Что такое штатка в кадрах

Несмотря на кажущуюся простоту формы, вопрос «как заполнить штатное расписание» возникает достаточно часто.

Вот некоторые нюансы:

• сначала составляется проект штатного расписания, после — приказ, его утверждающий;
• вносимое наименование компании должно соответствовать данным из свидетельства о регистрации;
• при описании подразделения важно руководствоваться принятым в компании классификатором. Если такового нет, наименования указываются в алфавитном порядке либо с учетом количества сотрудников (по убыванию или возрастанию). Название должно быть полным;
• кодировка отделов берется из соответствующих приказов и распоряжений, их закрепляющих, либо из локального классификатора, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу;
• заполняя графу с должностями и профессиями, важно ориентироваться на актуальные для России классификаторы профессий (ЕТКС, ЕКС, ОКПДТР), а также избегать сокращений. Разночтения допустимы, но только не в случаях с должностями, предусматривающими различные льготы или компенсации, дополнительные обеспечения (молоком, СИЗ и так далее). Об этом гласит ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Еще важно помнить, что данные вносятся по убывающей, то есть начиная с руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Также нельзя забывать, что понятие профессии актуально для рабочих, а должности — для служащих (абз. 7 ст. 144 ТК РФ);
• наличие неполной штатной единицы отмечается в ячейке долевым выражением (посредством десятичной дроби, например 0.25, 0.5 и так далее);
• указывая оклад, надбавки и премии, следует сверяться с внутренними нормативными актами, регламентирующими заработную плату, а также законами федерального и регионального значения. В частности, ст. 133 ТК РФ запрещает устанавливать месячную заработную плату наемного лица ниже принятого в стране МРОТ, если человек добросовестно и качественно отработал положенное время. К тому же, суммы должны быть указаны в рублях. Закон о валютном регулировании прямо запрещает обратное (например, упоминание долларового эквивалента), а ТК РФ фиксирует обязанность работодателя платить зарплату в национальной валюте;
• в графе «Всего, руб.» отражается количество денежных средств, начисляемых в расчете на все рабочие единицы каждой должности (все оклады и надбавки) по прошествии календарного месяца.

Что такое штатное расписание

Это документ, в котором подробно описана вся структура организации: подразделения, отделы и прикрепленные к ним должности.

Штатное расписание: основные вопросы и спорные моменты

Чаще всего расписание составляют еще до создания компании — это наглядный проект того, как будет организована работа, какие специалисты будут к ней привлечены и каковы будут их должностные обязанности.

В Трудовом кодексе нигде напрямую не сказано, что штатное расписание законодательно необходимо, однако в статье 15 оно упоминается как один из элементов понятия трудовых отношений: если работник трудоустроен на какую-либо должность, то должен существовать структурированный перечень всех должностей.

Штатное расписание в 1С ЗУП 8 3

А в статье 57 ТК РФ говорится, что при заключении трудового договора обязательно нужно указывать функцию, которую будет исполнять специалист, «в соответствии со штатным расписанием».

Таким образом, штатное расписание обязательно.

Функции. Относится ли к обязательным документам?

Штатные расписания относят к нормативным документам, сообщающим об имеющихся на предприятии должностях. Обязательно указывают, сколько трудится человек, по каким тарифам, с какими надбавками.

Этот документ способен стать серьезным подспорьем для руководства, если началось судебное разбирательство. Все страницы документа надо не только нумеровать и шнуровать, но и закреплять печатью.

Основными функциями такого расписания становятся:

• Упрощение перевода с одной должности на другую
• Оформление правил по внутреннему распорядку на предприятии
• Официальное подтверждение всех сведений работников, которые вновь принимаются на должности
• Упрощение расчета заработной платы каждый месяц
• Контроль времени работы с грамотной организацией

Трудовой Кодекс не содержит упоминаний о том, что все предприятия должны вести расписания, но требования Роскомстата говорят о том, что документ нужен. Ведь он первичен для тех, кто учитывает и считает заработные платы для работников.

Большинство предприятий сейчас уже не отказывается от штатных расписаний. Государственные проверки первыми обращаются именно к штатным расписаниям.

