Дедлайны стали неотъемлемой частью жизни. Ставить сроки для выполнения задач в личном планировании или профессиональной деятельности – способ эффективного управления своим временем и снижения рисков упустить важное из вида. Однако как часто оказывается, что «час икс» не за горами, а работа даже еще не начата? Выясняем, в чем причины срывов дедлайнов, и рассказываем, как это можно исправить.
Зачем нужен дедлайн
Дедлайн (англ. deadline) – дословно переводится как «мертвая линия». Так в Америке середины 19 века назывался тюремный периметр, охраняемый вооруженными часовыми на вышках. Сейчас слово используют в рабочей среде для обозначения крайнего срока выполнения задачи или сдачи проекта.
Конечно, сейчас дедлайн не внушает того ужаса, что раньше, но нарушение сроков грозит подпорченной репутацией ответственного за дело сотрудника и компании в целом.
Плюсы и минусы постановки дедлайна
Без обозначенного конечного срока выполнение задачи может либо так и не начаться, либо длиться вечность. Первый закон Паркинсона тому в доказательство: «работа занимает все время, отпущенное на нее». Наверняка, каждый замечал по себе, что если нет дедлайна, то задача постоянно откладывается на потом. Но не стоит обольщаться: у дедлайнов есть как плюсы, так и минусы. К положительным следствиям постановки дедлайна относятся:
- мотивация персонала. Зачастую установленный дедлайн становится единственной причиной, по которой работа идет;
- координация работы специалистов. Как правило, над проектом работают несколько специалистов и выполнение задач одного сотрудника влияет на работу другого. Например, в отделе маркетинга компании стоит задача провести рекламную акцию. Для этого маркетолог должен придумать суть акции – без этого никто не сможет приступить к реализации. Копирайтер – написать текст. Пока он не выполнит свою задачу, дизайнер не сможет приступить к отрисовке баннера и так далее. Установленные дедлайны позволяют эффективно использовать трудовые ресурсы. Ведь пока дизайнер ждет, он может работать над другими задачами;
- контроль. Установленные дедлайны позволяют отслеживать работу над проектом в целом и корректировать недочеты вовремя, а не исправлять все перед самым финалом;
- дисциплина. Четкие сроки не дают расслабиться и заставляют концентрироваться на работе.
Но есть и достаточно весомые минусы:
- стресс. Согласно исследованиям, дедлайны являются одним из главных источников стресса сотрудников. По отношению к дедлайнам персонал можно разделить на две группы: одни готовы разбиться в пух и прах, лишь бы выполнить задачу к установленному сроку, другие – откладывают все на последний момент. И то, и другое одинаково приводит к моральному напряжению и стрессу;
- потеря качества выполнения задач. При постановке дедлайна в фокус становится срок сдачи работы, а не ее качество. Чем ближе день икс, тем чаще сотрудника посещают мысли «сделать лишь бы было сделано», «сдать и забыть».
А если сроки сжатые или изначально установлены без оглядки на сложность работ, то это в разы увеличивает стресс и снижает качество в итоге.
Теории срыва deadline
Причин, которые называют, сорвав дедлайн, великое множество. Но если посмотреть на самые распространенные, то их можно разделить на три условные группы:
- изначально неверная оценка задачи.
Тот случай, когда при постановке дедлайна неправильно оцениваются ресурсы и время. Или берутся идеальные условия, без поправок на возможные риски. Например, завершить проект за месяц реально, если над ним будет работать ежедневно команда из 5 человек. Но здесь не учитывается, что один, а то и несколько сотрудников могут, например, заболеть. Или на этот месяц выпадают дополнительные выходные праздничные дни и так далее. Соблюсти дедлайн, который изначально начинает «дымиться», крайне сложно;
- личностные особенности.
И это тоже имеет место быть. Есть категория людей, которые, даже имея достаточный запас времени, все равно приступают к задаче в последний момент. Для примера – студент, которому нужно подготовиться к экзамену за месяц, выучить требуется 30 билетов. По сути это не так сложно: всего один билет ежедневно.
Но молодой человек откладывает подготовку на день, два, три… Так пролетает неделя, вторая, а то и целый месяц. И вот за пару дней до экзамена ему приходится не спать, чтобы выучить все 30 билетов. Банальная прокрастинация, не вовремя начатая задача, отсутствие мотивации – все это личные причины, которые приводят к сорванным дедлайнам;
- отсутствие планирования и контроля.
