Что должен уметь помощник руководителя

Теоретически хороший секретарь может сделать карьеру. На практике это редкий случай, потому что действительно хорошего секретаря руководитель ценит ‒ настолько, что в другой отдел просто не отпустит.

Кому подходит профессия секретаря, какие у этой работы плюсы и минусы, на какую зарплату рассчитывать ‒ рассказываем.

Что должен уметь секретарь

Профессия секретаря вызывает много вопросов ‒ давай разбираться.

«Секретарь» или «секретарша»

Корректный вариант ‒ секретарь. Секретарша ‒ разговорное слово, и хотя филологи утверждают, что оно лишено оттенка неуважения, секретари на такое обращение обижаются.

Мужчинам вход воспрещён

Изначально профессия секретаря была мужской. Но в ХХ веке всё изменилось ‒ теперь секретарями работают почти исключительно женщины. В требованиях к соискателю пол, конечно, не указывают, но по умолчанию вакансия рассчитана на женщин.

Как выбрать персонального помощника? Функции персонального помощника

Молодая и красивая

Секретарь, администратор на ресепшн компании, ассистент руководителя ‒ все эти должности подразумевают «презентабельную» внешность.

Секретарь ‒ профессия для начинающих специалистов, требования к опыту минимальные, а вот к внешности ‒ увы, довольно строгие. По секретарю клиенты и партнёры судят о всей компании ‒ поэтому внешний вид здесь имеет значение.

Главное ‒ вовремя подать кофе

Подавать напитки посетителям, конечно, приходится, но основная работа секретаря заключается совсем в другом:

• Составлять расписание для начальника
• Вести протоколы совещаний и деловых встреч
• Организовывать командировки сотрудников и руководителя
• Общаться с посетителями
• Принимать и отправлять корреспонденцию
• Принимать телефонные звонки

Вот примеры описания обязанностей из реальных вакансий.

• Погруженность в задачи и проекты компании, содействие в их реализации;
• Организация, структурирование и систематизация всех рабочих процессов;
• Взаимодействие с руководителем, утверждение плана текущих задач;
• Постановка задач сотрудникам отделов, контроль выполнения задач в обозначенный срок;
• Выстраивание эффективного информационного обмена между сотрудниками;
• Организация документооборота и делопроизводства: создание регламентов, приказов;
• Аналитическая и информационная поддержка (подготовка отчётов, таблиц, служебных записок).

• Структурирование базы данных, ведение реестров;
• Работа с сайтами компании и рекламными площадками, размещение объектов недвижимости на различных порталах;
• Административная поддержка деятельности руководителя: организация встреч, совещаний, подготовка информационных материалов, выполнение поручений;
• Оперативный поиск и систематизация необходимой информации. Работа с большим объёмом данных;
• Своевременное выполнение задач.

• Приём документов и заявлений;
• Регистрация документов, учёт и передача документов руководителю;
• Составление писем, запросов и других документов по поручению руководства;
• Выполнение служебных поручений руководителя;
• Активное общение по телефону.

В чём плюсы и минусы профессии секретаря

В работе всегда есть и плюсы, и минусы ‒ главное, чтобы лично для тебя плюсов было больше.

Помощник руководителя обязанности | Работа помощник руководителя | Бизнес ассистент функции

Вот что в работе секретаря ‒ хорошо:

• Отличная стартовая позиция для карьеры
• Много полезных знакомств
• Минимальные требования к опыту
• Приобретение умения делового общения
• Развитие личных качеств: умения планировать, ответственности, коммуникабельности

А вот что может разочаровать:

• Рутинность работы
• Высокий уровень стресса
• Многозадачность
• Высокие требования к внешнему виду

Чтобы представить себе работу секретаря, попробуй ответить на вопрос с собеседования:

‒ Что будете делать, если одновременно нужно ответить на два телефонных звонка, направить контрагенту факс, отправить сообщение о звонке сотруднику, выдать гостям временный пропуск и сделать кофе генеральному директору?

Сколько платят секретарям в России

Зарплаты у секретарей не самые высокие ‒ но для первой работы неплохие.

По нашей статистике за март 2022 года, средняя зарплата в вакансиях сферы «Административный персонал» составила 34 676₽.

