Сегодня большая часть всех документов создается в электронном виде. Однако, чаще всего после создания они распечатываются на бумаге и курсируют между компаниями и внутри них. Счета-фактуры, акты сверок, товарные накладные, договоры и т.п. — все это необходимо сверить, согласовать и подписать.
С 2011 года Министерство финансов Российской Федерации разрешило использование счетов-фактур в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — электронная цифровая подпись, ЭЦП). Это послужило толчком к активному развитию и внедрению электронного документооборота.
Электронный документооборот — это не только движение документов, но и способ организации работы без использования бумажных носителей: регистрация и ввод документов, поиск документов, создание отчетов, контроль исполнения, ведение архива и т.д.
Фактически, электронный документооборот — это обмен документами в электронном виде через локальную сеть, сеть Интернет или иными средствами. Информация, которой Вы обмениваетесь, может носить конфиденциальный характер. Попадая в общедоступную сеть, она нуждается в защите. Защищать электронный документ в процессе обмена Вам помогает электронная подпись. Она же обеспечивает и юридическую значимость пересылаемых электронных документов.
Система электронного документооборота
Существуют специальные системы для удобной и эффективной организации электронного документооборота.
Системы электронного документооборота применяются на крупных и средних предприятиях, в государственных структурах, при работе на электронных торговых площадках.
Преимущества систем электронного документооборота
Экономия денежных средств
Благодаря системе электронного документооборота снижаются расходы на бумагу, печать, канцелярские принадлежности, а также на почтовые услуги и транспорт.
Надежность
Передавая документы через сеть, система обеспечивает защиту информации от попадания в третьи руки. Доступ к ней устанавливается в соответствии с правами пользователя.
Контроль над дисциплиной и исполнительностью
Система электронного документооборота позволяет следить за ходом работы в режиме реального времени. Благодаря этой функции руководству легче устанавливать контроль над дисциплиной сотрудников и корректностью выполнения задач.
Мобильность
Совершать обмен информацией с помощью системы электронного документооборота можно 24 часа в сутки, из офиса или из дома, из командировки или отпуска. Если под рукой имеется компьютер с электронной подписью и точка доступа в Интернет, то все операции будут доступны.
Обратная связь
Информационные и благодарственные письма, жалобы или претензии от контрагентов поступают в общую систему, доступ к которой имеется у руководителя и ответственных лиц. Это исключает вероятность того, что то или иное письмо будет утеряно либо останется без внимания.
Систематизация корреспонденции
Система дает возможность наводить порядок в электронной корреспонденции. Информационные письма, договоры с контрагентами, свидетельства, отчетность и т.д. можно удобно сортировать, чтобы быстро отыскать тот или иной документ при необходимости.
Принципы электронного документооборота
Экономия времени
Сокращаются временные затраты как сотрудников, так и руководителей за счет того, что согласование, подписание и другие операции с документами занимают считанные секунды. В том числе, ускоряется процесс заключения сделки с контрагентом. Для подписания двустороннего договора, счетов-фактур и актов требуется ряд простейших действий на компьютере, и не нужно для этого покидать офис.
Актуальность
В системе электронного документооборота можно настроить осведомление автора о получении письма. При необходимости, адресат может заверить документ подписью с отметкой о прочтении. Таким образом, отправитель всегда находиться в курсе актуальных событий.
СОГЛАШЕНИЕ О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Настоящее соглашение регламентирует отношения между АО «Аналитический центр» и физическим лицом (Пользователь) и вступает в силу с момента принятия Пользователем условий настоящего соглашения. При несогласии Пользователя с хотя бы одним из пунктов соглашения, Пользователь не имеет права дальнейшей регистрации. Продолжение процедуры регистрации говорит о полном и безоговорочном согласии с настоящим соглашением.
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
Регистрация — процедура, в ходе которой Пользователь предоставляет достоверные данные о себе по утвержденной форме регистрации (регистрационная карта). Прохождение процедуры регистрации говорит о том, что Стороны полно и безоговорочно согласились с условиями настоящего соглашения.
Персональные данные Пользователя — данные, используемые для идентификации личности, добровольно указанные Пользователем при прохождении регистрации. Данные хранятся в базе данных на сервере АО «Аналитический центр» и подлежат использованию исключительно в соответствии с настоящим соглашением и законодательством РФ.
