Где взять счет фактуру

Счет-фактура используется компаниями и ИП, работающими на ОСНО. Подробные инструкции о том, как сделать счет-фактуру, содержатся в этой статье.

Что такое счет-фактура

Это документ, подтверждающий факт отгрузки товара или оказания услуг и предназначенный для учета НДС, чтобы налогоплательщики могли посчитать, какую сумму налога они заплатили и получили за отчетный период.

Главное отличие счета-фактуры от обычной накладной состоит в том, что он не выставляется заранее, а формируется только по факту отгрузки. После проведенной операции продавец регистрирует покупку в книге продаж и начисляет НДС к уплате в бюджет. А покупатель вносит запись в книгу покупок и рассчитывает налог к вычету.

Инвойсы регистрируются в книге покупок и книге продаж.

Что нужно знать о документе

При составлении бумаги обычно учитывают следующие правила:

Где найти выписанную счет фактуру на esf.gov.kz

1. Бумажный вариант можно заменить электронным, но только после письменного согласия второй стороны.
2. Срок выставления: 5 дней после оплаты. При нарушении этого указания в вычете НДС может быть отказано.
3. Инвойс нельзя считать доказательством отгруженной продукции.

Какие виды документа устанавливает НК РФ

Выделяют следующие виды акта (см. таблицу 1).

Наименование

Описание

Заполняется по типовой форме.

Выставляется после внесения предварительного платежа.

Если продавец допустил в инвойсе техническую ошибку (к примеру, вместо 29.07.2019 стоит дата 29.07.2018). Поводом может стать и неверное название компании, указанный ИНН и другие помарки.

Составляется, если обнаружился брак или недостача.

Функции документа на видео:

Кто должен составлять

Выставлять счета-фактуры должны только юридические лица или ИП, которые являются налогоплательщиками. Также составлять инвойс обязаны организации, осуществляющие импорт товара через границу или предоставляющие услуги иностранным гражданам.

Когда счет-фактура не нужен

Документ необязательно выставлять в следующих случаях:

• ИП и юридическим лицам, работающим на УСН, ЕСНХ или ПСН
• Предпринимателям, торгующим в розницу за наличную оплату
• Если операция не облагается или освобождена от НДС (к примеру, медицинские услуги)

Альбомный или книжный формат

В законодательстве нет никаких указаний касательно формата счета-фактуры. Поэтому используют как альбомный, так и книжный вариант. Главное соблюдать верную форму и правильно заполнить все необходимые реквизиты.

Образец счета-фактуры

Документ нужно составлять верно, иначе налоговая не примет сумму к вычету. Если речь идет о крупной сделке, то компания потеряет много денег и времени.

В верхней части располагается шапка, которая содержит сведения о продавце и покупателе, а также валюту проведенной операции. Затем в счете-фактуре подробно описывается количество и стоимость товаров или услуг, величина НДС, страна происхождения продукции.

Образец документа можно скачать ниже:

Рекомендации по заполнению

Составлять документ можно как в бумажном, так и в электронном варианте. Во втором варианте будет достаточно отправить документ покупателю на почту. Значение имеет только согласие второй стороны. Если покупатель требует бумажной формы, то его просьбу по закону нужно удовлетворить.

Правила заполнения

Документ после составления регистрируется в книге продаж, а затем переносится в раздел № 9 декларации. Если речь идет о покупателе, то он должен зарегистрировать документ в книге покупок, а затем перенести в раздел № 8.

Во время составления инвойса важно следить за тем, чтобы в документе были четко прописаны следующие параметры:

• реквизиты и контактные данные фирмы
• четкое название объекта сделки
• стоимость реализованной продукции в правильной валюте, код которой указан в 7 строчке
• ставка налога (может быть 0%, 10% или 20%)

Шапка документа

Шапку документа можно заполнять либо от руки, либо на компьютере.

Таблица 2. Пример шапки документа.

Стандартные позиции

Заполняемые данные

Номер

646 от 21 января 2019 года

г. Екатеринбург, ул. Солнечная 123 а

ИП Мальчуков, 234987, Архангельская область, Архангельск, ул. Ленина 5а

К платежно-расчетному документу №

780 от 13.01.2019

Архангельская область, Архангельск, ул. Ленина 5а

Валюта: наименование, код

Российский рубль, 643

Идентификатор государственного контракта

Последнюю восьмую строчку нужно заполнять только тем компаниям, которые участвуют в тендерах и госзакупках.