Это, пожалуй, самая частая причина невыполненных обязательств. Неправильная оценка собственных возможностей, неверное распределение времени и приоритетности задач, перегруженность и работа на износ… Нагрузка сотрудника похожа на снежный ком – новые задачи накладываются на те, что еще не выполнены, не успел догореть один дедлайн, как вспыхивает другой, 24 часа в сутках не хватает. Отсюда стресс, спешка, низкое качество работы.
Как успевать к дедлайну
Сделать дедлайн инструментом мотивации, а не «дамокловым мечом», помогает грамотное планирование. Элементарные приемы тайм-менеджмента способны нивелировать все причины срыва дедлайнов, даже личностные особенности можно подчинить графику.
Эффективные способы управления выполнением задач
Человек на то и homo sapiens, чтобы, зная о своих огрехах, уметь их исправить. Успевать завершить задачи до того, как дедлайн будет просрочен, помогают различные эффективные способы.
Сильный старт. Планируя работы на какой-то период, стоит выносить самые сложные и трудоемкие задачи на начало, чтобы перед дедлайном, когда порой силы уже на исходе, не заниматься решением тяжелых вопросов. В тайм-менеджменте есть принцип «съесть лягушку». Здесь он тоже работает. Плюс, начиная со сложного, есть шанс выяснить незапланированные «подводные камни» и иметь запас времени, чтобы поработать над их решением.
Эффект срочности. Заключается он в том, что человек берется с большим энтузиазмом за задачу, которую нужно выполнить в короткий срок. Если же дедлайн отсроченный, шансов выполнить задание вовремя становится меньше. В доказательство этой теории в 2018 году Оксфордский журнал обнародовал результаты эксперимента: двум группам участников дали одну и ту же задачу.
Сроком выполнения для первой определили неделю, для второй – 14 дней. В результате соблюсти дедлайн удалось группе, для которой срок выполнения был меньше.
Деление на блоки. В тайм-менеджменте этот принцип называют «есть слона по кусочкам». Крупный проект лучше разбивать на небольшие задачи и подзадачи, работать поступательно. Это снижает уровень стресса – объем работы кажется посильным. И дополнительно не дает прокрастинировать.
Неофициальный дедлайн. Еще один вариант выполнения задачи вовремя – назначить свой внутренний дедлайн или даже несколько, если работу разбили на блоки. Например, сделать часть работ к такому то числу, а потом перейти к следующим. Резерв в пару дней до официального дедлайна дисциплинирует, с одной стороны. С другой, нужно обладать достаточной силой воли, чтобы постараться выполнить работу раньше назначенного срока.
Открытые планы. Это скорее психологический прием. Заявить во всеуслышание, что работа будет сделана к определенному дню – значит, не ударить в грязь лицом. Здесь срабатывает профессиональное самолюбие – кто захочет, чтобы ему припоминали пустые обещания?
Отдельного внимания заслуживает контроль использования временных ресурсов. Нередко случается, что вроде бы сев за выполнение задачи, специалист без отрыва смотрит в монитор, а в финале дня оказывается, что дело не сдвинулось с мертвой точки. Всему виной отвлечения и нецелевое использование рабочих часов.
Учет рабочего времени
Учет рабочего времени – это разумный подход к вопросу эффективной траты трудовых часов. Чтобы понимать, куда уходят драгоценные минуты, которые отведены для работы над проектом, используют современные подходы – специализированные программные инструменты, которые позволяют мониторить ход работ. Как пример – система CrocoTime, которая заслужила доверие отечественных компаний с разной численностью персонала благодаря своей лояльности и широкому функционалу.
В возможности программы входит мониторинг нагрузки персонала. Эта информация поможет грамотно и с учетом занятости специалистов сформировать проектную команду.
Использование CrocoTime помогает верно поставить дедлайн. Система фиксирует:
- общее время, затраченное на проект;
- время, которое ушло на выполнение каждой задачи в рамках проекта;
- вклад каждого участника проектной команды.
Это позволит определить, какое количество времени потребуется, чтобы выполнить все задачи в срок.