В каких случаях может пригодиться штатное расписание

• Плановые и внеплановые проверки. Во время визита в компанию инспекторы ГИТ обязательно потребуют все важнейшие нормативные акты. Могут проверить соответствие должностей в трудовых договорах сотрудников и в штатном расписании. Несовпадения будут квалифицированы как нарушения статьи 5.27 КоАП РФ и могут грозить юридическому лицу штрафом до 50 тысяч рублей. Штатку также обязательно запросят сотрудники ПФР, ФСС и налоговой инспекции.
• Сокращение численности или штата. Если работодателю однажды понадобится оптимизировать штат в связи со сложной ситуацией, он сможет сделать это законно только тогда, когда есть локальный акт, полностью описывающий структуру компании.
• Работа кадровой службы. Кадровые и HR-службы могут пользоваться документом, набирая новых сотрудников. Если в расписании есть какая-либо запланированная, но незанятая вакансия, то ее необходимо закрыть.
• Работа бухгалтерии. Так как в штатном расписании указаны должностные оклады, можно сразу увидеть, каков размер месячного фонда оплаты труда. Бухгалтер может также проконтролировать размеры окладов — не ниже ли они, чем МРОТ, и не различаются ли оклады на одинаковые должности.
• Стратегия и развитие. Руководитель может пользоваться штатным расписанием как стратегическим планом по расширению поля деятельности и масштабированию проектов.

Законодательные нормы о совместительстве

Ст. ст. 60.1 и 60.2 ТК РФ предусматривают возможность работнику совмещать должности у того же или другого работодателя в свободное от выполнения основных обязанностей время, а также в течение рабочего дня выполнять оплачиваемую дополнительную работу. Таким образом, само по себе совместительство – вполне законная вещь. Но как его отражать в штатном расписании (далее — ШР)?
Здесь следует руководствоваться следующим:

• В штатном расписании должны отражаться все должности, фактически существующие в компании, по которым заключаются трудовые договора.
• Штатное расписание – это не «расстановка», в нём указываются только профессии, а не люди, их занимающие. Поэтому даже если какая-то должность занята совместителем, она всё равно должна быть указана.
• Для целей штатного расписания неважно, является ли человек внешним или внутренним совместителем. Главное, чтобы он занимал должность (хотя бы и в условиях неполного времени), и с ним был заключён трудовой договор.

Таким образом, можно сделать вывод: если совместитель занят именно как сотрудник (а не, скажем, как ИП, оказывающий организации услуги по договору, предусмотренному ГК РФ) – его рабочее место должно быть указано в штатном расписании.

Как создать штатное расписание в организации

Составить штатное расписание можно в любой момент работы компании. Для этого есть специально разработанная Росстатом форма № Т-3, однако с 2013 года она перестала быть строго обязательной — организации получили право разрабатывать бланки самостоятельно.

Однако рекомендуется штатного расписания и использовать его по крайней мере как основу, так как образец Росстата содержит все необходимые реквизиты.

Заполнить форму Т-3 может либо руководитель компании, либо сотрудник кадровой службы или бухгалтерии. Хранить и вести документ можно в электронном виде, однако рекомендуется иметь и бумажный вариант.

Когда штатное расписание спроектировано, нужно подсчитать количество штатных единиц (должностей) и суммарные оклады всех сотрудников — месячный зарплатный фонд.

Далее следует издать приказ об утверждении штатного расписания за подписью руководителя предприятия.

Сколько действует, хранится документ?

Ни один из официальных документов не содержит описания точного срока действия. Руководитель сам вправе решать этот вопрос в зависимости от своих потребностей. Обычно штатные расписания переделываются один раз каждые 12 месяцев. Дата действия документа указывается в момент составления. Если срок отсутствует, то считается, что документ бессрочный.

На основании одного из постановлений Правительства, после окончания срока действия расписание хранится в организации минимум три года. Есть еще штатные расстановки, они хранятся на протяжении 75 лет.

Расстановки по штату составляются по текущему расписанию. Расстановки – то же расписание, только в мобильной версии, и отличается более высокой содержательностью сведений по сотрудникам, по каждому из них.