Видео о составлении в 1С:

Список товаров и услуг

В основной части документа, в которой содержатся важные данные о сделке, нужно указать список товаров и услуг. Вписывать можно только то, что является объектом договора между продавцом и покупателем. К примеру, если речь идет о приобретении настольного вентилятора, то его наименование должно точно соответствовать названию в соглашении между сторонами.

Нижняя часть документа

«Подвал» документа содержит подпись следующих лиц:

• руководителя
• бухгалтера
• предпринимателя: в этом случае помимо ФИО нужно написать государственный регистрационный номер

Вместо этих сотрудников поставить подпись также может другое уполномоченное лицо. Главное, чтобы у него было право подписывать бухгалтерские документы.

Счет-фактура без НДС

Составлять счета-фактуры могут не только налогоплательщики. Если закон обязывает последних выставлять документ в любом случае, то все остальные могут делать это по желанию. Счет-фактура без налога отличается от стандартного только одним: в основной части в графе 7 и 9 указывается «без НДС». Такие документы выставляют ИП на УСН, ПСН или компании, работающие на упрощенной системе налогообложения.

Место печати

Печать, которая во многих документах играет важную роль, для счета-фактуры необязательна. Подпись ответственного лица играет куда большую роль. А на электронных версиях печать, равно как и подпись, и вовсе не ставится. Вместо нее формируется электронная подпись, которая позволяет подтвердить подлинность документа.

Как сделать счет-фактуру онлайн

В отличие от печатных документов, у электронных счетов-фактур добавляется дата получения. При бумажном документообороте отследить это число практически невозможно, поэтому вместо него проставляется дата составления. Но электронные версии должны быть обязательно переданы при помощи оператора ЭДО, который четко фиксирует дату. Кроме этого, документ должен быть завизирован действующей цифровой подписью и составлен согласно требованиям законодательства.

Допущена ошибка, что делать

Если бухгалтер допустил ошибку или изменились условия сделки, то у него есть несколько вариантов исправления неточности:

1. Оформить корректировочный счет в качестве дополнения к основному документу. Как правило, к/c составляется, если изменилась цена, количество или объем услуг, выявлен брак или недопоставка. Номер счета указывается такой же, как в оригинальном документе. Если покупатель ознакомился с изменениями и согласен с ними, то он должен подписать соглашение. После этого в течение пяти рабочих дней поставщик должен выслать ему документ.
2. Оформить исправленный счет. Этот документ представляет собой новую версию инвойса с другим номером и датой составления. Сроки его выставления ограничены тремя годами.

Правила корректировки

Ошибка в названии фирмы или ИНН может затруднить начисление или вычет НДС. Но гораздо большую проблему вызывают изменения в цене или количестве товара.

Если от поставщика был получен документ на уменьшение, то покупателю необходимо восстановить налог. Если же клиент заплатил меньше, чем нужно, то заказчик вычитает НДС с повышенной цены, которая указана в корректировочном счете-фактуре.

Действия получателя счета

Если документ составлен правильно, то нужно внести его в книгу покупок, а затем рассчитать НДС согласно указанной ставке. Если же в нем найдены ошибки, то регистрировать его не нужно. Об этом стоит уведомить поставщика и потребовать корректировочного документа.

Когда надо выставлять документ, смотрите на видео:

Заполнение по факту оказанных услуг

В сфере услуг невозможно предугадать, в каком объеме будут проделаны работы. К примеру, строительная компания составила смету, но в процессе возникла необходимость достроить веранду. В этом случае изменится объем работ и их стоимость. Однако так как инвойс составляется только по факту оказанных услуг, все эти изменения можно легко отразить в документе. В графах «единица измерения», «количество» и «цена за единицу» нужно поставить прочерки.

Заполнение по предоплаченным суммам

Счет-фактура на аванс составляется по тем же правилам, что и стандартный инвойс. Главное – верно указать все реквизиты и сумму платежа. Авансовый счет не обязательно выставлять в том случае, если отгрузка произошла в течение пяти дней после предоплаты.

