Хороший помощник руководителя – это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда – второй человек в компании.
Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.
Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.
Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь и читать мысли Первого Лица, и уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют первые лица к личному помощнику, – это высокие человеческие качества будущей правой руки и та самая искра, которая должна вспыхнуть между работодателем и работником. Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.
3 главные функции помощника руководителя — Валерий Ходорцов
Личный помощник должен быть лояльным и преданным руководителю в частности и компании в целом. Как правило, он работает не за деньги, а за идею, и именно это ценно в первую очередь. Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, бывает у него дома, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании. Также он служит своеобразным барометром состояния дел на фирме в глазах сотрудников.
У помощника масса обязанностей – от секретарских до заместительских. Итак, что обычно должен делать личный помощник и каковы сферы его деятельности?
• составление и планирование графика начальника – договариваться о встречах, отслеживать его рабочее расписание;
• фиксировать и напоминать руководителю о том, что он должен сделать, информировать его о дедлайнах, встречах, поездках и прочих деловых мероприятиях.
Организация и обеспечение рабочих мероприятий:
• подготавливать и проводить встречи, переговоры, совещания, презентации, требующие участия начальника, вести протоколы, рассылать уведомления и пригласительные письма участникам мероприятий, а также предоставлять им информацию об итогах встреч;
• организовывать или контролировать организацию командировок (подготовка проездных документов, организация размещения, транспорта, переводчика и т.д.).
• работа с почтой – сортировать почту по степени важности и срочности, знать, куда следует переадресовывать письма;
• работа с документами – грамотно со всех точек зрения составлять необходимые деловые бумаги, письма, заявления и т.д., редактировать бумаги, написанные шефом.
Как пройти собеседование на должность «Ассистент руководителя» | Анна Гусс
Поддержание деловых контактов:
• отвечать на телефонные звонки, знать, кого и когда можно соединить с шефом, кого – нет, кого – переключить на другое ответственное лицо, и почти всегда принимать эти решения самостоятельно;
• ограждать руководителя от ненужных контактов, делая это без ущерба для имиджа начальника и вашей компании.
• следить за тем, чтобы рабочее место руководителя полностью отвечало его требованиям, чтобы в его кабинете, чтобы всё работало, а необходимые расходные материалы были всегда под рукой;
• поддерживать контакты с поставщиками, знать, как и куда обратиться, чтобы оперативно решать проблемы с техническим обеспечением процесса работы.
• находить для шефа нужную информацию, причём делать это быстро, зная, куда и к кому следует обращаться с теми или иными вопросами;
• самому решать часть вопросов – например, о проведении тех или иных встреч;
• при необходимости представлять начальника на деловых мероприятиях, выражать его позицию и отвечать на вопросы.
Обязанности отличаются не только в зависимости от того, какие функции считает необходимым возлагать на него босс, но и в соответствии с требованиями компании.
Как в маленьких, так и в больших фирмах личный помощник может совмещать эту должность с руководством отделами или, наоборот, делить свои функции с другими работниками.
Понимание того, что является обязанностями личного помощника руководителя, у многих работодателей может коренным образом отличаться. Поэтому в разных местах от вас могут потребовать самых разных навыков. Разными могут быть также и представления шефа о человеческих качествах помощника.
Второй минус состоит в том, что «тень» шефа полностью подчиняется его манере ведения бизнеса, мирится со всеми особенностями его характера и до последнего вздоха отстаивает позицию босса, с которой может быть не согласна.
Ещё один нюанс – туманные перспективы карьерного роста в компании, где вы работаете. Притом что к определённому моменту вы можете накопить значительный опыт и знания, связанные с руководством тем бизнесом, которым занимается ваша фирма, вряд ли наступит момент, когда вам, в понимании большинства – секретарю, предложат занять кресло заместителя начальника или даже его полноценного партнёра.
Немаловажный минус связан с графиком работы. Работа помощника руководителя может хорошо оплачиваться, но ваш рабочий день будет никак не короче, чем у начальника, а, скорее всего, длиннее – подготовка графиков, встреч, документации, работа с корреспонденцией могут занимать значительное время.
И ещё один минус – зачастую невысокое мнение окружающих о представителях этой профессии. Для большинства помощник руководителя – секретарь, «тень», девочка на побегушках, и отношение к нему соответствующее, хотя во многих случаях его функции могут быть шире, чем у руководителей отделов, и руководители обязаны ему подчиняться.