Форма Т-3: инструкция по заполнению

Т-3 — наиболее распространенная унифицированная форма штатки. Она рекомендованная, но не обязательная. Это значит, вы можете внести изменения и адаптировать ее под нужды своей компании. Далее рассмотрим заполнение на примере шаблона.

Шапка документа

• Вписываем название организации, ее код по ОКПО (Общественный классификатор предприятий и организаций), номер документа и дату его составления.
• Указываем период действия штатного расписания (обычно 1 год), номер и реквизиты приказа.
• Правый нижний угол — количество должностей в документе («штатных единиц»).

Шапка штатного расписания

Основная часть

Сюда записываются все должности в организации, начиная с руководителя, в строгом иерархическом порядке. Должности, относящиеся к одному структурному подразделению, должны быть указаны друг за другом.

• Наименование структурного подразделения — например, «администрация», «бухгалтерия», «отдел разработки», «отдел продаж», «технический отдел».
• Код подразделения: 01, 02, 03 и так далее. Все должности, находящиеся в ведении одного подразделения, должны быть пронумерованы одним кодом.
• Должность сотрудника. Здесь принципиально важна формулировка должности — она должна строго соответствовать Общероссийскому классификатору профессий и должностей. Если проигнорировать это требование, у сотрудника в дальнейшем возникнут проблемы с оформлением пенсии — «сгорит» стаж по профессии, оформленной безграмотно.
• Количество штатных единиц. Например, директор может быть один, а заместителей двое.
• Оклад сотрудника.
• Надбавка за ученую степень.
• Надбавка за усиленный режим работы.
• Надбавка за повышенную ответственность.
• Суммарный доход.
• Примечание — если есть надбавки, обязательно нужно их обосновать и сослаться на нормативный акт, их предусматривающий.

Пример заполнения штатного расписания

Итог

Здесь укажите, сколько всего штатных единиц и каков месячный зарплатный фонд на предприятии.

Подписи руководителя и главного бухгалтера (с расшифровкой).

Способы нумерации

Нумерация может быть установлена двумя способами:

1. Сквозная. В данном случае в новом году проставляется номер, следующий за номером в прошлом аналогичном периоде.
2. Ежегодная. При такой нумерации, документу будет присвоен номер «1» в начале года.

И все-таки, нумерация утверждается каждый год или нет? В решении вопроса, какой способ выбрать, у работодателя имеется абсолютная свобода. Он исходит из удобства, от объема изменений в расписании, от масштаба предприятия и т.д.

Несмотря на то, что штатка является достаточно стандартным документом, часто оно составляется и утверждается с большими ошибками. Это как минимум влечет возникновение дополнительных вопросов при проверке налоговыми и трудовыми службами, и как максимум наложение штрафов на работодателя.

Штатное расписание – это важно, так как оно затрагивает большой круг лиц – работников. Оно устанавливает их статус на предприятии, поэтому будьте бдительны и не нарушайте требования законодательства.

Как изменить штатное расписание

Как правило, штатное расписание выпускается на год и ежегодно продлевается. Однако внести в таблицу изменения можно в любой момент и по любой необходимости:

• сокращение численности работников или сокращение штата;
• набор новых сотрудников, создание новых вакансий;
• увеличение окладов, ввод надбавок;
• реорганизация предприятия, переименование, объединение или разъединение отделов и подразделений.

В этом случае необходимо издать приказ о происходящих изменениях и приказ об изменении штатного расписания.

Кто составляет, сколько копий должно быть?

Перед тем, как оформлять штатные расписания, руководители издают приказы с указанием на внесение изменений. В приказе пишется, кому из сотрудников доверят составлять расписание.

Полномочиями можно наделить буквально любого, но чаще всего данные функции выполняют:

1. Сотрудники в отделе кадров.
2. Бухгалтера.
3. Инженеры, отвечающие за нормирование труда.

При оформлении делают только одну копию расписания. Бухгалтерия и кадровый отдел отвечают за хранение копий вместе с оригиналами.

Кто и для чего ее может запросить

Выдается конкретным сотрудникам для предъявления в государственные учреждения:

• Фонд социального страхования;
• Пенсионный фонд;
• налоговые органы;
• трудовую инспекцию;
• суд.