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Как подключить электронный документооборот (ЭДО)
Работать с электронными документами удобнее, проще и быстрее. В некоторых случаях такой вариант единственный из тех, что допускается по закону.
В статье я расскажу, что такое электронный документооборот (ЭДО), для чего он нужен, как выбрать оператора, подключить ЭДО и можно ли это сделать самому.
Что такое электронный документооборот (ЭДО)
Электронный документооборот (ЭДО) — это способ обмена документами, который происходит с помощью специальной программы. Принцип действия очень похож на работу электронной почты, только в случае с ЭДО передача информации ведется по специальным каналам, оснащенным самой высокой защитой. Это гарантирует полную конфиденциальность и сохранность данных.
Как происходит процесс электронного документооборота:
- Компания заключает договор с оператором ЭДО, регистрируются в сервисе.
- В личном кабинете создают (загружают готовый) документ.
- Созданный документ подписывается электронной подписью (ЭЦП). ЭЦП — не предмет, который можно взять в руки. Это реквизит документа, который подтвердит оригинальность данных и личность человека, который это заверил. Получают такую подпись в МФЦ или специализированных центрах, имеющих нужную аккредитацию.
- Из списка контрагентов выбирают нужного. Созданный документ отправляют ему.
- Адресат получает письмо.
Документооборот завершается после того, как получатель подписывает присланный документ или отказывает в подписи (например, если хочет внести в него какие-то дополнения). Уведомление о принятии или отказе передается отправителю.
Документы, переданные этой системой, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные оригиналы.
Таким способом можно обмениваться любыми документами: финансовыми, юридическими, бухгалтерскими, страховыми, налоговыми. Например, отправлять счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ, договоры, акты сверки и прочие.
Документы, которыми можно обмениваться с помощью электронных систем
Для чего нужен электронный оборот документов
Электронный документооборот необходим для ускорения процесса обмена документами с партнерами. Кроме того, с помощью ЭДО можно передавать коды маркировки в электронном виде.
Что такое код маркировки
Преимущества использования ЭДО:
При этом любой документ из ЭДО можно распечатать в любой момент. На нем будет содержаться отметка о цифровой подписи, что может подтвердить его юридическую силу.
В некоторых случаях подключение к ЭДО — обязательное условие для нормального функционирования компании. Речь идет о предприятиях, численность сотрудников в которых 100 человек и больше. Кроме того, часть налоговых деклараций нужно сдавать только в электронном виде (например, по страховым взносам). Это зафиксировано в пункте 3 статьи 80 НК РФ.
На что обращать внимание при выборе оператора ЭДО
Как выбирать оператора ЭДО
Главное, на что нужно обращать внимание при выборе оператора, — наличие одобрения от ФНС (реестр размещен на официальном сайте налоговой службы), а также лицензии SLA (соглашения об уровне качества). Это необходимо, чтобы не беспокоиться о безопасности документооборота.
Важно, чтобы у оператора была интеграция с системой «Честный знак» — это даст возможность передавать коды маркировки.
Что еще нужно учитывать при выборе:
- Функционал системы. Пользователь должен иметь возможность просматривать созданные документы, сохранять их в архив, передавать на печать, ставить подписи или отказывать в этом при получении документа, создавать совместный доступ к документам, отслеживать их статусы.
- Простота интеграции с другими системами. Некоторые предприятия предпочитают работать в собственной учетной системе. Будет хорошо, если выбранный ЭДО будет свободно интегрироваться с большинством учетных систем: «1С», «Парус» и прочих.
- Предусмотрен ли роуминг. Эта услуга, которая позволяет обмениваться документами с партнерами, пользующимися другими операторами ЭДО. Обычно за это плата не взимается, но будет лучше, если оператора, услугами которого пользуется большинство контрагентов.
- Тариф. Стоимость обслуживания зависит от функционала, который будет доступен пользователю. Например, возможность пользоваться онлайн-архивом, онлайн-поддержка 24/7 и прочее. Нужно смотреть, что входит в базовый пакет, который предлагает оператор, а за что придется платить отдельно.
