадачности. На первый взгляд выполнение нескольких задач одновременно может показаться продуктивным занятием. Однако на деле не рекомендуется распыляться на несколько видов деятельности.
4. Избегание прокрастинации. Откладывание любого занятия допустимо только при наличии веской причины или реальной сильной усталости. Чаще всего прокрастинация возникает при чрезмерно загруженном графике или при осознании масштаба задачи.
5. Планирование действий. План действий составляется с учетом среднего времени выполнения той или иной задачи. Если работать по четкому распорядку в среднем темпе, значительно повышается эффективность.
6. Исключение отвлекающих факторов. Следует избавиться от всех раздражителей, а также контролировать использование гаджетов. В плане следует предусмотреть период, когда пользоваться компьютером или смартфоном для просмотра развлекательного контента допустимо.
7. Правильный цикл отдых-бодрствование. Ложиться спать и просыпаться необходимо примерно в одно и то же время ежедневно. Без качественного сна, длинною 7-8 часов, сложно продемонстрировать максимальную эффективность.
8. Разбитие сложных задач на маленькие блоки. Осознание размера и сложности выполнения поставленной цели может привести к фрустрации и прокрастинации. Чтобы не допустить этого, необходимо разбивать задачу на блоки.
9. Установка крайних сроков для выполнения того или иного задания. Наличие дедлайнов на каждый этап выполнения работ позволит вовремя заканчивать крупные проекты.
Рекомендуется начать тайм-менеджмент с соблюдения правил от простых к сложным. Вначале нужно налаживать общий распорядок дня и создавать простые планы. По мере совершенствования навыка управления временем можно начинать применять более сложные методы и техники.
Чем больше будет использовано правил и способов построения высокоэффективного плана, тем быстрее и проще удастся добиться качественного управления временем.
Наличие четкого плана — неотъемлемая черта управления временем. При составлении собственного графика за основу вначале можно использовать готовый шаблон. По мере совершенствования собственных навыков появляется понимание, сколько требует времени та или иная задача.
Постановка целей и планов на год
Вначале определяются долгосрочные цели. Сюда могут быть включены следующие задачи:
- достижение определенного месячного заработка или устройство на желаемую должность;
- улучшение физической формы (избавление от лишних килограммов или набор мышц);
- путешествие;
- избавление от вредной привычки;
- работа по устранению негативных черт характера;
- челлендж не пить алкоголь/не курить или не заниматься любым другим негативным занятием в течение 100 из 365 дней.
В плане тайм-менеджмента на год определяются общие цели, которые точно можно достичь за год. После этого устанавливается, какие действия нужно предпринять для их достижения. Физическая активность и хобби включаются в общий план в свободные временные промежутки в течение дня.
Постановка целей и планов на месяц
В плане на месяц отражаются следующие задачи:
- повседневная рутина, которую хотелось бы начать выполнять (глажка, стирка, уборка, приготовление пищи);
- проекты по работе с дедлайнами;
- отдельные этапы более крупных целей (например, если главная цель на год — похудеть, то в месячном плане отражаются изменения в питании и физическая активность).
В течение первого месяца многие новые занятия станут привычкой. Их станет гораздо проще выполнять в последующее время.
Постановка целей и планов на неделю
Чтобы составить план на неделю, следует оценить текущую степень загруженности, а также учитывать поставленные месячные и годовые цели. В недельный план включается:
- распорядок дня;
- места, которые потребуется посетить (магазин для закупок, спортивный зал, кафе, кинотеатр);
- этапы крупных проектов и сроки на выполнение.
Если в течение месяца нужно сдать крупный проект, то его следует разбить на фрагменты. В течение каждой недели нужно выполнять примерно 25%, после чего осуществлять проверку и контроль. В недельном плане обязательно должен быть отражен объем работы, которую потребуется сделать.
Постановка целей планов на день
Ежедневный план представляет собой четкий распорядок дня, в котором отражается следующая информация:
- подъем;
- время на сборы и завтрак;
- дорога до работы;
- обед и перерыв;
- время на хобби, уборку и домашние задачи;
- ужин;
- отбой.
В ежедневном плане должно быть отражено время на выполнение каждой задачи. Можно использовать стандартный распорядок дня. Непосредственно перед нужным днем в шаблон вносятся необходимые изменения. При наличии возможности можно составлять подробный распорядок на неделю.
№2. Сроки достижения
Цель не имеет смысла, если не определять сроки достижения. У новичков часто возникают сложности с определением времени на выполнение задания. Выставляются либо слишком длительные, либо слишком короткие сроки. В итоге поставленная задача не реализуется.
Чтобы не испытывать проблем, необходимо проверить свою цель на соответствие следующим критериям:
- реальность;
- конкретность;
- возможность достижения.
В интернете изучается практическая информация про то, сколько люди в среднем тратят на выполнение похожих задач. Например, обучиться водить машину и получить водительские права можно за 3-6 месяцев.
№3. Приоритеты
После составления годового плана следует определить более и менее приоритетные задачи. У каждого человека имеются ограничения во времени, поэтому следует грамотно включить каждое действие в план.
У каждой цели есть собственные временные пороги. Например, английский язык нет смысла изучать, если не удается выделить ему хотя бы 5 минут в день. Если изучение языка — приоритетная задача, то ему можно уделять более 30-60 минут в день. Те же правила действуют для спорта и освоения дополнительной профессии.
Обычно в течение года удается достигать 1 приоритетной цели и делать существенный прогресс в 2-3 низкоприоритетных.Чтобы определить приоритеты, можно использовать специальные методики тайм-менеджмента.
Эффективные техники и методики тайм-менеджмента
По управлению временем написано огромное количество книг. Чтобы начать тайм-менеджмент, необходимо воспользоваться одной или несколькими следующих методик:
1) Упорядочение планов дня по методу «Альпы»
Суть метода заключается в точном подсчете времени на выполнение задач, а также использовании рабочего времени 60/40. Если человек работает 8 часов в день, то на решение повседневных рабочих задач у него есть 5 часов. Оставшиеся 3 часа резервируются для решения форс-мажоров и непредвиденных дел. Ежедневный рабочий план формируется таким образом, чтобы его выполнение заняло около 5 часов.
2) Техника АБВГД
Методика разделения задач по приоритетности от А до Д. Задача А определяется как то, что необходимо сделать максимально быстро, иначе возникнут серьезные последствия. Б — задача, которую следовало бы выполнить, но при этом последствия невыполнения будут мягкими. В — что-то, что было бы выгодно выполнить, но при невыполнении не возникнет никаких последствий. Г — работа, которую можно без страха поручить другому. Д — задача, которую можно не выполнять и удалить из перечня дел из-за потери актуальности.
3) Матрица Эйзенхауэра
Метод представляет собой использование специальной матрицы, состоящей из четырех квадратов. Первые два представляют собой важные срочные и несрочные задания, вторые два — неважные срочные и несрочные задачи. В каждый квадрат выписываются цели. После этого, в зависимости от того, где находится задача, она включается в план действий с нужным приоритетом. Матрица хорошо подходит для создания годового и месячного плана.
4) Принцип Парето