Для этого обращаются в кадровую службу предприятия, но обязаны ли работникам предоставлять выписку из штатного расписания, если сотрудник не уточняет, для чего она требуется? Да, по закону это не является причиной для отказа в ее выдаче.

Также подобная справка понадобится непосредственно предприятию как юридическому лицу для предоставления:

• в налоговую службу;
• в трудовую инспекцию;
• в Пенсионный фонд;
• в Фонд социального страхования;
• в комиссию по организации тендерных мероприятий;
• при вступлении в СРО (саморегулируемую организацию).

Правомерно возникает вопрос, нужен ли официальный запрос для выдачи выписки из штатного расписания от госслужб, контролирующих деятельность организации? Да, любые государственные проверяющие органы обязаны направить такой запрос на получение сведений от кадровой службы.

Источник: vse-ob-1c.ru

Составление и оформление организационной структуры и штатного расписания предприятия

Любая организация в своей работе опирается не только на законодательные, правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией. К таким документам относятся: устав, положение, регламент, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции.

После разработки устава предприятия, положения об организации, составляют и оформляют штатное расписание в полном соответствии с организационной структурой предприятия.

Организационная структура — документ, устанавливающий количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой. Структура предприятия устанавливается исходя из объема и содержания задач, решаемых предприятием, направленности и интенсивности сложившихся на предприятии информационных и документационных потоков и с учетом его организационных и материальных возможностей.[5]

В организационной структуре отражаются все подразделения предприятия, порядок их подчиненности. Можно также отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Порядок взаимодействия структурных подразделений между собой обычно представляют в виде схемы. Схематическое изображение включает общий заголовок, графическое (штриховое или линейное) изображение элементов схемы, легенду (расшифровку условных обозначений), пояснения и комментарии.

Штатное расписание: понятие, составление, образец оформления

Штатное расписание – организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание определяет структуру, численность и должностной состав работников предприятия с указанием должностных окладов.

Здесь представлен образец оформления штатного расписания на основе унифицированной формы штатного расписания (формы Т-3).

Составляется и утверждается штатное расписание ежегодно по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

До 1 января 2013 г. для составления штатного расписания всеми организациями независимо от формы собственности, применялась унифицированная форма штатного расписания — форма № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

С 1 января 2013г. формы первичных учетных документов, в том числе и форма Т-3, не являются обязательными к применению (за некоторым исключением). [2] Тем не менее, многие организации продолжают использовать в своей работе именно эту форму штатного расписания.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1), форма Т-3 применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.[4]

В графах 6 — 8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).[4]

При невозможности заполнения организацией граф 5 — 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).[4]

Разрабатывая собственную форму штатного расписания, можно взять за основу унифицированную форму Т-3, добавив или удалив часть реквизитов, учитывая при этом ГОСТ Р 6.30-2003 и ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, в которой перечисляются обязательные реквизиты первичного учетного документа:

Другие статьи по данной теме:

• назад:Устав, положение, регламент как основные организационно-правовые документы предприятия
• далее:Должностная инструкция: понятие, назначение, структура, порядок составления и оформления
• Образец оформления штатного расписания

Список использованных источников

Источник: www.ekonomika-st.ru

Как составить штатное расписание предприятия

Штатное расписание – внутренний документ предприятия, в котором документально оформляется штатный состав, численность сотрудников организации и её структура.

В этой статье мы рассмотрим пример составления штатного расписания, порядок его утверждения и расскажем, как оформить изменение штатного расписания.

В российском трудовом законодательстве нет прямого указания на обязательность составления штатного расписания. По этой причине некоторые работодатели не желают оформлять лишний кадровый документ.

Практика же показывает, что штатное расписание иметь необходимо, более того, его отсутствие может повлечь весьма неприятные последствия для самого работодателя в виде штрафов.

Необходимо учесть, что статья 57 Трудового кодекса РФ определяет одно из обязательных условий трудового договора — трудовую функцию работника, как «работу по должности в соответствии со штатным расписанием». Без утверждённого штатного расписания нельзя провести сокращение штата сотрудников и их увольнение, согласно пункта 2 статьи 81 ТК РФ.

