Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления. Так как служебная корреспонденция является еще и коммуникативным средством управленческой деятельности, очень важно понимать, как она правильно составляется и оформляется, какие реквизиты включаются в бланк письма.
Нормативная база
Шапка
К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.
Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.
Виды бланков документов — Елена А. Пономарева
Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.
Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов
В верхней части документа указываются:
- дата;
- номер;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
- заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.
От кого и кому
Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:
- наименование компании;
- наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
- должность получателя;
- фамилия и инициалы получателя;
- почтовый адрес организации.
Образец письма на бланке компании
Дата и номер
После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.
Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.
Дизайн и изготовление фирменного бланка организации
Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.
При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.
Кто подписывает
Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.
Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.
Надо ли указывать исполнителя
Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.
Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.
Ставится ли печать
Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.
Источник: clubtk.ru
Фирменный бланк организации
на заказ
Доносим информацию максимально
эффективно. Опыт > 8 лет
Фирменный бланк — имидж компании
Имидж любой современной компании состоит из мелочей. Можно массу денег вложить в рекламу и PR, но, упустив мелочи, все усилия будут напрасны. Одной из таких деталей является фирменный бланк организации. Это своеобразная визитка предприятия. Одним из важных требований к этому документу является его способность оказывать благоприятное впечатление о фирме.
В процессе создания бланка организации мы разрабатываем дизайн, подбираем шрифты и оформляем все это таким образом, чтобы бланк не только был красив, но и продавал услуги вашей компании. Наличие качественного бланка – это огромный шаг на пути к созданию или укреплению корпоративного стиля и признак того, что вы уважаете свою компанию и клиентов.
Создание фирменных бланков
Фирменный бланк – это шаблон документа, содержащий основную информацию о компании, вот пример того что обычно указывают:
- Название фирмы;
- Логотип;
- Контакты;
- Банковские реквизиты (при необходимости).
На первый взгляд может показаться, что создание фирменного бланка – это достаточно простая задача, которая не требует навыков и знаний, достаточно подставить необходимые данные в понравившийся образец, который легко можно найти в интернете – и готово!
Но перед тем, как сделать так, задумайтесь:
- Выделит ли такой бланк ваше предприятие среди конкурентов?
- Произведет ли он впечатление на клиента?
- Будет ли он способствовать улучшению имиджа компании?
Ответ на все три вопроса – нет. Такой бланк будет просто содержать информацию о компании, не более того. То есть, свою основную функцию он будет выполнять, но повысить эффективность работы вряд ли сможет.
Если же вам необходим документ, который будет не только информировать, но и продавать ваши услуги, то лучшее заказать изготовление фирменного бланка организации у профессионалов. На самом деле, стоимость этой услуги позволяет воспользоваться ею даже небольшим компаниям. Тем более, это приобретение обязательно окупит себя, так что эту цену стоит заплатить.
Какими бывают фирменные бланки организаций?
Очень большую роль играет дизайн фирменного бланка организации, он привлекает внимание и заинтересовывает клиента. Если дизайн выполнен хорошо, то при знакомстве с бланком компании у клиента возникает чувство предрасположенности и доверия, что является хорошей основой для заключения успешной сделки.
Главным требованием к дизайну и оформлению бланка в целом, является соответствие специфике деятельности компании. Признаками качественного продающего бланка являются:
Читабельный шрифт, который не искажается при пересылке факсом;
Соблюдение отступов, чтобы не возникло проблем, если бланк будет необходимо подшить в скоросшиватель;
На бумаге, используемой для печати, должно быть легко ставить подписи и печати.
Дружелюбный сервис
Работа с нуля
Подготовим все материалы, даже если у вас нет ничего кроме названия и горящих сроков.
Экономия времени
Ваша активность во время работы сведена к минимуму. При необходимости можем сами заполнить бриф, обсудить проект по телефону.
Без ограничения правок
Работаем столько, сколько нужно, участвуя в процессе до согласования.
Погружение
в тему