Кроме того, система мотивирует сотрудников и помогает избавиться от прокрастинации. CrocoTime отмечает время активности и простоев, использование ресурсов в соответствии с заданными параметрами может делить на профильные и непрофильные. То есть время, проведенное на сайтах и в приложениях, которые нужны специалисту для дела, будет отмечаться как потраченное с пользой. А время, прошедшее за играми, просмотром роликов или в бесцельном серфинге по социальным сетям, объективно вычитается из полезного. Это помогает сотрудникам увидеть, на что именно уходят рабочие часы, объясняет, почему вдруг дедлайны начинают гореть, когда за монитором проходит весь день.
Для тех, кто выполняет задачи строго к оговоренному часу, учет рабочего времени – настоящее спасение. Это касается не только штатных сотрудников. Системы мониторинга рабочих часов стали неотъемлемым инструментом эффективной организации работы фрилансеров.
Дедлайны словно созданы, чтобы их нарушать. Но помня о последствиях, ответственные сотрудники используют различные инструменты, которые помогают держать задачи в фокусе и соблюдать сроки выполнения проектов. CrocoTime – один их них.
Прочитайте другие статьи в нашем блоге
Оценка продуктивности работников с помощью мониторинга
В быстро меняющихся экономических условиях, и уж тем более в условиях кризиса, руководители предприятий самого разного масштаба и разной направленности вынуждены задумываться, насколько продуктивна команда, с которой они работают. Так или иначе встает вопрос оценки. Ведь не зная о настоящем положении дел.
Как узнать, работает ли удаленный сотрудник
Каждый пятый сотрудник российской компании сейчас работает полностью удаленно. Еще треть чередуют работу из дома и в офисе. Естественный вопрос, волнующий руководителей, которые под давлением обстоятельств вынужденно пришли к дистанционному формату – как узнать, работает ли удаленный сотрудник? Опыт, накопленный за два.
23 февраля 2022 Подробнее
Источник: crocotime.com
Что такое дедлайн?
Многие из Вас, дорогие читатели, наверняка слышали слово «дедлайн» в обиходе. Да, собственно, вряд ли в противном случае Вы бы стали читать данную статью. Давайте же разберёмся в том, что такое дедлайн, если говорить простыми словами.
Дедлайн – это крайний срок, к которому конкретная задача должна быть выполнена. Данное слово позаимствовано из английского языка – deadline, и является составным: dead (мёртвая) + line (линия). И это словосочетание («мёртвая линия») отлично подходит для описания ситуации.
Достаточно часто слово «дедлайн» используется в кругах программистов. Представьте такую ситуацию – нужно написать сложную программу, а заказчик установил чёткий срок, к которому она должна быть сдача, иначе фирме-разработчику придётся заплатить неустойку. И срок этот – до 24 марта. Программу можно сдать и раньше, но 24 марта – это дедлайн, т.е. мёртвая линия, пересекать которую нельзя.
Если Вы услышите на своей работе слово «дедлайн», то пугаться не нужно, а вот внимательно отнестись к этому сроку очень даже стоит. Самое главное в этой ситуации – не затягивать с выполнением поставленной задачи.
Также слово «дедлайн» употребляется и в спорте, например, хоккее или баскетболе. В данном случае дедлайн – это крайний срок перед окончанием трансферного окна (когда можно обменивать / покупать / продавать / дозаявлять игроков).
Источник: proslo.ru
Как дедлайны влияют на продуктивность сотрудников
Ограниченные сроки, они же дедлайны, они же «оГосподиБожеМой я ничего не успеваю» вызывают у людей стресс, но в то же время стимулируют к продуктивной работе. Горящие дедлайны имеют свойство доставать скрытые ресурсы, чтобы за кратчайшие сроки выполнить большой объем работы. Например, когда студенты перед зачетом или экзаменом учат все то, на что не хватило нескольких лет
Редакция Hurma подготовила для вас новую статью, в которой мы обсудим дедлайны и то, как они влияют на эффективность сотрудников. Оставайтесь, будет интересно.
Краткий курс в историю дедлайнов + теория мотивации
Впервые термин «deadline» появился в Америке в середине 19-го века. Он означал «мертвую линию», за которой заключенных в тюрьмах ожидал расстрел, если они ее пересекут. Все дело в том, что именно в это время в тюрьмах Америки был огромный земляной ров по периметру и пересекать его было запрещено.