Средняя зарплата в вакансиях для секретарей ‒ 33 204₽. Секретарям-референтам готовы платить 40 100₽, пресс-секретарям ‒ 47 000₽, руководителям секретариата ‒ 86 600₽.

Секретарю-переводчику в среднем предлагают 49 300₽, секретарю-оператору 34 000₽, секретарю-делопроизводителю ‒ 36 100₽.

Как секретарю пройти собеседование

У секретарей свои лайфхаки ‒ как пройти собеседование. Собрали советы успешных соискательниц на должность секретаря и ассистента руководителя.

«Я люблю яркий макияж и необычные серьги. Но секретарь ‒ не тот человек, который должен привлекать слишком много внимания, поэтому на собеседование пришла в строгом деловом костюме и с нюдовым макияжем ‒ и не ошиблась. Эйчар потом сказала мне, что даже внешне я выгодно отличалась от других соискательниц», ‒ Ирина, 24 года, секретарь

«Думаю, что для секретаря очень важна правильная речь и красивый голос. Я давно подписана на паблики о культуре речи и всегда с интересом их читаю. На собеседовании старалась не употреблять слова-паразиты и вообще говорить максимально правильно», ‒ Екатерина, 22 года, секретарь

«Вы можете быть суперкандидатом ‒ но вас всё равно не примут на работу, если не «совпали» с руководителем. Человек подбирает ассистента «под себя», такого, чтобы понимал с полуслова и не раздражал. Поэтому не вините себя, если получили отказ: дело совсем не в вас», ‒ Алла, 21 год, персональный ассистент

«На собеседовании нужно честно отвечать на все вопросы, кроме одного: почему ушли с предыдущей работы. У меня были проблемы с руководителем, но так отвечать опасно: решат, что и с новым не сработаетесь. Я сказала, что хотела работать в более крупной компании. Собеседование прошло отлично», ‒ Ксения, 25 лет, секретарь-референт

Источник: gorodrabot.ru

Вторая половинка босса: как нанять ассистента, который будет хорошо работать

По мере развития моих проектов я все острее чувствую необходимость нанять ассистента. Долгое время не понимал, как подойти к этому вопросу: как его выбрать? Сколько ему платить? Как организовать работу? Недавно познакомился с Мариной Кнауб в нашем HR-чате.

Сейчас она работает проджект-менеджером онлайн-проектов и часто нанимает ассистентов, SMM-специалистов и других подрядчиков для предпринимателей и компаний. Мы поговорили о всех тонкостях найма помощников для бизнеса и теперь делимся опытом с вами!

Зачем нужен ассистент?

Чаще всего ассистенту передают простые задачи, для которых не нужен непосредственный контроль руководителя. Например, ведение различных таблиц, составление календаря, организацию встреч, бронирование отелей. В онлайне помощникам нередко делегируют рассылки и поиск исполнителей. Через некоторое время ассистенту могут доверить даже найм новых людей в команду.

Главная задача помощника заключается в наведении порядка в рабочих процессах. Когда количество задач у предпринимателя становится слишком большим и не дает ему развиваться, на помощь приходит ассистент. Он структурирует данные и процессы так, чтобы при необходимости руководитель сам смог это все найти и использовать.

3 главных качества ассистента

1. Ответственность. Ассистент должен подходить к задачам серьезно, продумывая каждую мелочь. Например, простое дело – забронировать отель: важно не только выбрать номер, где будет жить руководитель, но и продумать, когда и на чем он будет перемещаться до встреч, какой в отеле сервис и другие нюансы.
2. Умение быстро обучаться. Не все способны на лету схватывать информацию. Если помощника попросили сделать гугл-таблицу, а он не знает, как с ней работать, то важно, чтобы он выполнил поручение без лишних вопросов. Загуглил и сделал.
3. Быстрота реакции и гибкость мышления. Случается такое, что человек закрывает задачи качественно, но очень медленно. Или легко решает вопросы, но в критических ситуациях не умеет искать альтернативные варианты. Увы, но такие люди для руководителя окажутся грузом, а не спасением.

