Если ваш длинный список проектов, дел и задач полностью вас изнуряет, то эти методы помогут вам в конечном итоге добиться успеха. Главное — подойти к делу обдуманно.
Ох уж эти мучительные списки дел! Это проклятие нашего существования, источник нашего стресса и иногда символ триумфа. Возможно, мы немного и преувеличиваем, но те из нас, кто придерживался этого метода организации, вероятно, чувствовали облегчение только под конец рабочего дня, а именно тогда, когда выполнили поставленные задачи. И в определенные дни, когда нам удается закончить все поставленные цели, мы чувствуем, что полностью истощены.
Если в последнее время ваш список дел вынуждает вас чувствовать себя в постоянном напряжении, а не в радостном и приподнятом настроении, то возможно, пришло время изменить ваш подход к его составлению. Вот несколько идей.
Как Планировать и Вести Список Дел? Мои 6 Советов ♡
Составляйте список из шести важных для вас дел
Идея состоит не в том, что шесть — это своего рода магическое число, а в том, что, налагая определенное ограничение на количество задач в вашем списке, вы будете вынуждены принимать жесткие решения о том, что важно для вас, а что нет. Кроме того, список дел из шести пунктов является менее ошеломляющим и подавляющим, чем перечень из 20 дел, а это значит, что вы будете не так склонны затягивать и откладывать дела на потом.
Разделите список на секции
Есть определенные задачи, которые очень легко и просто сделать, и мы их выполняем сразу, одну за другой, а вот некоторые требуют полного переключения мышления. Если нас случайно отвлекут от дел телефонным звонком, к примеру, когда мы начнем писать отчет, то нам, вероятно, потребуется некоторое время, чтобы вернуться в ту «рабочую зону» после этого телефонного звонка.
В результате мы тратим гораздо больше времени, чем было предусмотрено, чтобы завершить нашу роботу. А все потому, что нашему мозгу нужно время, для того чтобы перестроиться и снова включиться в работу. Вот почему сближение аналогичных задач имеет смысл. Вы успеете сделать больше и потратите меньше времени.
Попробуйте правильно распоряжаться временем
Возможно, вы просто не из тех, кто умеет правильно составлять списки дел, или вам трудно сократить некоторые пункты или перепрыгнуть через них. Вы можете попробовать отказаться от такой затеи вообще, а вместо этого посвятить все свое время определенной работе.
Вот что пыталась сделать писательница Гвен Моран, когда захотела понять, почему не успела все сделать. Она проследила за тем, как проводила свое рабочее время, заметила определенные модели поведения и начала составлять списки с учетом своих привычек, желаний в определенные дни. Важно отметить, что такими своими действиями она не только правильно распоряжалась временем, чтобы работать над дисциплиной и порядком, но также у нее были серьезные психологические преимущества.
Когда мы ожидаем результат от выполнения той или иной задачи, а в итоге этого не делаем, то мы можем поддаться панике, потерять уважение к себе и проч.
Однако когда все наши задачи, которые мы запланировали, верно распределены по дням, указаны время и продолжительность, то мы спим спокойно и знаем, что все, что нам нужно сделать, у нас уже отмечено. Кроме того, это все указано с учетом наших предпочтений по времени суток, дням и т. д.
Важно уметь различать, что для вас исключительно важно, а с чем можно повременить
Если вы из тех людей, которым просто нужно записать все, что надо сделать, независимо от того, насколько эти дела важные или срочные, вы можете хотя бы оценить их важность. Если вы не успеете сделать все запланированное, то, по крайней мере, достигнете прогресса в важных для вас вопросах.
Вот несколько полезных и в то же время эффективных рекомендаций относительно того, как вы можете провести эту оценку. Мы рекомендуем вам отмечать ваши задачи такими буквами, как A, B, C, D, E.
Задача А — это то, что мы должны сделать. А если мы этого не сделаем, то у нас будут серьезные проблемы. В эту категорию попадают такие вещи, как соблюдение сроков, подготовка к важной встрече.
Задачи B и C — это предметы, которые мы должны делать, но их выполнение не будет иметь значительных (или никаких последствий).
D — это задачи, с которыми мы можем повременить, а E — цели, которые не являются необходимыми, поэтому мы можем исключить их из нашего списка.