Спустя время термин изменил свое первоначальное значение и начал использоваться в различных сферах бизнеса: IT, маркетинг, реклама, фриланс, и, конечно же, в работе. Именно дедлайн дает сотрудникам понимание, в какие сроки им нужно выполнить задачу.
Мотивационная сила дедлайнов связана с таким термином психологов как «The Goal Looms Larger Effect ». То есть, чем ближе человек подходит к концу выполнению задачи, тем большую отдачу он получает от приложенных усилий.
Социальный психолог Нира Либерман и ее коллеги из Тель-Авивского университета изучают психологический эффект от дедлайнов. Чтобы объяснить этот эффект, они приводят пример того, как человек читает книгу. Когда большая часть книги уже прочитана, наши усилия удваиваются и меньшую часть мы читаем с гораздо большей скоростью.
Таким образом, мотивационный эффект дедлайнов заключается в том, что он дает человеку постоянную обратную связь о том, сколько еще задач или процессов нужно выполнить до завершения.
«Поскольку остается сделать меньше задач, каждое действие воспринимается как более эффективное», – пишут в команде Либерман.
Вторая теория заключается в том, что чем ближе мы находимся к сроку дедлайна, тем меньше у нас остается соблазна выполнить какую-то другую задачу и прокрастинировать. А по данным Psychology Today, 20% людей считают себя хроническими прокрастинаторами. Как же тогда бороться с прокрастинацией и как в этом помогают дедлайны?
4 причины, почему дедлайны эффективны
1. Минимизируют прокрастинацию
По данным Массачусетского технологического института, дедайны помогают снизить вероятность прокрастинирования и откладывания задач на потом.
2. Конкретизируют цели и задачи
Ограниченные сроки привязывают задачи к графику, делают их более конкретными, а не абстрактными. Например, возьмем задачу «написать статью о животных». Если не поставить на неё конкретный дедлайн или же поставить срок на выполнение неделю, то исполнитель может взяться за ее написание в последний момент. Но если поставить задачу «написать статью про животных. Срок – 2 дня», все станет куда проще.
Такой эффект объясняется тем, что человек с большей вероятностью вовремя и качественно выполнит конкретную задачу, а не абстрактную. Более того, согласно закону Паркинсона, чем больше времени мы планируем уделить какой-то задаче, тем больше времени у нас уйдет на ее выполнение, даже если дополнительное потраченное время не было необходимым. Это значит, что установка более строгих сроков может быть полезной.
3. Помогают в структурировании действий
Понимание ограниченных сроков, дает человеку возможность разбить задачу на мелкие подзадачи и структурировать процесс. Это поможет не тратить время впустую, а правильно его распределить, чтобы использовать с максимальной эффективностью.
4. Устраняют лень и активизируют усердие
Люди не любят ощущать стресс и дискомфорт, а страх не вложиться в сроки – это еще тот стресс. Дедлайны настраивают человека на продуктивную работу, поскольку он понимает, что чем быстрее выполнит работу, тем быстрее получит отдых, похвалу, награду и т. д.
Как правильно устанавливать дедлайны?
Мало просто установить сотруднику срок на выполнение задачи. Это нужно делать, предварительно оценив сложность задачи, понадобиться ли сотрудник какая-то помощь со стороны, все ли зависит от него и много чего другого. Чтобы устанавливать дедлайны, которые повысят эффективность специалиста, а не угробят ее, стоит придерживаться нескольких правил.
Как мы уже выяснили выше, долгосрочные дедлайны дают лишний повод прокрастнировать задачу и начать ее выполнять чуть ли не в самый последний момент.
Но бывает такое, что задача слишком большая и ставить на неё короткий дедлайн – еще более неразумно. В такой ситуации следует разбить большую задачу на несколько маленьких и установить недлительные сроки.
При установке дедайнов, важно реально оценивать, сколько времени займет у сотрудника та или иная задача. Если вы не понимаете длительность выполнения, попросите сотрудника с его опыта сказать, сколько времени ему нужно. Но не стоит думать, что очень ограниченный дедлайн заставит специалиста работать в три раза эффективнее, если это физически невозможно.