Закидываем удочку

Обязательные элементы вакансии:

1. В шапке текста пишем название компании и короткую сводку о сфере ее деятельности.
2. Указываем основные должностные обязанности, чтобы будущий сотрудник представлял, что его ждет. Если вы планируете какие-то дополнительные задачи передать ассистенту позже, их тоже стоит упомянуть.
3. Прописываем портрет идеального кандидата: ответственность, гибкость и быстрота реакции, умение обучаться, другие качества, которые для вас важны. Если вы готовы нанять новичка в вашей индустрии, то напишите, что обучите всему необходимому.
4. Устанавливаем график работы. Нередко получается так, что ассистент должен быть на связи в любое время суток и отвечать в течение 15 минут. Но приблизительное время занятости все равно необходимо написать. Кроме того, обязательно выделите день, в который помощник не будет работать, потому что в противном случае он быстро выгорит.
5. Указываем зарплату или зарплатную вилку. Оптимальным решением будет прописать оклад на тестовый период и перспективы роста. Зарплата ассистента колеблется от 15.000 рублей до 50.000 и зависит от умений соискателя и объема задач.

Многие думают, что легко найдут толкового ассистента за 5.000 рублей. Но человек, который много делает за небольшую оплату, не имеет особой мотивации, и вскоре прекратит сотрудничество с вами. А частая смена ассистентов тоже не идет на руку бизнесу: период притирки отнимает время и силы у обеих сторон и не всегда проходит легко и продуктивно.

Нанимая помощников, мы организовываем максимально широкую воронку, используем разные сервисы одновременно. В ход идут даже личные соцсети руководителей, где с большей вероятностью можно найти людей, которые мечтают с ними поработать. Работные сайты показывают себя хуже других платформ, потому что у них низкая посещаемость и мало просмотров объявлений. Моя практика показала, что больше всего откликов приходит из специализированных групп ВКонтакте и Telegram-каналов. Например, отлично работают сообщества Конь на работе и Мы вам перезвоним.

Платные и бесплатные каналы могут показывать себя в равной степени эффективно. Единственный минус бесплатных каналов – объявления очень быстро теряются, и их приходится обновлять несколько раз в день. Платные каналы гораздо удобнее: заплатил, и объявление висит. Кроме того, в платных каналах соискатели более серьезно настроены.

Москва словам не верит

Однажды к нам на собеседование пришел маркетолог с “очень богатым опытом”. Он сказал, что имеет опыт работы и ассистентом, и помощником руководителя, вел дела и переписки, занимался наймом сотрудников, осуществлял продажи. Мы взяли его на тестовый период.

Как только специалист приступил к работе, стало ясно: все его слова не соответствовали реальности. Задачи выполнялись крайне долго, он задавал множество уточняющих вопросов, затягивал рабочие процессы. Проблемы возникли даже с созданием гугл-таблиц, которые после него приходилось переделывать.

Эти моменты дали почву для сомнений в 5-летнем опыте, о котором маркетолог говорил на встрече. Да и сам по себе большой опыт не всегда является критерием качества. Что бы вам не говорили на собеседовании, человек всегда познается именно в работе.

Собрать, проверить, повторить

Я не люблю анкеты, потому что красочно написать о себе могут многие. Максимум, на что в анкетах стоит обратить внимание, – опыт работы. Все остальное нередко приукрашено и далеко от действительности.

Я всегда предлагаю проводить отбор ассистентов в 3 этапа:

Этап №1. Групповое собеседование. Это существенно экономит время работодателя, дает возможность оценить поведение человека в коллективе и навыки самопрезентации. На этом этапе часть кандидатов отсеивается. Одни отказываются от такого формата встречи, боясь конкуренции (хотя в реальности ее здесь нет).

Другие опаздывают на интервью и сразу выдают свою непунктуальность. Мы включаем зал ожидания в zoom и не пускаем на встречу тех, кто хотел попасть позже обозначенного времени. Может быть, для кого-то это выглядит слишком жестко, но опоздания для будущего ассистента недопустимы.