Заполнение корректировочного документа

Корректировочный счет составляется как дополнение к основному документу. Поэтому в него переписывается «шапка» изначального счета-фактуры за одним исключением. В третьей строке нужно указать номер исправленного документа. В основной части исправляются неверные данные, касающиеся объема услуг, их цены или количества товаров.

Журнал регистрации

Раньше журнал регистрации счетов-фактур были обязаны вести все предприниматели, но с 2015 года это правило относится только к посредникам.

Если компания назначает третью сторону, которая действует от ее лица, то возникает необходимость проверки достоверности сведений. К посредникам относятся люди, работающие за комиссию, агенты, экспедиторы и застройщики. Они должны вести журнал регистрации, состоящий из двух частей. В первой указываются выставленные документы, а во второй полученные.

Как провести в 1С

Гораздо проще формировать документы не самостоятельно, а при помощи программ. В «1С Бухгалтерии» есть раздел «Покупки и продажи». В нем есть подраздел «Реализация». Нажав на него, самостоятельно создается новый инвойс, в котором некоторые данные уже заполнены автоматически.

Счет-фактура нужен компаниям для учета НДС. Документ выставляется в двух экземплярах после оплаты, но может быть заменен электронной копией по соглашению сторон. При допущенной ошибке в реквизитах, названии или стоимости услуг составляется корректировочный или исправленный документ, на основании которого будет перерасчитан налог.

Источник: pravodeneg.net

Когда выписывается счет-фактура? Когда выписывается счет-фактура на аванс? Особенности оформления

Счет-фактура неразрывно связан с НДС — одним из бюджетообразующих платежей российской налоговой системы. Поэтому указанный документ является одним из самых важных среди первичных. Кем и когда выписывается счет-фактура? Разберем все нюансы этого процесса.

Основная информация о документе

Счет-фактура — документальная основа учета, расчета и вычета НДС. Счет-фактура выписывается поставщиком — плательщиком НДС — в адрес своих покупателей: компаний или предпринимателей. Другими словами, любая сделка по реализации облагаемых НДС товаров и услуг должна сопровождаться составлением счета-фактуры. У покупателя этот документ служит основанием для уменьшения собственного НДС к уплате, то есть для налогового вычета.

Если покупатель не уплачивает НДС, то поставщик может не выписывать ему счета-фактуры. Однако для этого между сторонами должно быть подписано соглашение о том, что счета-фактуры выставляться не будут. Также освобождены от необходимости оформлять этот документ поставщики, которые не платят НДС.

Нормативное регулирование

Правовой основой применения рассматриваемого документа является Налоговый кодекс. В пункте 3 статьи 169 определено, в каких случаях выписывается счет-фактура. Это совершение операций, которые попадают под НДС, а также вывоз необлагаемых товаров из России на территорию Таможенного союза.

Документ имеет определенную форму, изложенную в постановлении № 1137. В этом же акте приведены правила, в соответствии с которыми следует заполнять счета-фактуры. Форма документа и порядок его заполнения постоянно совершенствуются, в связи с чем в постановление вносятся изменения.

Бумажный и электронный форматы

Сегодня счета-фактуры формируют в классическом виде, то есть на бумаге, либо в электронном формате. Такой счет-фактура, как и его бумажный собрат, должен составляться в строго установленной форме и содержать все необходимые реквизиты.

Когда выписывается счет-фактура в электронном варианте? Это возможно при выполнении следующих условий:

• между организациями заключено соглашение о составлении электронных счетов-фактур;
• у контрагентов имеется техническая возможность обмениваться документами в установленном формате через интернет.

В остальном никаких ограничений нет. Электронный документ полностью заменяет бумажный при условии, что составлен по форме и заверен цифровой подписью.

Когда выписывается счет-фактура

Чаще всего рассматриваемый первичный документ выписывается продавцом при осуществлении операций, которые, в соответствии с налоговым законодательством, попадают под НДС. Под налогообложение попадает реализация большинства товаров и услуг, в том числе и безвозмездная передача. Но есть и исключения — они перечислены в статье 149 НК РФ.

Также компании и ИП, работающие с НДС, обязаны формировать счета-фактуры при получении оплаты в счет будущей отгрузки. Такие документы принято называть авансовыми счетами-фактурами.

