Что нужно для работы на удаленке

Переход на удалёнку – серьёзное испытание для компаний, которые ранее не практиковали дистанционный формат работы. Тут есть много факторов риска и «подводных камней», которые могут снизить эффективность и завести в тупик многие бизнес-процессы. Чтобы этого не произошло, полезно изучить опыт тех компаний, кто уже переводил на удалёнку своих сотрудников. С разрешения фирмы «1С» портал Biz360.ru публикует рекомендации по организации удалённой работы, которые крупнейший российский разработчик делового ПО подготовил для руководителей своих подразделений и партнёров-франчайзи.

Создаём оперативный штаб

1. Первым делом нужно создать оперативный штаб по организации удалённой работы компании. Рекомендуемая численность оперативного штаба для небольших компаний – два-три человека, в средних и больших организациях – по одному сотруднику от крупного подразделения. На старте работы штаб должен сделать следующее:

• Определить, кто за что отвечает в работе оперативного штаба.
• Определить регламент работы и планёрок/заседаний. Понять, как проводить планерки: очно, в формате видео-конференций, по мобильной связи или в смешанном варианте.

Важно! В текущей ситуации могут появляться новые направления, проекты, требующие быстрых и активных действий, быстрое изменение текущих процессов. Возможно, в штаб есть смысл привлечь не только руководителей направлений/подразделений, но и кадровый резерв/пул талантов. Сейчас самое время использовать сотрудников, которые при необходимости могут взять на себя ответственность за новые направления или отдельные сложные проекты, обладают лидерскими качествами, позитивны, профессиональны, с уважением и лояльно относятся к компании и её продуктам, могут активно и быстро расти, не «раскисают» и не «канючат», могут выложиться сами и воодушевить команду на то, чтобы выложиться для решения важной задачи, и это не обязательно опытные и долго проработавшие коллеги. Такие сотрудники пригодятся и в дальнейшем.

2. Очень важно продумать и расписать два варианта работы компании:

• План А: часть сотрудников работает удалённо, часть в офисе.
• План Б: перевод всей компании на удалёнку.

Разрабатываем пакет антикризисных мер

3. Оперативному штабу целесообразно не только генерировать свои предложения, но и по возможности собрать предложения от сотрудников/подразделений и проанализировать, как перестроить текущие процессы работы, можно ли придумать и быстро развить новые направления. Пример вопросов к обсуждению:

Работа с клиентами, продажи:

• Встреч с клиентами не будет, чем их заменить?
• Клиентов необходимо сохранить, как это сделать?
• Продажи возможно упадут, чем заместить выпадающие доходы? Как пережить это время?
• Что предлагать клиентам, что в текущих условиях будет востребовано?
• Как помочь своим клиентам перейти на удалённую работу ?
• Умеете ли вы проводить вебинары и выкладывать видео? Умеете ли собирать клиентов на эти онлайн-мероприятия, писать в соцсетях и получать отклики? Если этих компетенций нет, необходимо срочно осваивать инструменты онлайн-общения с пользователями.

Наши технические специалисты предлагают изучить следующие площадки: качественные отечественные — webinar.ru , virtualroom.ru , myownconference.ru ; качественные зарубежные – gotomeeting.com (англоязычный мощный и дорогой сервис), более бюджетные myownconference.ru , webinar.tw . Все указанные площадки поддерживают возможности онлайн-опросов и сбора статистики. Также можно использовать YouTube. Перед запуском мероприятия необходимо предварительно провести всестороннее тестирование выбранной площадки, провести на ней натурную репетицию вебинара.

Бизнес-процессы, удалённая работа с сотрудниками:

• Как перевести сотрудников на удалёнку?
• Как выстроить постановку задач и контроль их выполнения?
• Что делать с теми, кто не сможет работать удалённо, но будет вынужден оставаться дома – обучить их? Предложить другие варианты работы? Какие именно?

• Как оптимизировать затраты?
• Если будет кассовый разрыв — чем в этом случае платить зарплату?
• Как настроить еженедельный анализ финансовой ситуации? Если нет удобных отчётов – срочно разработать (и такие же отчёты можно рекомендовать клиентам).
• Как проводить анализ эффективности направлений, подразделений, сотрудников?
• Как не допускать просроченной дебиторки?