Помощник руководителя
Идеальный помощник руководителя:
• обладает навыками смежных и несмежных специальностей – тайм-менеджера, кризис-менеджера, офис-менеджера, может и умеет управлять людьми;
• умеет организовать и провести переговорный процесс;
• интеллектуально развит, может поддерживать беседу, не относящуюся напрямую к бизнесу;
• предан интересам дела и своему начальнику;
• доброжелателен, тактичен, обладает хорошим вкусом;
• обладает отличным знанием логики, принципов и взглядов руководителя – умеет предугадывать его реакцию и решения и способен от имени босса решать отдельные вопросы без его участия и без ущерба для результата;
• знает сферу своей ответственности и умеет держаться в её рамках, с одной стороны, не перекладывает решение вопросов, находящихся в его компетенции, на плечи начальства и не бегает к нему с консультациями по каждому пустяку, и с другой стороны – понимает, где заканчивается эта сфера, и не решает принципиальные вопросы за спиной руководства;
• быстро соображает и умеет оперативно и самостоятельно принимать правильные решения.
Обязанности директора
Бывший директор
Внешнее управление
Оперативное управление
Система управления
Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.
Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.
І. Общие положения
1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.
2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.
3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.
4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.
5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:
- законодательством РФ;
- Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- данной должностной инструкцией.
6. Помощник руководителя должен знать:
- установленный порядок обращения с документами в организации;
- правила делового общения и этикета;
- порядок ведения отчетной документации;
- правила пользования офисной техникой, средствами связи;
- основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
- основы делопроизводства;
- организационно-штатную структуру компании;
- порядок заключения и исполнения договоров.
ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя
На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:
1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.
2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.
3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.
4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.
5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.
6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.
7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.
8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.
9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.
10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.
11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.
12. Выполнение служебных поручений руководителя.
ІІІ. Права
Помощник руководителя имеет право:
1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.
2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.
3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.
4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.
5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.
Что входит в обязанности помощника генерального директора
Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.
ІV. Ответственность
Помощник руководителя несет ответственность за:
1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.
2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.
3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.
4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.
5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.
6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.
7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.
8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.
9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.
Источник: owenural.ru
Примерная должностная инструкция помощнику руководителя организации
1. Помощник руководителя организации относится к категории специалистов.
2. На должность помощника руководителя организации назначается лицо, имеющее высшее образование, без предъявления требований к стажу работы.
3. В своей деятельности помощник руководителя организации руководствуется:
3.1. Нормативными правовыми актами, регламентирующими приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики.
3.2. Приказами и распоряжениями руководителя организации.
3.3. Уставом организации.
3.4. Настоящей должностной инструкцией.
4. Помощник руководителя организации должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты, регламентирующие приоритетные направления развития соответствующей отрасли экономики.
4.2. Внутреннюю и внешнюю политику организации.
4.3. Профиль, специализацию и особенности организационно-управленческой структуры организации.
4.4. Структуру и оборудование современного офиса.
4.5. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.
4.6. Принципы и методы управления.
4.7. Организацию делопроизводства, связей с общественностью, средствами массовой информации.
4.8. Основы этики и эстетики.
4.9. Порядок делового общения.
4.10. Порядок систематизации учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.
4.11. Основы экономики, организации труда и управления.
4.12. Основы трудового законодательства.
4.13. Правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.
5. В случае временного отсутствия помощника руководителя организации (болезнь, отпуск, командировка и др.) его обязанности исполняет назначенный в установленном порядке заместитель, который приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
6. Для выполнения возложенных на него функций помощник руководителя организации осуществляет следующие обязанности:
6.1. Выполняет работы, носящие аналитико-конструктивный и информационно-технический характер, а также работы общего характера по поручению и под непосредственным контролем руководителя.
6.2. Осуществляет информационно-техническую работу с документами, поступающими на имя руководителя и подписанными руководителем.
6.3. Подготавливает руководителю предложения по назначению лиц, ответственных за исполнение документов, поступающих на имя руководителя, осуществляет координацию их выполнения.
6.4. Участвует вместе с руководителем в составлении графика (планировании) его работы, деловых поездок, встреч и др., принимает меры по его соблюдению.
6.5. Осуществляет техническое обеспечение деятельности руководителя (заказ билетов, транспорта, организацию встреч, совещаний, переговоров и др.).
6.6. Сопровождает руководителя в деловых поездках, на встречах, специальных приемах и других мероприятиях, принимает в них непосредственное участие по вопросам, обозначенным руководителем, докладывает руководителю об итогах этих мероприятий.
6.7. Ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров, совещаний и др.
6.8. Осуществляет связь с организациями, государственными органами и органами местного самоуправления, общественностью, средствами массовой информации для решения вопросов, обозначенных руководителем и не требующих непосредственного участия руководителя.
6.9. По поручению руководителя согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя, контролирует их выполнение.
6.10. Осуществляет сбор материалов и информации, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их руководителю.
6.11. Получает по поручению руководителя в государственных органах, органах местного самоуправления документы и информацию, необходимые руководителю.