Кроме того, плательщики НДС обязаны оформлять счета-фактуры при экспорте в страны ЕАЭС.

Бывают случаи, когда бумага выписывается и субъектом, который НДС не уплачивает. Такая обязанность возникает у компаний и ИП, если они от своего имени реализуют товары, принадлежащие другой организации — плательщику НДС. Речь идет о посреднической деятельности по договору комиссии и ему подобным.

Порядок выставления документа при реализации

Рассмотрим базовый пример — продавец отпускает товар, а покупатель производит оплату по факту. Счет-фактура выписывается в течение 5 дней, начиная с того, когда состоялась отгрузка товара, были реализованы услуги или выполнены работы.

Один экземпляр счета-фактуры выписывается для самого поставщика, второй — для покупателя. Документ необходимо зарегистрировать в Журнале учета счетов-фактур (далее по тексту — Журнал). Кроме того, продавец делает запись в Книге продаж и указывает реквизиты соответствующего счета-фактуры. А покупатель, соответственно, делает аналогичную запись в своей Книге покупок.

Когда выписывается счет-фактура на аванс

Если покупатель перечисляет предоплату на будущую поставку, то поставщик также должен составить счет-фактуру. При этом не имеет значения, полностью или частично покупатель произвел оплату — документ выписывается на перечисленную сумму. С полученной предоплаты продавец начисляет НДС, а покупатель при соблюдении определенных условий может заявить свой входной налог к вычету.

Когда выписывается счет-фактура на аванс? Сроки выставления — 5 дней, исчисление ведется с даты, когда была получена предоплата. Документ учитывается у поставщика в следующем порядке:

• авансовый счет-фактура отражается в Книге продаж;
• когда происходит реализация товара, составляется отгрузочный, то есть «настоящий» счет-фактура;
• отгрузочный документ отмечается в Книге продаж на всю сумму поставки;
• в то же время в Книгу покупок вносится запись об авансовом счете-фактуре.

У покупателя порядок учета документа аналогичный, но с противоположным знаком: вместо записей в Книге покупок — Книга продаж, и наоборот. И у покупателя, и у продавца документы также подлежат регистрации в Журнале.

Когда документ на предоплату не нужен

При работе по предоплате действует следующее правило: если отгрузка осуществляется не позднее 5 дней с момента поступления предоплаты, то авансовый документ составлять не нужно. Ведь счет-фактура может быть выставлен в пятидневный срок, а за это время как раз произойдет поставка товара. Так что в отведенный законом период можно будет сразу выписать отгрузочный счет-фактуру, минуя составление авансового.

Когда счет выставляет посредник

Отдельно упомянем об особенностях работы со счетами-фактурами комиссионеров и других посредников (агентов, экспедиторов, поверенных). Реализуя товар комитента с НДС от своего имени, комиссионер должен составить счет-фактуру и выделить в нем сумму налога. Это позволит покупателю заявить к вычету свой входной налог. Причем счет следует выставить и в том случае, если сам комиссионер не уплачивает НДС, например, находясь на упрощенной системе налогообложения. Дело в том, что в указанном случае комиссионер, являясь посредником между покупателем и владельцем товара, фактически берет на себя функцию последнего по исчислению НДС и составлению документов.

Комиссионер регистрирует выставленный документ лишь в Журнале. Второй экземпляр предназначается для покупателя. Реквизиты документа комиссионер передает комитенту, и тот выставляет счет-фактуру самому посреднику. При этом у документа должен быть тот же номер, который присвоил ему комиссионер. Полученный счет-фактуру он отмечает в Журнале.

Если комиссионер покупает товар у третьего лица для комитента-плательщика НДС, он перевыставляет в его адрес счет-фактуру, выписанный продавцом. В этом случае полученный и выставленный счета-фактуры также следует зарегистрировать в Журнале без отражения в Книгах.

Если выставленный документ необходимо изменить

На практике довольно часто выходит, что в документы приходится вносить изменения. Например, произошла недопоставка товара или изменилась его цена. Также это требуется и тогда, когда в счете-фактуре найдена ошибка.