Переводим компанию на удалёнку

4. По каждому подразделению необходимо определить бизнес-процессы, которые не могут останавливаться из-за перехода на удалённую работу и те, которые можно временно заморозить/притормозить. По критичным процессам назначить ответственных и их исполнителей.

5. Если к текущему моменту возможность удалённой работы уже имеется, то нужно провести инвентаризацию техники: возможно у кого-то из сотрудников дома нет ноутбука или компьютера, или компьютер есть, но нет гарнитуры и камеры для видеосвязи. Продумайте, что из текущей техники можно выдать временно сотрудникам.

6. Если возможности удалённой работы нет, её требуется срочно организовать. Самый простой способ для тех, кто ещё не в теме, — доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удалённым рабочим столам. В этом случае в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один сотрудник для перезагрузки зависших компьютеров и т.п.

Полезные рекомендации для тех, кто не знает, как организовать удалённый доступ:

• Настройте доступ к своей сети через интернет с помощью существующего роутера (о том, как это сделать, можно прочитать тут или погуглить по запросам типа «как настроить vpn сервер на роутере»);
• Используйте сервис «1С:Линк» для быстрого удалённого доступа к базам 1С (кроме базовых, подробнее см. тут );
• Переведите свою 1С в облако – «1С:Фреш» или «ГРМ»;
• Подключите какие-либо средства удалённого доступа. Правда, эти сервисы почти все платные, а бесплатные ограничивают длину сеанса (подробнее читайте тут );
• Выгрузите документы в облака.
• Уточните у своих интернет-провайдеров, возможно, они предлагают услугу по организации vpn для своих клиентов.

7. В большинстве компаний часть документооборота бумажная, поэтому надо продумать, как с ним работать. Как собирать подписи и печати? Можно ли быстро перевести в электронный документооборот (ЭДО)?

Для ЭДО, например, для сдачи отчётности в электронном виде, используются электронно-цифровые подписи, надо убедиться, что с удалённых компьютеров они будут нормально работать.

8. Необходимо собрать актуальные контакты сотрудников:

• Номера мобильных телефонов;
• Фактические адреса;
• Номера мобильных телефонов близких людей на случай, если с сотрудником на удалёнке не удаётся связаться.

9. Важно учесть юридические особенности оформления удалённой работы. По Трудовому кодексу РФ, дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями сотрудниками о переводе на удалённую работу (подробно можно прочитать тут ). Если такой возможности нет, просите сотрудников написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Перед этим определитесь, кому эти заявления нужно присылать и по каким каналам связи.

10. Запросите сотрудников, есть ли у них дома интернет. Тем, у кого его нет, предложите срочно решить этот вопрос, выбрать оператора, тариф и срочно подключить, раздача интернета через мобильный телефон не всегда позволяет работать на компьютере с нормальной скоростью. Обратите внимание сотрудников, что будет много желающих работать дома и возможны перебои/замедление скорости интернета.

11. Пропишите следующие моменты:

• Какие задачи стоят перед каждым сотрудником (со сроками и KPI).
• Какое оборудование и другие ресурсы необходимы для их выполнения. Проверьте, есть ли оно у сотрудника, настроено ли, есть ли вопросы и сложности по настройке.
• Как сотрудники будут фиксировать рабочее время и отчитываться о выполненной работе.
• Когда и как сотрудник связывается с руководителем и другими участниками рабочего процесса, с помощью каких инструментов, какие каналы связи приоритетные и какие запасные, в том числе можно заранее создать создать чаты или группы – общефирменные, и по подразделениям или задачам («Система взаимодействия» в «1С:Предприятии» это позволяет)
• Что делать в случае, если что-то пошло не так, к кому обращаться.

12. Доведите новые рабочие инструкции до сотрудника и убедитесь, что он их понял. Например, внедренцы «1С:Предприятия» должны понимать, как они получают заказы, как общаются со своим руководителем и с клиентом, как организована командная работа, как они отчитываются.