Убедитесь, что в вашем списке те дела, которые вы действительно хотите сделать
Как правильно составлять список дел на день: эти семь ошибок могут поставить под угрозу вашу продуктивность
Когда дело доходит до достижения цели, иногда простые методы повышения продуктивности являются лучшими. Показательный пример: список дел. Этот удобный инструмент поможет вам справиться с поставленными задачами, если использовать его правильно. Эксперты считают, что ошибки в вашем списке дел могут поставить под угрозу продуктивность рабочего дня.
«Список дел — это дорожная карта вашего дня» — говорит писатель Паула Риццо — «он эффективен в повышении продуктивности, успешности и снижения стресса. Этот инструмент помогает вам понять что вы должны делать далее, но если его неправильно использовать, то это чревато дополнительной путаницей»
Прежде чем составить свой следующий список дел на день, убедитесь, что вы не совершаете эти семь распространенных ошибок:
1. Составление списка утром
Может показаться естественным составлять свой список дел утром, но на самом деле это уже слишком поздно, говорит Эйлин Рот, автор книги «Самоорганизация для чайников». «Представьте, что по плану у вас встреча в 8 часов утра, вы просто опоздаете». Вместо этого список стоит составлять накануне вечером.
По словам Рот, составление списка в конце дня позволяет вам отложить работу и перейти к личному времени. «Вы уходите домой и можете перестать думать о своем списке дел, потому что вы уже составили его и знаете, как будут выглядеть завтрашние дела. Ваш разум может отдохнуть».
2. Включение в список слишком большого количества задач
«Если ваш список дел включает в себя столь огромное количество задач, что на его выполнение может потребоваться несколько недель или даже месяцев, вы настраиваете себя на неудачу» — говорит Риццо.
По словам Киры Бобинэ, автора книги «Хорошо продуманная жизнь», в идеале задач должно быть всего три. «Это наиболее удобно для вашего мозга» — говорит она.
Длинные списки представляют собой проблему, потому что большинство людей не знают о том, как мало продуктивных часов у нас действительно есть каждый день, отмечает Кристина Вилнер, основательница компании Amazing Marvin. «Наша умственная энергия является гораздо более ограничивающим фактором, чем время. Каждый день у нас только три-шесть продуктивных часов работы».
Еще одна причина, по которой длинные списки распространены, заключается в том, что люди склонны недооценивать, сколько времени занимает задача, говорит Вилнер. Вместо этого она предлагает оценить продолжительность каждой задачи и написать ее рядом в списке. Затем оценить потраченное время и в будущем корректировать список.
3. Включение в список дел на «когда-нибудь»
Пространные задачи, такие как написание книги, не должны оказываться в списке дел; вместо этого их стоит поместить в отдельный список сегментов. «Если в вашем списке дел указано «Покорить Эверест» и «Купить молока» — это задачи для двух отдельных списков» — говорит Риццо.
Список дел на каждый день должен быть конкретным. Если у вас есть большой проект, который вы хотите завершить, надо разбить его на более мелкие, более достижимые задачи, и уже их включать в список.
4. Равное отношение к каждой задаче
В хорошем списке дел задачи ранжированы по приоритету, считает тренер по продуктивности Нэнси Гейнс. «Делайте упор на те элементы, которые помогут продвинуть вперёд вашу карьеру или бизнес» — говорит она.
Она предлагает следовать «системе 3-3-3» при составлении списка. «Удалите из готового списка три элемента, которые не особенно важны» — говорит Гейнс. «ещё три задачи делегируйте кому-то другому. И сосредоточьтесь на трёх пунктах, которые имеют наивысший приоритет».
5. Отсутствие конкретики
Люди часто используют расплывчатые формулировки в списке дел, говорит Маура Томас, автор книги «Секреты личной продуктивности». Если у вас есть 10 минут, чтобы что-то сделать, и расплывчатый список дел перед глазами, вы будете терять время, пытаясь восстановить связь с каждым элементом в списке, и вспоминая, что это значит.