На групповом собеседовании я обычно прошу рассказать о себе, о том, почему выбрали именно нашу вакансию, почему мы должны выбрать именно их и спрашиваю о хобби. Последний вопрос часто оказывается ключевым: если будущий ассистент говорит, что ничем не занимается, это может сигнализировать о его пассивности, нежелании развиваться. Те, кто занимаются спортом, потом радуют руководителей быстрой реакцией, а те, кто увлекаются творчеством, приносят в компанию креативные идеи.

Этап №2. Тестовое задание. В нем необходимо учитывать два критерия: смекалку и дедлайн (отреагирует ли кандидат на задание оперативно или будет откладывать до последнего).

Пример тестового задания для ассистента. Найдите 5 мест, где можно распечатать эмблему с нашим изображением на коробке. Просим прислать геоположение этих компаний и ценовые категории, которые они предлагают.

Обычно соискатели создают список в гугл-таблице, делают скрин карты и прикрепляют его. Лучшие кандидаты сообразят скопировать ссылку, на которую можно нажать и перейти к нужной геопозиции. Будет здорово, если человек догадается внести дополнительные данные: контакты, время работы, возможность сделать заказ по электронной почте или по телефону. К тому же оформление задания позволяет нам понять, как человек умеет структурировать информацию и правильно ее преподносить.

Этап №3. Тестовая неделя. На неё попадают 2-3 человека из тех, кто лучшим образом отличился и на интервью, и в тестовом задании. Чаще всего тестовая неделя не оплачивается, потому что идет этап притирки. По истечении этого срока мы можем решить, кого из сотрудников оставляем.

Важный нюанс: не забудьте спросить у самого ассистента, хочет ли он продолжать работу с вами. Кандидат тоже имеет право выбирать место, где готов задержаться надолго.

Почему нельзя пускать все на самотек?

Однажды ко мне обратилась девушка, которой нужен был ассистент. Мы составили портрет идеального кандидата и текст вакансии, опубликовали его на разных платформах. Я пригласила на интервью семь человек, которых она выбрала. Двое из них попали на тестовый период. По его окончании соискатели перестали выходить на связь.

Зачастую ассистента мы находим не с первого раза. Это довольно сложная позиция, поэтому иногда воронку приходится повторять по несколько раз.

Как Генеральному Директору выбрать личного помощника

Город: Санкт-Петербург Дата рождения: 15 июня 1992 Желаемая зарплата: от 80 000 рублей Занятость: Полная занятость График работы: Полный день Цель: Помощник руководителя Ключевые навыки:

• Знание делопроизводства, деловой этики, навыки ведения деловой переписки.
• Уверенный пользователь ПК и оргтехники. Знание Microsoft Office (Excel, Word).
• Навыки планирования времени, тайм-менеджмент.

Опыт работы Май 2014 — Настоящее время Помощник руководителя — ООО «Сириус-Электро» Строительство, электромонтаж зданий и сооружений
Должностные обязанности:

• Ведение документооборота, входящая и исходящая корреспонденция, приём и распределение звонков.
• Взаимодействие со складом, бухгалтерией, контроль выполнения нормативно-правовых документов предприятия.
• Выполнение поручений руководителя.

• Провела оптимизацию документооборота, что привело к уменьшению времени на обработку документации.
• Улучшила систему оповещения сотрудников о мероприятиях.

Образование Сентябрь 2010 — Июнь 2014 Санкт-Петербургский государственный университет Факультет: Менеджмента Специальность: Менеджмент организации Форма обучения: Очная Курсы и тренинги Сентябрь 2021 — Декабрь 2021 Специалист по документационному обеспечению управления организацией Место проведения: Учебный Дополнительная информация Водительские права: Категория B
Иностранные языки: Английский (Письменный)

О себе: Помощник руководителя с опытом работы более 6 лет.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

• стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
• многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
• позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
• высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Должностные обязанности помощника руководителя для резюме

Набор должностных обязанностей во многом зависит от конкретного места работы. В небольших фирмах на помощника руководителя могут возлагаться и такие функции, как поиск сотрудников и проведение собеседований или отслеживание судебных дел предприятия. Чем крупнее компания, тем больше вероятности, что эту работу возьмёт на себя не ассистент директора, а отдел кадров и юридический отдел.
В общем случае в круг должностных обязанностей помощника входит планирование рабочего времени руководителя, организация встреч и мероприятий, делопроизводство, поиск информации и контроль выполнения распоряжений руководства. Среди распространённых функций можно упомянуть поддержание порядка в приёмной, взаимодействие с курьерскими и клининговыми службами, обеспечение жизнедеятельности офиса, выполнение личных распоряжений руководителя.