6.12. Контролирует своевременное рассмотрение предложений, заявлений, жалоб, пришедших на имя руководителя.
6.13. Выполняет разовые поручения руководителя по организации работы персонала по определенному руководителем направлению.
6.14. Выполняет иные поручения руководителя в рамках служебных отношений.
3. ПРАВА
7. Помощник руководителя организации имеет право:
7.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся его деятельности.
7.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
7.3. Сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе работы недостатках и вносить предложения по их устранению в пределах своей компетенции.
7.4. Запрашивать и получать от руководителей и специалистов подразделений организации и иных специалистов информацию и документы, необходимые для осуществления своих должностных обязанностей и прав.
7.5. Привлекать специалистов соответствующих структурных подразделений к выполнению возложенных на него функций в случаях, предусмотренных положениями о структурных подразделениях, в других случаях — с разрешения руководителя организации.
7.6. Требовать от руководства организации оказания содействия в осуществлении своих должностных обязанностей и прав.
4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)
8. Помощник руководителя организации подчиняется непосредственно руководителю организации. 9. Помощник руководителя организации взаимодействует по вопросам, входящим в его компетенцию, с работниками следующих структурных подразделений организации: — с _________________________________________________________________: получает: __________________________________________________________________________; представляет: __________________________________________________________________________; — с _________________________________________________________________: получает: __________________________________________________________________________; представляет: __________________________________________________________________________.
5. ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
10. Работу помощника руководителя организации оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо).
11. Помощник руководителя организации несет ответственность:
11.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь.
11.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
11.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
Наименование должности руководителя структурного подразделения _________ _______________________ Подпись Расшифровка подписи Визы С инструкцией ознакомлен _________ _______________________ Подпись Расшифровка подписи _______________________ Дата
КОММЕНТАРИИ:
Данная инструкция является примерной. Она может применяться как основа при разработке соответствующей инструкции работника с учетом специфики деятельности организации.
Источник: belforma.net
Должностная инструкция личного помощника руководителя
Образец такой инструкции смотрите ниже:
Образец должностной инструкции личного помощника руководителя Скачать
Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:
Публикации
30 ноября 2022
30 ноября 2022
30 ноября 2022
30 ноября 2022
30 ноября 2022
30 ноября 2022
Полный доступ к системе КонсультантПлюс
БЕСПЛАТНО на 2 дня
Мы в соцсетях: Вконтакте Яндекс.Дзен
Блог для кадровика: трудовое законодательство, образцы кадровых документов, оформление и прекращение трудовых отношений, выплаты в пользу работников и многие другие кадровые вопросы На сайте представлен бесплатный профессиональный контент. Также мы оказываем платные услуги в сфере трудового права.
Мы используем файлы cookie. Они помогают улучшить ваше взаимодействие с сайтом.
Manage consent
Privacy Overview
This website uses cookies to improve your experience while you navigate through the website. Out of these, the cookies that are categorized as necessary are stored on your browser as they are essential for the working of basic functionalities of the website. We also use third-party cookies that help us analyze and understand how you use this website. These cookies will be stored in your browser only with your consent. You also have the option to opt-out of these cookies.
But opting out of some of these cookies may affect your browsing experience.
Always Enabled
Necessary cookies are absolutely essential for the website to function properly. These cookies ensure basic functionalities and security features of the website, anonymously.
| cookielawinfo-checkbox-analytics | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category «Analytics». |
| cookielawinfo-checkbox-functional | 11 months | The cookie is set by GDPR cookie consent to record the user consent for the cookies in the category «Functional». |
| cookielawinfo-checkbox-necessary | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookies is used to store the user consent for the cookies in the category «Necessary». |
| cookielawinfo-checkbox-others | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category «Other. |
| cookielawinfo-checkbox-performance | 11 months | This cookie is set by GDPR Cookie Consent plugin. The cookie is used to store the user consent for the cookies in the category «Performance». |
| viewed_cookie_policy | 11 months | The cookie is set by the GDPR Cookie Consent plugin and is used to store whether or not user has consented to the use of cookies. It does not store any personal data. |
Functional
Functional cookies help to perform certain functionalities like sharing the content of the website on social media platforms, collect feedbacks, and other third-party features.
Performance
Performance cookies are used to understand and analyze the key performance indexes of the website which helps in delivering a better user experience for the visitors.
Analytical cookies are used to understand how visitors interact with the website. These cookies help provide information on metrics the number of visitors, bounce rate, traffic source, etc.
Advertisement
Advertisement cookies are used to provide visitors with relevant ads and marketing campaigns. These cookies track visitors across websites and collect information to provide customized ads.
Other uncategorized cookies are those that are being analyzed and have not been classified into a category as yet.
Источник: blogkadrovika.ru