Управляем удалённой командой

13. Удалённая работа требует от руководителя чёткого выстраивания процесса взаимодействия с сотрудниками, но одновременно это возможность попробовать новый формат взаимодействия с подчинёнными, по-новому выстроить рабочий процесс и прокачать свои управленческие навыки.

Рекомендации руководителю по работе с сотрудниками на удалёнке:

Если в офисе ежедневно утро начиналось с планёрки, то в то же время проводите её и удалённо (как принято в подразделении: общую или один на один). Другие регулярные процедуры тоже целесообразно восстановить.

14. Важно наладить активное взаимодействие и общение сотрудников, чтобы не нарушилась «старая» коммуникация. Речь не просто про необходимую коммуникацию для выполнения задач, важно, чтобы не снизился командный дух, взаимопомощь, обмен мыслями и идеями и просто человеческое общение.

Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.

Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в Facebook .
biz360

Источник: biz360.ru

Как компании организовать удаленную работу: рекомендации и лайфхаки от фирмы «1С»

Переход на удаленку – серьезное испытание для компаний, которые ранее не практиковали дистанционный формат работы. Тут есть много факторов риска и «подводных камней», которые могут снизить эффективность и завести в тупик многие бизнес-процессы. Чтобы этого не произошло, полезно изучить опыт тех компаний, кто уже переводил на удаленку своих сотрудников. С разрешения фирмы «1С» мы публикуем рекомендации по организации удаленной работы, которые крупнейший российский разработчик делового ПО подготовил для руководителей своих подразделений и партнеров-франчайзи.

Создаем оперативный штаб

1. Первым делом нужно создать оперативный штаб по организации удаленной работы компании. Рекомендуемая численность оперативного штаба для небольших компаний – два-три человека, в средних и больших организациях – по одному сотруднику от крупного подразделения. На старте работы штаб должен сделать следующее:

• Определить, кто за что отвечает в работе оперативного штаба.
• Определить регламент работы и планерок/заседаний. Понять, как проводить планерки: очно, в формате видеоконференций, по мобильной связи или в смешанном варианте.

Важно! В текущей ситуации могут появляться новые направления, проекты, требующие быстрых и активных действий, быстрое изменение текущих процессов. Возможно, в штаб есть смысл привлечь не только руководителей направлений/подразделений, но и кадровый резерв/пул талантов. Сейчас самое время использовать сотрудников, которые при необходимости могут взять на себя ответственность за новые направления или отдельные сложные проекты, обладают лидерскими качествами, позитивны, профессиональны, с уважением и лояльно относятся к компании и ее продуктам, могут активно и быстро расти, не «раскисают» и не «канючат», могут выложиться сами и воодушевить команду на то, чтобы выложиться для решения важной задачи, и это не обязательно опытные и долго проработавшие коллеги. Такие сотрудники пригодятся и в дальнейшем.

1. Очень важно продумать и расписать два варианта работы компании:

• План А: часть сотрудников работает удаленно, часть — в офисе.
• План Б: перевод всей компании на удаленку.

Разрабатываем пакет антикризисных мер

1. Оперативному штабу целесообразно не только генерировать свои предложения, но и по возможности собрать предложения от сотрудников/подразделений и проанализировать, как перестроить текущие процессы работы, можно ли придумать и быстро развить новые направления. Пример вопросов к обсуждению:

• Встреч с клиентами не будет, чем их заменить?
• Клиентов необходимо сохранить, как это сделать?
• Продажи, возможно, упадут, чем заместить выпадающие доходы? Как пережить это время?
• Что предлагать клиентам, что в текущих условиях будет востребовано?
• Как помочь своим клиентам перейти на удаленную работу ?
• Как организовать коммуникации с клиентами через онлайн?

Бизнес-процессы, удаленная работа с сотрудниками:

• Как перевести сотрудников на удаленку?
• Как выстроить постановку задач и контроль их выполнения?
• Что делать с теми, кто не сможет работать удаленно, но будет вынужден оставаться дома – обучить их? Предложить другие варианты работы? Какие именно?

• Как оптимизировать затраты?
• Если будет кассовый разрыв — чем в этом случае платить зарплату?
• Как настроить еженедельный анализ финансовой ситуации? Если нет удобных отчетов, срочно разработать (и такие же отчеты можно рекомендовать клиентам).
• Как проводить анализ эффективности направлений, подразделений, сотрудников?
• Как не допускать просроченной дебиторки?
• Переводим компанию на удаленку.