Разумеется, ограниченные сроки на то и ограниченные, но иногда стоит быть более гибкими и готовыми к изменениям, если того требует задача. Все дело в том, что в процессе выполнения могут возникать непредвиденные обстоятельства, которые могут удлинить срок дедлайна и к этому нужно быть готовыми. Но, если конечно дело в этом, а не в том, что сотрудник откладывал задачу на потом
Самодисциплина как инструмент придерживания дедлайнов
Один из важнейших факторов, который влияет на то, сможете ли вы или ваши сотрудники придерживаться дедлайнов – самодисциплина. И, прежде чем вырабатывать её в других, нужно познать её самому.
Чек-лист: как развить самодисциплину и избегать горящих дедлайнов
Правило №1. Здраво оценивайте свои силы
При установке сроков для выполнения задачи, трезво оцените свои силы и не бойтесь просить больше времени, если оно действительно нужно.
Правило №2. Измените свое мышление
Перестаньте относиться к дедлайнам, как к чему-то негативному. Поймите, что они помогают вам быть более организованными и эффективными в работе.
Правило №3. Планирование – хорошо, выполнение – еще лучше
У вас может быть самый лучший план, но если вы не приступаете к его выполнению и реализации, толку будет мало. Запомните одно правило, как только сделали план – начинайте приводить его в действие.
Правило №4. Откажитесь от мультитаскинга
Расставляйте приоритеты по задачам и не стоит выполнять сразу несколько дел одновременно, поскольку эффективности в этом случае будет мало. Все дело в том, что внимание человека рассеивается и при постоянном переключении с задачи на задачу, приходится долго концентрироваться.
Правило №5. Не откладывайте на потом
Если вы знаете, что ваша слабая сторона – это откладывание дел на потом, попробуйте проработать её. Например, с помощью метода Pomodoro. Этот метод подразумевает установку временных промежутков времени на выполнение задачи, во время которого нельзя ни на что отвлекаться. То есть, один час вы работаете и не отвлекаетесь, 20 минут отдыхаете и опять по кругу.
Правило №6. Подумайте, что вас мотивирует
По данным Academy of Management Review, некоторых людей не мотивируют ограниченные сроки и это нормально. Подумайте, что мотивирует вас. Это может быть похвала за хорошо выполненную работу в срок, признание, вознаграждение или же просто свободное время, которое вы получите после того, как сделаете задачу.
Идеальны ли дедлайны?
Ограниченные сроки – не идеальное решение для повышения эффективности. У дедлайнов есть несколько минусов, которые могут отразиться на работе сотрудников.
1. Повышение стресса
У многих людей срыв сроков, особенно по их вине, вызывает стресс и глубокие переживания. Из-за этого сотрудник может уйти в глубокую депрессию, заняться самобичеванием и выполнять плохо даже те задачи, которые у него получались отлично.
2. Финансовые и временные потери
Если некорректно установить дедлайн, это может обернуться тем, что проект не будет сдан вовремя. Это, в свою очередь, отразится на бизнесе. Это ошибка как исполнителя, так и руководителя, поскольку они вдвоем не рассчитали риски и не спланировали процесс.
Таким образом, важно всегда оценивать текущую ситуацию, чтобы понять, поможет ли вам установка дедлайнов. Они однозначно могут помочь руководителям и сотрудникам не прокрастинировать, делать задачи более конкретными, поэтапно планировать рабочий процесс.
Но при этом, следует помнить, что использовать только дедлайн для повышения продуктивности – не разумно. Для лучшего эффекта, следует применять ограниченные сроки вместе с другими стратегиями для повышения мотивации и продуктивности.
Подписывайтесь на рассылку статей для HR и рекрутеров! Будьте в тренде с Hurma 😉
Я даю своё согласие на обработку Персональных Данных в соответствии с Политикой конфиденциальности и принимаю Пользовательское соглашение
Фрустрация – опасное чувство, которое вызывает у человека ощущение полного разочарования, печали, потери интереса к работе, личной жизни, повседневным делам. Если вы заметили, что один или несколько сотрудников в вашей .
Какие плюсы и минусы работы в коворкинге, чем он отличается от офиса, как выбрать коворкинг – в нашей новой статье. Удаленная работа из дома. В 2020 году все люди принудительно .
Источник: hurma.work