- Демо-доступ. Некоторые операторы дают его, чтобы клиент смог оценить удобство системы перед покупкой.
Ну и, конечно, стоит проверить отзывы о том или ином операторе — реальный опыт пользователей может рассказать больше о подводных камнях.
Все операторы, которые имеют необходимые государственные разрешения, есть в открытом доступе — на сайте налоговой службы. Каждый из них имеет свои бонусы, которые делают сотрудничество удобным. Однако сейчас, когда ситуация с рынками неясна, лучше обратить свое внимание на тех, кто работает на российских платформах.
«Контур.Диадок»
Продукт, разработанный компанией «СКБ Контур». Она занимается внедрением электронного документооборота с конца годов, то есть с того времени, как эта модель только появилась в России.
Дополнительные возможности оператора:
- Распределение входящих документов. Клиент может указать, какое из подразделений будет получать документацию. Кроме того, можно самим устанавливать классификацию по контрагентам, чтобы все бумаги от него сохранялись в одной папке.
- Быстрое согласование документов внутри компании. Можно направлять определенные файлы на визирование в нужное подразделение или конкретному сотруднику.
- Отправка приглашений контрагентам. Компаниям, работающим с этим оператором, можно направить приглашение для обмена документами.
- Длительный срок хранения архива, доступ к которому разрешен даже после окончания оплаченного периода.
- Можно создавать иерархию подразделений с распределением сотрудников в них. Это нужно, чтобы каждый сотрудник имел доступ только к определнным документам.
- Автоматизированная сверка взаиморасчетов.
Стоимость входящих документов бесплатна. Годовое обслуживание исходящих документов стоит от 1 900 рублей до 18 600 рублей.
Тарифы ЭДО в «Контур.Диадок»
«СберКорус»
Компания входит в группу компаний «Сбербанка». Специализируется на разработке цифровых сервисов и процессов для автоматизации бизнес-процессов.
- Работать с системой маркировки. Обмениваться с партнерами документами с кодами маркировки, передавать их в систему «Честный знак».
- Хранить созданные ранее документы в облаке.
- Принимать и отправлять документы в привычном интерфейсе, например, «1С».
- Получать и отправлять документы контрагентам, сотрудничающим с другими операторами, бесплатно в роуминге.
- Подключиться к сервису в течение 1 дня.
- Работать по постоплате.
- Предлагать готовые шаблоны документов, что еще больше сэкономит время на создание файлов.
Входящие документы клиент будет получать бесплатно, а вот за исходящие придется платить: величина оплаты будет зависеть от количества переданных файлов.
Стоимость обслуживания в «СберКорус»
«Такском»
Компания «Такском» специализируется на разработке, внедрении и обслуживании профессиональных IT-сервисов для коммерции и госструктур.
Что получают клиенты:
- Удобную подготовку документов, их поиск в электронном архиве.
- Отсутствие ошибок ручного ввода — перед отправкой формат документов всегда проверяется.
- Возможность отправлять документы как поштучно, так и пакетом.
- Возможность создавать неограниченное количество аккаунтов для одного ИНН/КПП.
- Бесплатную отправку документов в систему «Честный знак» для любого тарифа.
- Возможность работать в привычном интерфейсе, если клиент пользуется «1С».
- Возможность настраивать маршруты согласования документов.
- Загружать документы, созданные во внешних системах.
- Управление списком контактов.
- Возможность установки права доступа для отдельных сотрудников и подразделений компании.
Обычные входящие документы бесплатны, причем их может быть неограниченное количество. А вот за другие услуги придется доплачивать.
Тарифные планы «Такском»
Как подключить ЭДО
Подключить электронный документооборот можно двумя способами: самостоятельно или после обращения к сертифицированному оператору.
Первый вариант подойдет только в том случае, если у компании небольшое количество контрагентов. Но сама настройка — дело сложное:
- нужно самостоятельно продумать порядок передачи документов;
- установить способы обмена документами, а также взаимодействия с контрагентами;
- документально зафиксировать все форматы документов, которые будут использоваться в дальнейшей деятельности;
- настроить канал передачи данных персонально под каждого участника цепочки документооборота.