1. По каждому подразделению необходимо определить бизнес-процессы, которые не могут останавливаться из-за перехода на удаленную работу, и те, которые можно временно заморозить/притормозить. По критичным процессам назначить ответственных и их исполнителей.

1. Если к текущему моменту возможность удаленной работы уже имеется, то нужно провести инвентаризацию техники: возможно, у кого-то из сотрудников дома нет ноутбука или компьютера, или компьютер есть, но нет гарнитуры и камеры для видеосвязи. Продумайте, что из текущей техники можно выдать временно сотрудникам.

1. Если возможности удаленной работы нет, ее требуется срочно организовать. Самый простой способ для тех, кто еще не в теме, — доступ к рабочим компьютерам с домашних как к удаленным рабочим столам. В этом случае в офисе обязательно должен дежурить хотя бы один сотрудник для перезагрузки зависших компьютеров и т.п.

Полезные рекомендации для тех, кто не знает, как организовать удаленный доступ:

• Настройте доступ к своей сети через интернет с помощью существующего роутера (о том, как это сделать, можно прочитать тут или погуглить по запросам типа «как настроить vpn сервер на роутере»);
• Используйте сервис «1С:Линк» для быстрого удаленного доступа к базам 1С (кроме базовых, подробнее см. тут );
• Переведите свою 1С в облако – «1С:Фреш» или «ГРМ»;
• Подключите какие-либо средства удаленного доступа. Правда, эти сервисы почти все платные, а бесплатные ограничивают длину сеанса (подробнее читайте тут );
• Выгрузите документы в облака.
• Уточните у своих интернет-провайдеров, возможно, они предлагают услугу по организации vpn для своих клиентов.

1. В большинстве компаний часть документооборота бумажная, поэтому надо продумать, как с ним работать. Как собирать подписи и печати? Можно ли быстро перевести в электронный документооборот (ЭДО)?

Для ЭДО, например, для сдачи отчетности в электронном виде используются электронно-цифровые подписи, надо убедиться, что с удаленных компьютеров они будут нормально работать.

1. Необходимо собрать актуальные контакты сотрудников:

• Номера мобильных телефонов;
• Фактические адреса;
• Номера мобильных телефонов близких людей на случай, если с сотрудником на удаленке не удается связаться.

1. Важно учесть юридические особенности оформления удаленной работы. По Трудовому кодексу РФ дистанционная работа должна оформляться локальными актами и заявлениями сотрудниками о переводе на удаленную работу (подробно можно прочитать тут ). Если такой возможности нет, просите сотрудников написать заявление от руки, поставить подпись, сфотографировать и прислать. Перед этим определитесь, кому эти заявления нужно присылать и по каким каналам связи.

1. Запросите сотрудников, есть ли у них дома интернет. Тем, у кого его нет, предложите срочно решить этот вопрос, выбрать оператора, тариф и срочно подключить, раздача интернета через мобильный телефон не всегда позволяет работать на компьютере с нормальной скоростью. Обратите внимание сотрудников, что будет много желающих работать дома, и возможны перебои/замедление скорости интернета.

1. Пропишите следующие моменты:

• Какие задачи стоят перед каждым сотрудником (со сроками и KPI).
• Какое оборудование и другие ресурсы необходимы для их выполнения. Проверьте, есть ли оно у сотрудника, настроено ли, есть ли вопросы и сложности по настройке.
• Как сотрудники будут фиксировать рабочее время и отчитываться о выполненной работе.
• Когда и как сотрудник связывается с руководителем и другими участниками рабочего процесса, с помощью каких инструментов, какие каналы связи приоритетные и какие — запасные, в том числе можно заранее создать создать чаты или группы – общефирменные,и по подразделениям или задачам («Система взаимодействия» в «1С:Предприятии» это позволяет).
• Что делать в случае, если что-то пошло не так, к кому обращаться.