«Потратьте несколько дополнительных секунд, пока вы занимаетесь планированием, чтобы составить список из как можно более конкретных задач, чтобы, когда вы выполняете задачу на лету, вы могли просто выполнить ее». Например, вместо того чтобы написать «отчет о расходах» в своем списке дел, используйте формулировку «ввести данные квитанций в электронную таблицу».
И откажитесь от расплывчатых слов вроде «планировать», «реализовать» или «разработать». «Если у вас есть всего несколько минут, появление в вашем списке слова типа «разработка» будет действовать как удар поддых, придётся его пропустить» — отмечает Томас. «Сохраните эти расплывчатые слова для своего списка проектов».
6. Использование одного и того же списка до его завершения
Рот говорит, что слишком часто люди создают один список дел и используют его до тех пор, пока все элементы не будут выполнены. «Проблема этой практики в том, что каждый день меняется, поэтому то, что вы планировали на сегодня, завтра может не иметь никакого значения» — говорит она.
Вместо этого следует создавать новый список для каждого дня. «Некоторые люди, которые работают только над проектами, могут использовать еженедельный список дел, но даже в этом случае подобный подход не так уж эффективен» — говорит Рот.
7. Отказ от связки «список дел на день – календарь»
По словам Кэти Мэззокко, автора книги «Революционная продуктивность: как максимизировать свое время, влияние и доход в малом бизнесе», наличие заполненного календаря, в котором нет действий из вашего полного списка дел — еще одна ошибка.
«Каждый день бывает забит под завязку, и если календарь событий существует отдельно, а список дел отдельно, у вас никогда не будет времени заняться запланированными делами, если только вы не лишите себя сна, семейного времени, отдыха на выходных».
Вместо этого планируйте время в своем календаре, чтобы поработать над элементами списка дел.
Источник: theidealist.ru
Как вести список дел
Составление списков дел уже давно вошло для многих в рутинную практику приемов тайм-менеджмента. Большинство людей сегодня хотят быть более продуктивными и организованными, а списки «TO-DO» всегда доступны и легко создаваемы – бери себе лист бумаги или ежедневник – и вперед! Казалось бы – разве здесь могут быть какие-то сложности?
Однако многие жалуются: «количество моих списков не гарантирует выполнения всех дел», «пишу списки, а потом не могу их найти», «длинный список моих дел очень меня нервирует» и так далее…. Оказывается, не все так просто! Какие же тут могут быть проблемы, и что, возможно, мы при составлении списков делаем неправильно?
Давайте сначала разберемся, какие именно списки вы обычно для себя пишете? Что вы туда заносите – какие дела и задачи? Ведь есть дела, которые делаются буквально за 5 минут (хотя от этого они не становятся менее важными!) – например, нужно позвонить куда-то и обсудить важный вопрос по телефону, — а есть длинные многоэтапные проекты, к которым сразу-то и не подступишься…
Начнем с коротких дел, которых у нас накапливается по десятку, а то и больше в день… Как правильнее организовать их в списки?
Во-первых, не составляйте длинных списков: они демотивируют вас и угнетают. Вы не можете из такого списка сразу «вычленить» самые важные дела и понять, с чего вам нужно начать. Вывод: все дела изначально нужно рассортировать на несколько групп! Выделите себе для этого время в конце недели, соберите вместе уже написанные списки и рядом положите свой ежедневник.
Кое-что нужно будет переписать и туда, об этом мы уже говорили в статье «Правильно ли вы пользуетесь ежедневником?». Как теперь правильно рассортировать дела из уже составленных списков?
Сначала нужно определиться с «контекстами». Это означает: при составлении списка вы должны подумать, а где именно, при каких обстоятельствах вы будете «делать это»? Ведь, например, видеть в офисе на работе пункт «пропылесосить квартиру» вам совершенно не обязательно, это только лишь отвлекает и нервирует! Поэтому попробуйте для себя четко выделить группы дел по контекстам , например:
— домашние дела (делаем только дома!)
— звонки : здесь могут быть две группы звонков – деловые, обязательные (или, скажем, те которые вы бы хотели сделать в спокойной обстановке, не на бегу) – и звонки, которые вы можете сделать «в дороге» и таким образом сэкономить время
— за домашним компьютером (будем считать, что на работе у вас тоже есть компьютер, но вы там решаете другие задачи ) — например, написать письмо, скачать музыку или просмотреть расписание самолетов
— по пути — очень важный контекст, тут может быть и «магазин», и дорога домой с работы – если вы заранее знаете, что пройдете мимо химчистки, из которой нужно наконец-то забрать куртку.