Примеры должностных обязанностей для резюме помощника руководителя:

1. Планирование рабочего дня руководителя.
2. Организация работы приёмной руководителя предприятия, выполнение служебных поручений руководства.
3. Ведение электронного и бумажного документооборота.
4. Оформление договорной документации, выставление счетов и актов.
5. Приём и распределение звонков, работа со входящей и исходящей корреспонденцией.
6. Протоколирование деловых встреч и совещаний.
7. Формирование бюджета по АХО.
8. Организация приёма посетителей.
9. Работа с банками, контроль дебиторской задолженности.
10. Решение вопросов с визами, бронирование отелей, заказ трансфера, авиабилетов, составление программ командировок.
11. Обеспечение жизнедеятельности офиса (взаимодействие с клининговыми сервисами, закупка воды, канцелярских принадлежностей, расходных материалов для оргтехники).
12. Ведение табеля учёта рабочего времени.
13. Взаимодействие со всеми отделами компании.
14. Информационно-аналитическая поддержка руководителя.
15. Поддержание порядка в офисе.

ГЛАВБУХ-ИНФО

Должностная инструкция ассистента генерального директора (Должностная инструкция помощника генерального директора)

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Ассистент (помощник) генерального директора относится к категории специалистов. 1.2. Ассистент (помощник) генерального директора назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании. 1.3. Ассистент (помощник) генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору компании.

1.4. На время отсутствия ассистента (помощника) генерального директора его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5.

На должность ассистента (помощника) генерального директора назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее или неполное высшее, стаж аналогичной работы от года, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel), делопроизводства. 1.6. Ассистент (помощник) генерального директора руководствуется в своей деятельности: — законодательными актами РФ; — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; — приказами и распоряжениями руководства; — настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора выполняет следующие должностные обязанности: 2.1. Планирует рабочий день генерального директора (встречи, звонки, прием, пр.). 2.2. Осуществляет техническое обеспечение деятельности генерального директора (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.) 2.3. Сопровождает генерального директора на встречах, в поездках, пр.

2.4. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров. 2.5. По поручению генерального директора согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений. 2.6.

Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю. 2.7.

Ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись генерального директора, ведет их учет и регистрацию, передает руководителю. 2.8. Ведет запись на прием к руководителю, организует прием посетителей. 2.9.

По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы. 2.10. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. 2.11. Выполняет отдельные служебные поручения генерального директора.

3. Права ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач. 3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании. 3.3.

Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании. 3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность ассистента (помощника) генерального директора

Ассистент (помощник) генерального директора несет ответственность: 4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей. 4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации. 4.3.

За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Источник: Rabota.ru
Вложения:

Ключевые навыки помощника руководителя в резюме

Работа помощника руководителя не требует глубоких познаний фундаментальных наук и экономических дисциплин. Это не значит, что для этой должности не нужны никакие навыки, однако большинство необходимых знаний и умений легко приобрести уже во время работы.
Несомненным плюсом при трудоустройстве станут знание делопроизводства и навыки деловой переписки, опыт организации и проведения встреч и переговоров, а также знание деловой этики. Обязательно требуется умение работать в офисных программах, в первую очередь в Word и Excel. Если знаете специализированные программы по бухгалтерии, кадровому учёту, бизнес-планированию, маркетингу, стоит указать и их.

В работе помощника руководителя, где часто приходится иметь дело с составлением документации, написанием писем и протоколированием встреч и совещаний, не помешают и навыки скоростного набора текста. Стоит упомянуть и уровень знания английского, если он выше B1, даже если наниматель не выдвигает никаких языковых требований. Знание основного языка международного общения (и европейских языков) — это и показатель общего развития, и маркер разносторонности интересов, и, пусть и несколько косвенное, указание на стремление к профессиональному росту и саморазвитию.