1. Доведите новые рабочие инструкции до сотрудника и убедитесь, что он их понял. Например, внедренцы «1С:Предприятия» должны понимать, как они получают заказы, как общаются со своим руководителем и с клиентом, как организована командная работа, как они отчитываются.

Управляем удаленной командой

1. Удаленная работа требует от руководителя четкого выстраивания процесса взаимодействия с сотрудниками, но одновременно это возможность попробовать новый формат взаимодействия с подчиненными, по-новому выстроить рабочий процесс и прокачать свои управленческие навыки.

Рекомендации руководителю по работе с сотрудниками на удаленке:

• Если в офисе ежедневно утро начиналось с планерки, то в то же время проводите ее и удаленно (как принято в подразделении: общую или один на один). Другие регулярные процедуры тоже целесообразно восстановить.
• Доводите до сотрудников расписание созвонов/чатов на день (руководители обычно знают своих специалистов: кому необходимо более частое общение, а кому достаточно утро-вечер или один-два раза в неделю).
• Делайте рассылки по своим сотрудникам: в небольших компаниях – общефирменные, а в больших фирмах — и внутри отделов, разъясняйте текущую ситуацию, давайте инструкции по работе. Ситуация меняется ежедневно, поэтому инструкции тоже могут меняться.
• Создайте или актуализируйте регламенты: например, что руководители всех уровней должны проверять корпоративную почту не реже одного раза в час, сотрудники не реже одного раза в два часа и т.д.
• Если у сотрудника маленький ребенок и его не с кем оставить, нужно понимать, что в этом случае вряд ли получится эффективно работать, предложите брать отпуск или дни за свой счет, а работу этого сотрудника нужно перераспределить или отложить, если есть возможность.

1. Важно наладить активное взаимодействие и общение сотрудников, чтобы не нарушилась «старая» коммуникация. Речь не просто про необходимую коммуникацию для выполнения задач, важно, чтобы не снизился командный дух, взаимопомощь, обмен мыслями и идеями и просто человеческое общение.

• Руководителям полезно оказывать сотрудникам дома в непривычной для них рабочей обстановке моральную и психологическую поддержку. Не допускайте ситуаций, когда с кем-то из сотрудников вы неделю контактируете только по электронной почте, хотя раньше регулярно общались лично.
• Не забывайте поздравить сотрудника с днем рождения или юбилеем работы в компании – это точно будет приятно, а маленький виртуальный подарок от руководителя и коллег может дополнительно поднять настроение.
• Не допускайте паники и пережевывания сотрудниками негативных новостей, вселяйте в них оптимизм.
• У сотрудника на удаленной работе есть масса соблазнов, т.к. дома много «отвлекателей». Задача руководителя в том числе помочь сотруднику выполнять рабочие задачи в условиях оторванности от рабочего места, команды, при этом продолжать чувствовать, что он часть команды, что компания о нем заботится.
• Недвусмысленно дайте понять сотрудникам, что удаленная работа – это такая же работа, с коммуникациями и результатом не хуже, чем в офисе. Объясните, что не у всех может быть достаточно самоорганизации – и некоторым напрягаться придется больше. Рабочий день – такой же, как в офисе, все это время сотрудник должен быть на связи и оперативно реагировать на обращения.
• Пришлите сотрудникам памятку по самоорганизации (за образец можно использовать разработанные в фирме «1С» рекомендации на эту тему).

Источник: buh.ru

Кто такой «‎удалёнщик»‎ и как им стать

Работа из кафе, созвоны с коллегами через Зум, составление графика продаж под домашним одеялом или даже поездка в другую страну, когда до отпуска ещё полгода, — будни уд алёнщика. Для этого нужно знать условия дистанционной работы по законодательству РФ, где искать работу и как стать успешным удалёнщиком. Но всё не так сложно. Рассказываем, как найти работу на дистанте.

Кто такой удалёнщик

Удалённая или дистанционная работа — формат работы, когда специалист выполняет свои обязанности не на территории работодателя. При этом все нормы трудового законодательства РФ в отношении «удалёнщика» продолжают действовать.

По закону возможны три варианта удалёнки:

• Гибридная форма с чередованием дистанционного и офисного формата;
• Дистанционная работа на определенный срок;
• Удалённый формат на срок действия трудового договора.