Второй вариант — подключение через оператора ЭДО. Это организация, которая предоставляет уже готовый сервис обмена документами. Подключить его уже не составит труда.
Как это сделать:
- в разделе администрирования загрузить сертификат о полученной ЭЦП;
- подключить контрагентов.
После этого можно будет обмениваться документами со своими партнерами, госорганами.
Если вдруг по какой-то причине предприятие решит отказаться от электронного документооборота и вернуться к бумажному, то систему можно отключить. Для этого нужно обратиться в службу поддержки оператора с соответствующим запросом.
После этого систему отключат, а пользователь может вернуться к «стандартному» варианту обмена документами: по обычной почте или при помощи курьерской службы.
Если вы хотите автоматизировать бизнес-процессы в вашей компании, но не знаете, с чего начать и как правильно это сделать, организуйте тендер на площадке Workspace и доверьте выполнение задачи специалистам.
ЭДО — полезный продукт для любого бизнеса. С его помощью можно существенно сократить время, требующееся на документальное взаимодействие между контрагентами. Это освободит время для других рабочих процессов, направленных на увеличение прибыли.
Workspace.LIVE — мы в Телеграме
Новости в мире диджитал, ответы экспертов на злободневные темы, опросы, статьи и многое другое. Подписывайтесь: https://t.me/workspace
Вакансии
- Специалист по рекламе на английском языке
Webteam Удаленная работа По договоренности - Контент-менеджер для интернет-магазина
Webteam Удаленная работа По договоренности - Специалист PR
Строительная компания ЮКО Удаленная работа 30 000 – 120 000 - Разработчик мобильных приложений IOS / Android
IT-компания Optima-Promo Екатеринбург 30 000 – 100 000 - SEO-специалист
IT-компания Optima-Promo Екатеринбург 30 000 – 70 000
Источник: workspace.ru
Отличия EDI и ЭДО
Аббревиатура EDI расшифровывается как Electronic Data Interchange, что в переводе с английского означает «обмен данными в электронной форме». Так называют процесс передачи структурированной цифровой информации, который позволяет организациям передавать друг другу коммерческие данные — торговые, финансовые, транспортные и другие.
За рубежом первые стандарты EDI появились в 80-х годах прошлого века, в России — в 2004 году, когда они стали востребованы активно развивающимся продуктовым ритейлом.
Использование EDI сообщений даёт организациям и предпринимателям сразу несколько преимуществ:
- у них появляется возможность буквально за несколько кликов «мыши» передавать практически любые данные — заказы, каталоги товаров, руководства по эксплуатации и многое другое;
- сводятся к минимуму влияние человеческого фактора и риск возникновения ошибок — система EDI автоматически выявляет и устраняет их;
- открывается возможность работы с государственными контрольными и учётными системами — Меркурий, Честный знак и ЕГАИС;
- контрагенты получают возможность формировать многочисленные отчёты по хозяйственной деятельности (эта функция становится доступной при внедрении расширенной аналитики);
- значительно ускоряется и упрощается поиск нужной информации в базе данных, а сама она получает надёжную защиту от несанкционированного доступа;
- процесс обмена информацией с контролирующими органами становится более управляемым и прозрачным.
Преимущества существенны, поэтому многие предприниматели, узнав о них, задают вопрос: как подключиться к системе EDI? Для этого нужно обратиться в специализированную компанию-провайдер, которая на платной основе выполнит все необходимые настройки и интерграции и позволит обмениваться электронными данными.
Стандарты передачи данных в EDI
Информация в рамках EDI передаётся не в произвольном порядке — для этого разработали и применяют ряд стандартов и правил, позволяющих отправителям и получателям данных «говорить на одном языке».
Из большого многообразия стандартных EDI сообщений (документов) можно выделить несколько самых распространённых.
- Заказ. При необходимости оформить заказ у поставщика используют документ с названием ORDERS. Он наиболее востребован у представителей крупного ритейла, но его применяют и в иных компаниях — складских, транспортных и других. Документ содержит исчерпывающую информацию о заказываемых товарах — их наименования, количество, адреса, по которым их нужно доставить и другие сведения.