К тому же, штатное расписание, или выписки из него, могут запрашивать при проверке налоговые органы, территориальные органы Пенсионного фонда, Фонда социального страхования и инспекция по труду.

Составляем штатное расписание

Штатное расписание не отражает сведения о сотрудниках, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера. Это так называемые «внештатные» сотрудники, на которых не распространяется действие трудового законодательства (ст. 11 ТК РФ).

При составлении штатного расписания, как организациям, так и индивидуальным предпринимателям, можно использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Эта форма не обязательна к применению и носит рекомендательный характер, но содержит все необходимые для кадровых документов реквизиты.

Применяя форму № Т-3, следует соблюдать определённые правила её заполнения. Рассмотрим их подробнее на примере штатного расписания ООО.

Обязательные реквизиты

«Наименование организации» указывается так, как оно указано в учредительных документах: если кроме полного наименования есть сокращённый вариант, то он указывается за полным (в скобках), или строкой ниже.

«Код по ОКПО» — это идентификационный код предприятия по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций, который указан в информационном письме органа государственной статистики.

«Номер документа»: если штатное расписание составляется впервые, то ему присваивается номер 1, а в дальнейшем номера идут по порядку.

«Дата составления» — текущая дата, когда был составлен документ.

«Утверждено» — здесь указывается номер и дата приказа, которым было утверждено данное штатное расписание.

«На период» — эта строка отражает срок действия документа и дату, с которой он вступает в действие.

«Штат в количестве ____ единиц» — указывается общее количество штатных единиц предприятия, отражённое в штатном расписании.

Основная часть

Заполнив обязательные реквизиты, внесём сведения о подразделениях, должностях и заработной плате.

Графа 1 «Наименование структурного подразделения». К структурным подразделениям предприятия относятся отделы, филиалы, представительства и т. п.

Как правило, эту графу заполняют, начиная с подразделений, осуществляющих общее руководство («Администрация»), далее может следовать бухгалтерия, отдел кадров, экономический отдел и т. п., затем производственные подразделения (цеха, участки) и обслуживающие (склад, хозяйственные подразделения и т. п.).

Иногда наименование подразделения может влиять на предоставление работнику определённых льгот (например, при наличии вредного производства) – в этом случае его следует брать из соответствующих отраслевых классификаторов.

Графа 2 «Код структурного подразделения» предназначена для нумерации подразделений в порядке, с помощью которого можно определить их место и подчинённость в общей структуре предприятия. На небольшом предприятии с централизованной структурой код можно не указывать.

Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника». Работодатель может присвоить наименование должностям самостоятельно, а можно воспользоваться «Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94)» (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367), «Общероссийским классификатором занятий (ОК 010-93)» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 298) и «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Если в отношении определённого вида работ, должностей, специальностей существуют какие-либо ограничения или предусмотрены льготы и компенсации, то их наименование должно строго соответствовать вышеуказанным классификаторам. Наименование должности нужно писать полностью, без сокращений (например: заместитель главного бухгалтера, начальник отдела кадров).

Обратите внимание: если наименование должности, указанной в трудовом договоре, не соответствует наименованию этой должности в штатном расписании, либо вовсе в нём отсутствует, противоречия решаются в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ).

Графа 4 «Количество штатных единиц». Здесь указываем количество штатных единиц, предусмотренных в организации по соответствующей должности (специальности).

Если предусмотрена работа по совместительству, то нужно указать количество неполных единиц в соответствующих долях (например: 0,5; 0,75). Имеет смысл включить также вакантные должности, не занятые на момент утверждения штатного расписания, чтобы не вносить в него изменения при приёме каждого нового сотрудника.

Графа 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.». Заполнение этой графы зависит от системы оплаты труда, принятой в организации. Указывается фиксированный размер оклада или тарифной ставки, не включающий в себя компенсационные, социальные и стимулирующие выплаты.

Обратите внимание: иногда работодатель, чтобы установить нескольким сотрудникам, занимающим одинаковые должности, разный размер заработной платы, указывает в штатном расписании минимальный и максимальный пределы оклада или тарифной ставки – так называемую «вилку» (например: 15000-18000 рублей).