Так при смешанной форме дизайнер вместе с работодателем договариваются о днях, которые он приезжает в офис. Например, два дня работает в офисе и три — дистанционно. Во втором случае работодатель переводит сотрудника на удалёнку в связи с ремонтом офиса, неблагоприятной эпидемиологической обстановкой и пр. А если дизайнер заключил договор о полностью удалённом формате работы, он постоянно трудится дистанционно.

Удалёнщик в своей работе опирается на три принципа.

Работай, где угодно

Удалёнщики могут работать из дома, кафе или коворкинга. Они могут даже приходить в офис, если у компании он есть. Разумеется, в свободном графике. Самые отважные отправляются путешествовать. С утра сходили на море, после обеда поработали.

И всё это без урезаний зарплаты и лишений бонусов от компаний!

Работай профессионально

Компании ждут от удалёнщиков профессиональных навыков, быстрого решения задач и узких знаний. Критически важным качеством на дистанте становится умение самому планировать своё время и оперативно реагировать на задачи. Как выстроить свой рабочий день, рассказываем в статьях «Сделаю это завтра»: 5 способов справиться с прокрастинацией» и «5 полезных привычек, чтобы всё успевать» .

Работай, но умей отдыхать

Удалёнщики нередко сталкиваются с проблемой Always-on — работа начинает забирать слишком много времени. Немногим удаётся отключить ноутбук ровно в момент окончания рабочего дня. Поэтому важнейшим принципом работы на удалёнке становится work-life balance — соблюдение баланса между работой и личной жизнью. Как его достичь, рассказали в статье «Привет, выгорание: как найти баланс между учёбой, работой и отдыхом» .

Как стать удалёщиком

Чтобы стать удалёнщиком, необходимо заключить трудовой договор или договор возмездного оказания услуг, в случае оформления самозанятости. Что такое самозанятость, как официально устроиться на работу и чем трудовой договор отличается от гражданско-правового соглашения рассказываем в статье « Как официально устроиться на работу: инструкция для старшеклассников и студентов ».

Где искать удалённую работу

На рынке труда огромное количество вакансий с удалённым форматом работы. Расскажем о самых надёжных способах быстро стать удалёнщиком:

Сайты с вакансиями

• HeadHunter— одна из крупнейших платформ для поиска работа в мире. На hh.ru каждый день появляется огромное количество вакансий по разным направлениям;
• SuperJob — популярный портал для поиска работы с огромной базой вакансий для удалёнщиков;
• Работа.ру — российский агрегатор с более чем 250 000 вакансиями;
• Яндекс.Работа — база удалённых вакансий от Яндекса;
• Дистанция — специальный каталог с предложениями по удалённой работе.

При поиске подходящих вариантов расширьте зону поиска на несколько регионов. На дистанте можно работать в компаниях из других регионов. Если ищете работу на hh.ru, не забудьте включить фильтр «Удалённая работа».

Популярные телеграм-каналы для удалёнщиков

• « Finder.vc: удалённая работа — вакансии », > 300 000 подписчиков. Вакансии по самым востребованным направлениям публикуются ежедневно;
• « На удалёнке 2.0 », > 80 000 подписчиков. Большое количество вакансий и подробное описание требований к работникам;
• « Удалёнщики », > 133 000 подписчиков. Рассказывают, где найти работу своей мечты и работать не выходя из дома;
• « KHARON by Turing / канал для программистов , > 17 000. Путеводитель в мир удалённой работы для IT-специалистов.
• « Вакансии одной строкой », > 9000. Краткое описание вакансий в лучшие компании России.

Сообщества в ВКонтакте

• « Удаленка — вся творческая работа | фриланс ». Вакансии по творческим специальностям от работодателей;
• « Дистанция. Фриланс, удаленная работа ». Большое количество вакансий в сфере продаж, менеджмента и HR.
• « Клуб фрилансеров ». Вакансии, статьи и курсы для фрилансеров.
• « Фриланс ». Большой выбор вакансий по цифровым профессиям.
• « На Заказе. Фриланс, удалёнка, подработка ». База вакансий для удалёнщиков и работодателей.

Источник: bez-smenki.ru