Для изменения информации в выставленном документе составляются исправленные и корректировочные счета-фактуры. Первый представляет собой попросту новый вариант документа, в котором содержится верная информация. Исправленный счет-фактура выписывается в течение трех лет с периода выставления первоначального документа.

Это обусловлено правом покупателя в указанный срок заявить о вычете входного налога. Исправленный документ существует самостоятельно и полностью заменяет тот, в котором были указаны некорректные данные. Он выписывается в случаях, когда нужно исправить ошибку, которая не привела к изменению суммы. Например, поставщик неправильно указал наименование покупателя или налоговую ставку. Если же некорректная информация в счете-фактуре не делает вычет невозможным, то исправленный документ составлять не нужно.

В каких случаях выписывается корректировочный счет-фактура? Когда корректируется сумма сделки, например, вследствие изменения стоимости товара. При этом между сторонами должно быть заключено соглашение об изменении суммы (приложение к договору, акт, решение). Корректировочный документ составляется на сумму изменений и является дополнением к первоначальному.

Бывает, что поставщик реализовал несколько партий товара одному покупателю и на каждую выписал отдельный счет-фактуру. Однако случилось, что сумму во всех поставках необходимо изменить. Сколько счетов-фактур выписывается для корректировки? В данной ситуации нет необходимости составлять несколько документов — продавец может составить один на все изменения в адрес этого покупателя.

Нарушение правил и ответственность

Чем грозят компании или ИП нарушения, связанные с описываемым документом? В законе прописано, в какие сроки выписывается счет-фактура, но прямой ответственности за их превышение не предусмотрено. А вот отсутствие счета-фактуры расценивается как серьезный огрех в учете. Под отсутствием понимается невыставление документа в том квартале, когда прошла сделка.

За это налогоплательщик может понести наказание в соответствии со статьей 120 НК РФ. Если указанное нарушение будет выявлено впервые, то организация может получить штрафные санкции в размере 10 тыс. рублей. Если отсутствие счетов-фактур выявится в нескольких кварталах, то сумма штрафа увеличится втрое. А в том случае, когда указанное нарушение привело к занижению налога, штраф составит 1/5 часть от размера недоплаты, но не менее 40 тыс. рублей.

Надо сказать, что «забыть» о счете-фактуре при реализации товара или услуги довольно сложно. Если даже это произойдет, покупатель обязательно напомнит о необходимости составить документ, ведь без него он не сможет произвести вычет НДС. Со счетом-фактурой на аванс все иначе. Покупатели далеко не всегда заявляют вычет НДС с уплаченного аванса, поэтому не просят счета-фактуры.

В такой ситуации некоторые бухгалтеры не считают нужным их выставлять. Они рассуждают так: получение аванса и отгрузка происходят в одном квартале (в большинстве случаев), так зачем же оформлять промежуточный документ? Однако ФНС считает это нарушением, если между поступлением предоплаты и отгрузкой товара проходит более пяти дней.

Почему важно следить за оформлением

Документ, которому посвящена эта статья, необходим для заявления вычета НДС покупателем. Если же в нем будут допущены критичные ошибки, то налоговая служба не признает вычет. Значит, компании придется доплачивать налоги, а в худшем случае еще и платить штраф. Поэтому при получении счета-фактуры важно тщательно проверять его основные реквизиты.

Справедливости ради заметим, что не любая ошибка повлечет отказ в вычете. Существует ряд параметров сделки, которые должны идентифицироваться по счету-фактуре, а именно:

• покупатель и продавец;
• объект договора;
• стоимость товара (услуги) или сумма предоплаты;
• ставка и сумма НДС.

Если по счету-фактуре определяются указанные параметры, то вычет по нему заявлять можно, несмотря на прочие ошибки. Получив отказ ИФНС, налогоплательщик может смело обращаться в суд. Однако если поставщик при формировании счета допустил ошибку, например, в стоимости товара или сумме налога, то на преференцию по НДС покупатель может не рассчитывать.

Итак, счет-фактура очень важен для расчета НДС у поставщика и вычета его входящей части у покупателя. Необходимо следить за актуальной формой документа, ведь она периодически меняется. И крайне важно соблюдать порядок и сроки его составления, а также не допускать критичных ошибок, которые повлекут непризнание вычета у покупателя.

Источник: businessman.ru