Это противоречит ст. 22 ТК РФ, предусматривающей равную оплату за равный труд и ст. 129 ТК РФ, согласно которой оклад и тарифная ставка являются фиксированными. Подразумевается, что если работники занимают одинаковые должности, то объём и сложность их работы также одинаковы, а значит и оклады их должны быть равны. Установить заработную плату в большем размере кому-либо из сотрудников в этом случае можно за счёт надбавок или иных доплат.

Графы 6-8 «Надбавки». Надбавки, доплаты и иные стимулирующие выплаты устанавливаются действующим законодательством (например: за работу в условиях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях), или самим работодателем (за выслугу лет, за знание иностранного языка и т. п.). Размер надбавки может быть установлен в виде фиксированной суммы, либо в процентном соотношении к окладу.

Графа 9 «Всего» заполняется путём сложения граф с 5 по 8, но только если все данные в них внесены в рублёвом эквиваленте. Если же оклад установлен в рублях, а надбавки в процентах, то в графе 9 ставится прочерк, а в примечании следует указать документы, на основании которых применяются эти надбавки и доплаты.

Графа 10 «Примечание» предусмотрена для внесения дополнительной информации, уточняющей и поясняющей данные штатного расписания.

Форма № Т-3 предусматривает подписи руководителя кадровой службы и главного бухгалтера, но при отсутствии одной из должностей в организации можно оставить соответствующую строку пустой, либо дополнить форму подписями других сотрудников. Проставление печати на утверждённом штатном расписании не предусмотрено.

Порядок утверждения штатного расписания

Утверждается штатное расписание приказом, подписанным руководителем или другим уполномоченным лицом. Реквизиты приказа нужно внести в строку «Утверждено».

Поскольку заработная плата начисляется ежемесячно, то и вводить в действие новое штатное расписание удобнее с первого числа. При этом стоит учесть, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать.

Сроки утверждения штатного расписания определяются работодателем самостоятельно. Можно утверждать его ежегодно, хотя принятое один раз, оно вполне может действовать в течение нескольких лет. Если в штатное расписание вносились какие-либо дополнения, то целесообразно в начале календарного года утвердить новое расписание с учётом всех произведённых изменений.

Храниться штатные расписания должны по месту разработки и утверждения, срок хранения – постоянно.

Внесение изменений в штатное расписание

Естественно, что сведения, однажды внесённые в штатное расписание, со временем могут меняться. Причинами изменения штатного расписания могут быть:

• ввод новых штатных единиц;
• изменение окладов;
• исключение вакантных должностей;
• сокращение численности или штата;
• переименование должностей, подразделений и т. п.

Работодателю, независимо от оснований изменения штатного расписания, предстоит самому решить, каким способом внести эти изменения:

• составить и утвердить новое штатное расписание, либо
• издать приказ об изменении уже действующего расписания.

В первом случае разрабатывается и утверждается полностью новый документ (пример штатного расписания организации и порядок его составления мы рассмотрели ранее).

Во втором случае процедура изменения штатного расписания включает следующие этапы:

1. Составление и подписание приказа об изменении штатного расписания (образец его приведён выше), в котором нужно указать причины внесения изменений и дату, с которой они вступают в силу (с даты издания приказа или позднее), наименование новых подразделений, вводимых (либо исключаемых вакантных) должностей, количество новых штатных единиц, новый размер оклада, надбавок или иных доплат и т. п.;
2. Корректировка действующего штатного расписания в соответствии с изданным приказом;
3. Доведение внесённых изменений до сведения конкретных работников, которых они затронули, и внесение соответствующих дополнений и изменений в их трудовые договоры и трудовые книжки.

Обратите внимание на несколько иной порядок изменения штатного расписания при сокращении численности или штата. Согласно ст. 180 ТК РФ, работники должны быть предупреждены о предстоящем увольнении не менее чем за два месяца до него.

Новое штатное расписание в этом случае может вступить в силу не ранее чем через два месяца после его составления.

• Редакция BBF.RU
• 11 января 2014, в рубрике «Бизнес»

• Бухгалтерский учёт, Штатное расписание

Источник: bbf.ru