Примеры ключевых навыков для резюме помощника руководителя:

1. Знание делопроизводства, деловой этики, деловой переписки.
2. Опыт проведения мероприятий (встреч, переговоров и так далее).
3. Знание офисных программ, 1С:Документооборот.
4. Навыки ведения учёта и составления отчётности.
5. Навыки работы с офисной оргтехникой, селекторной связью, мини-АТС.
6. Навыки «слепого» набора текста десятипальцевым методом.

Режим работы

Итак, мы теперь знаем, каковы характеризующие такую должность, как помощник руководителя, должностные обязанности. Следующая наша задача — изучить специфику режима работы сотрудника на соответствующей позиции. Безусловно, в общем случае помощник выполняет свои обязанности по графику, установленному ТК, то есть в рамках 8-часового рабочего дня, 5 дней в неделю. Но на практике возможны существенные отклонения от соответствующего режима. Подобные сценарии могут быть характерны для такой должности, как помощник руководителя с дополнительными обязанностями.

Дело в том, что специалист, работающий на данной позиции, может быть вовлечен не только в дела своей компании, но также в решение задач, не связанных прямо с внутрикорпоративными активностями. Так, помощник, обладающий соответствующими полномочиями, может направляться в командировки, на семинары, конференции. Сотрудник также может осуществлять некие посреднические обязанности между своим руководителем и менеджерами, работающими в других организациях — например, в части документооборота или реализации совместных проектов. График работы при решении подобных задач, конечно же, может быть далеким от того, что предусмотрен ТК. Фактически он становится ненормированным, часто — более удлиненным в сравнении со стандартными 8 часами.

Достижения помощника руководителя в резюме

Достижения помощника руководителя далеко не всегда можно выразить языком цифр. Решение административно-хозяйственных вопросов не влияет напрямую ни на прибыльность предприятия, ни на оптимизацию налогов, ни на рост или снижение производства. Однако это не значит, что в работе ассистента топ-менеджера не может быть никаких достижений.

Успехом можно посчитать освоение новых компьютерных программ, перевод документооборота (или части документооборота) в электронный вид, организацию работы офиса «с нуля», прохождение курсов повышения квалификации или приобретение новых навыков. В достижения стоит записать и исполнение функций, не входящих в типовой перечень должностных обязанностей
помощника руководителя. Например, набор сотрудников и ведение кадрового делопроизводства, работу с судебными инстанциями и так далее.

Примеры достижений в резюме помощника руководителя:

1. Получила кадровые навыки: проводила первичные собеседования при подборе персонала, частично вела кадровое делопроизводство.
2. Освоила WSS Docs, Битрикс24.
3. Организовала документооборот компании в полном объёме.
4. Перевела документооборот в электронную форму.
5. Освоила MS Project (планирование времени, составление графиков работ и назначение ответственных за решение тех или иных задач).
6. Успешно организовала работу офиса (50 сотрудников) «с нуля».

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

• Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
• обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
• работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
• обеспечение психологического комфорта начальства;
• проведение первичных переговоров;
• перевод;
• обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Личные качества помощника руководителя для резюме

Помощнику руководителя приходится иметь дело как с документами, так и с людьми (сотрудниками компании, посетителями, представителями компаний-партнёров, курьерских и клининговых служб и так далее). То есть важное значение имеют качества, способствующие как более успешной коммуникации, так и ведению делопроизводства и решению административно-хозяйственных вопросов.
Примеры личных качеств в резюме помощника руководителя:

1. Хорошие коммуникативные навыки.
2. Ответственность.
3. Исполнительность.
4. Инициативность.
5. Тактичность.
6. Предусмотрительность.
7. Умение грамотно расставлять приоритеты.
8. Усидчивость.
9. Упорство.
10. Умение работать в многозадачном режиме и с большими объёмами информации.
11. Быстрая обучаемость.
12. Высокий уровень самоорганизации.
13. Внимательность и аккуратность.
14. Позитивное мировосприятие.
15. Пунктуальность.
16. Высокая работоспособность.
17. Устойчивость к стрессам.
18. Общительность.
19. Доброжелательность.
20. Вежливость.
21. Добросовестность.
22. Порядочность.
23. Педантичность.
24. Опрятный внешний вид.