Подумайте, какие еще варианты контекстов для вас будут удобными? Для каждого человека список контекстов может довольно сильно отличаться… Таким образом, контексты – это, грубо говоря, нужное место и время, когда вы можете выполнить вполне определенные, конкретные дела – и не можете выполнить других дел (пропылесосить квартиру по пути )
Следующий важный принцип – по каждой группе дел должны быть установлены приоритеты . Ведь не каждое дело требует срочности! Это значит, что в своих списках вы можете его вполне передвинуть на неделю или две вперед – и временно выбросить из головы. Отсутствие приоритетов приводит к тому, что вы видите перед собой длиииинный список дел и не можете сразу понять, с чего вам начинать, что сделать сегодня – а что завтра, например?
Следующий важный принцип: многошаговые задачи – если задача может быть выполнена только в несколько «заходов» и требует времени – никогда не пишите ее в обычный «повседневный» список коротких дел! О таких делах мы поговорим отдельно.
Рутинные дела, которые вы выполняете регулярно и примерно в одно и то же время (например, уборка квартиры) – их не нужно включать в списки! Просто внесите их в ваш ежедневник («зарезервируйте» на них временной блок-контейнер) – и тогда ваши перечни дел заметно упростятся!
Не захламляйте свои списки! Прямо сейчас перенесите все дела, которые подпадают под определение « Возможно – когда-нибудь », в отдельный список. Сюда стоит отнести, например, все дела, которые относятся к категории «Читать / Просмотреть», «поискать в Интернете», и так далее – включите их в отдельный список, который можно просматривать только время от времени.
Еще очень важный момент – формулировка задачи в списке. Каждое дело, внесенное в список, должно быть записано не абстрактно – например, «подарки на свадьбу Натальи», а конкретно: «поговорить с родителями насчет подарков Наталье на свадьбу» — то есть, в вашем списке должны быть перечислены четкие, конкретные действия, которые вам предстоит выполнить. Это намного повышает вероятность их выполнения!
Список должен быть реальным ! Если вы составляете перечень дел на конкретный день или другой промежуток времени, то заранее обязательно примерно оцените, сколько времени у вам потребует каждое дело, иначе список с «нереализованными» пунктами будет только вызывать ваше раздражение и демотивировать вас.
Принцип «двух минут »: очень важный принцип, который сильно продвинет вас вперед! Он заключается в том, что дела, которые можно сделать за 2 минуты или меньше, нужно выполнять сразу, не внося их в список и не откладывая на более позднее время.
Если в списке есть какой-то очень важный пункт (например, звонок по телефону в четко определенное время), то не забывайте поставить себе напоминания : на компьютере (например, в календаре мэил ру), — или в телефоне.
Все ваши дела старайтесь записывать именно там, где вы сможете легко их просматривать (например, в ежедневнике – если его формат вам позволяет) – либо там, где вы будете эти дела выполнять или корректировать (привязка к контексту!) – у компьютера, на кухне (например, заготовка для списка продуктов в магазин) и так далее.
Для тех списков, которые вы ведете постоянно, не поленитесь заранее сделать и распечатать шаблоны – заготовки , это сильно упростит вам жизнь. Разбросанные по квартире «почеркушки» на листочках бумаги обычно попадаются нам именно в тот момент, который наименее благоприятен для выполнения указанной задачи …и потом опять исчезают на просторах нашего жилища – и зачастую, уже навсегда…
О некоторых интересных приемах составления «локальных» списков вы можете прочитать в статье «Как сократить время на рутинные дела».
Ну, а о том, как правильно себя «вести» с большими проектами, состоящими из длинной последовательности шагов, мы поговорим в отдельной статье.
На эту тему рекомендуем посмотреть небольшое видео:
Мастер-класс «Инструменты планирования»
В процессе прохождения данного мастер-класса вы будете шаг за шагом — каждый день понемногу – двигаться вперед и «настраивать» свою жизнь, меняя ее к лучшему!
Источник: yspevator.ru