- Ответ на заказ. Поставщик может подтвердить заказ или отказать в его исполнении. Для этого он использует EDI сообщение (документ) ORDRSP. Поставщик вправе расширить стандартную информацию в нём и дополнить её предложениями альтернативных товаров, другими сведениями.
- Каталог товаров. Производители и поставщики заинтересованы в информировании своих клиентов об ассортименте имеющейся продукции. Они делают это с помощью ещё одного стандартного EDI-документа — PRICAT. Он представляет собой каталог с автоматически обновляющимися сведениями о товарной номенклатуре, ценах, основных характеристиках продукции.
- Счет-фактура. Чтобы в автоматическом режиме сформировать счёт-фактуру для оплаты поставленных товаров, используется такой документ EDI, как INVOIC. С его помощью можно не только оплачивать продукцию, но и отчитываться перед налоговой инспекцией (в последнем случае понадобится электронная цифровая подпись).
- Уведомление об отгрузки. Существует EDI-аналог бумажного товаросопроводительного документа — DESADV. Это — уведомление об успешно состоявшейся отгрузке товаров со склада, которое содержит подробную информацию о поставленной продукции.
- Уведомление о приемке. Покупатель должен проинформировать поставщика о факте получения товаров. Для этого предназначено такое EDI-сообщение, как RECADV.
- Уведомление о возврате. Покупатель по тем или иным причинам может отказаться от получения товара и вернуть его поставщику. Для этого он использует такой документ, как RETANN, содержащий сведения о возвращаемых товарах и причинах отказа в их приёмке. У поставщика после получения RETANN возникает обязанность отреагировать и ответить покупателю.
Обратите внимание: приведённый выше перечень стандартных документов EDI — не исчерпывающий. В каждом конкретном случае стороны обмена информацией могут корректировать его, подстраивая под свои нужды.
ЭДО: понятие, сферы применения
Аббревиатура ЭДО расшифровывается как «электронный документооборот». Так называют способ обмена документами по телекоммуникационным каналам, при котором документация сохраняет полную юридическую силу. Закономерен вопрос: как она обеспечивается, если документы не имеют бумажных версий? Действительно, они представляют собой файлы и не имеют материального воплощения. Для решения этого вопроса используют не собственноручную, а электронную цифровую подпись.
В системе ЭДО цифровая подпись приобретает силу и приравнивается к собственноручной отнюдь не по умолчанию. Для этого она, во-первых, должна иметь так называемый сертификат ключа, причём действительный. Во-вторых, должны соблюдаться все требования, содержащиеся в этом сертификате.
Юридическая сила документов в системе ЭДО была бы поставлена под сомнение, если бы правильность использования электронных подписей контролировали сами участники информационного обмена, и только они. В наши дни и этот вопрос имеет решение. Контроль работы с цифровыми подписями осуществляют сторонние организации — операторы электронного документооборота. Каждая из таких компаний прошла аккредитацию в Федеральной налоговой службе, поэтому имеет право свидетельствовать правильность работы с электронными документами. Из сказанного логично вытекает, что юридически значимый электронный документооборот невозможен без привлечения аккредитованных операторов.
В наши дни ЭДО используется в самых разных сферах деятельности — в частности, в компаниях, поставляющих большие объёмы товаров. Им крайне важно следить за тем, чтобы на складах всегда была продукция, пользующаяся спросом у потребителей. При больших объёмах работы с традиционными бумажными документами делать это было бы сложно. Системы ЭДО, обеспечивая автоматизацию бизнес-процессов, устраняют эту проблему и делают работу поставщика максимально эффективной.
Преимущества внедрения системы ЭДО
Использование в компании системы ЭДО даёт сразу несколько достоинств, недостижимых без неё. В первую очередь нужно вспомнить о человеческом факторе —при ручной обработке бумажных документов сотрудники нередко допускают ошибки. Системы ЭДО с их богатыми возможностями автоматизации многих рутинных процессов позволяют минимизировать человеческий фактор.
Заслуживает внимания рост оборачиваемости капитала, который способен обеспечить ЭДО. Важную роль в этом играет высокая и стабильная скорость обмена финансовой информацией с компаниями – партнёрами и сокращение кассовых разрывов.
Информация на бумажных документах недостаточно хорошо защищена — недоброжелатели могут её скопировать, изменить, уничтожить. В силу того, что система ЭДО делает ненужным использование бумаги, решается и эта проблема — критически важная информация получает надёжную защиту.
Строение системы ЭДО
Современная система электронного документооборота в её классическом представлении состоит из нескольких модулей, тесно связанных друг с другом:
- Модуль ввода данных, который используется для ввода в систему новой информации для создания электронных документов. Он позволяет пополнять систему сведениями с электронной почты, сканеров, по другим каналам.
- Модуль индексации, используемый для регистрации полученной информации и структурирования её в системе.
- Модуль хранения данных, предназначенный для надёжного и безопасного хранения оцифрованных данных, их резервирования и восстановления после аварий.
- Модуль обработки и маршрутизации данных. Документы в современной системе ЭДО движутся по сложным маршрутам, и чтобы организовать этот процесс и сделать его безошибочным, используются модули обработки и маршрутизации.
- Модуль управления доступом, предназначенный для наделения разных сотрудников организации необходимыми правами доступа к электронным документам.
- Модуль интеграции. Современную систему ЭДО можно тесно связать с другими аппаратно-программными комплексами, имеющимися в компании — например, с бухгалтерской платформой или CRM. Для этого используется ещё одна часть системы — модуль интеграции.
Вместе перечисленные блоки при их грамотном внедрении образуют стройный комплекс, который и открывает доступ к перечисленным выше преимуществам.
Проблемы внедрения ЭДО
Системы для организации электронного документооборота активно развиваются, но на этом пути ещё остаётся немало проблем. Одна из них — психологическая и профессиональная неготовность многих сотрудников к полному отказу от использования бумажных документов. Способы решения этой проблемы — проведение тренингов, повышение квалификации, наглядная демонстрация пользы системы ЭДО.
Во многих компаниях наблюдается большая ротация персонала, что также тормозит внедрение электронного документооборота. Не все руководители таких компаний соглашаются на регулярный выпуск новых электронных цифровых подписей, требуемых для участия в процессе ЭДО.
Государство относительно недавно начало активно участвовать в цифровизации процессов документооборота, поэтому и сейчас в нормативной базе сохраняются белые пятна, которые также не способствуют развитию ЭДО в бизнесе.
Отличия между EDI и ЭДО
Теперь мы располагаем всей полнотой информации, чтобы уверенно ответить: EDI и ЭДО — разные системы. Доступен и ответ на вопрос о том, в чём заключаются отличия между ними. Главное из них — в следующем:
- сообщения и документы в системе EDI имеют форму, не утверждённую законодательством — она определяется самими участниками обмена данными;
- документация, передаваемая с помощью системы ЭДО, имеет форму, предусмотренную нормативными актами, и заверяется электронной цифровой подписью. Это придаёт ей юридическую силу и позволяет подавать в налоговые инспекции, суды, другие государственные и муниципальные органы.
Какую из двух систем выбрать? В каждом случае ответ зависит от существующих потребностей компании и особенностей её работы. Оцените эти факторы, и вы сделаете грамотный выбор, а наши специалисты при необходимости помогут вам в этом.
Роль компании «Логика Бизнеса»
Наша компания играет активную роль в цифровой трансформации деловых процессов. Эксперты, входящие в наш штат, оказывают клиентам профессиональную помощь во внедрении юридически значимого электронного документооборота. Для этого мы используем программный комплекс «Логика: ЮЗ ЭДО» собственной разработки.
В платформе, о которой идёт речь, реализована поддержка усиленной квалифицированной цифровой подписи. Благодаря этому документы, создаваемые и передаваемые с помощью «Логики: ЮЗ ЭДО», сохраняют полную юридическую силу. Это достоинство оценили на уровне государства — программный комплекс внесли в Единый реестр российских программ для ЭВМ и баз данных.
Используя «Логику: ЮЗ ЭДО», вы значительно упростите и ускорите работу с документами, сведёте к минимуму вероятность ошибок. Платформа позволит создавать документацию как в ручном, так и в автоматическом режиме. У неё есть и другие достоинства, о которых вам охотно расскажут специалисты нашей компании. Свяжитесь с нами в любое удобное время!
Источник: blogic.ru