Главная цель любого бизнеса – это получение максимально возможной прибыли. Конечно, добиться этой цели можно и в одиночку, но согласитесь, что ресурсы одного человека ограничены. Как минимум, количеством часов в сутках.
Если же говорить о необходимых компетенциях или навыках, то у предпринимателя их может вовсе и не быть. Задача бизнесмена – организовать общий процесс, где под его руководством будут работать другие люди.
Это не обязательно должны быть постоянные сотрудники, ведь исполнителей можно привлекать временно, на какие-то объемы работ. Но здесь надо учитывать, что закон защищает права работников, и отношения с ними надо правильно оформлять.
Давайте разберемся, как принять сотрудника на работу, и какие бывают варианты его оформления.
Работник или исполнитель
Сначала надо понять разницу между этими двумя понятиями:
- работник – это только человек, принятый по трудовому договору, на которого распространяется максимум прав;
- исполнитель – лицо, с которым заключен договор гражданско-правового характера, и его права, по сравнению с наемными работниками, существенно ограничены.
Как раз с исполнителями и возникает больше всего вопросов. Дело в том, что исполнителями по гражданско-правовому договору могут быть:
Разница между официальным и не официальным трудоустройством
- обычные физические лица;
- самозанятые;
- индивидуальные предприниматели.
Заказчик, который заключает договор с исполнителем, должен знать его статус, потому что от этого зависит необходимость платить страховые взносы и удерживать НДФЛ. Но с этим мы разберемся дальше, а пока о том, в каких случаях заключается трудовой договор, а в каких – гражданско-правовой.
Разница между трудовым и гражданско-правовым договором
Разницу между этими типами договоров надо понимать, потому что за подмену реальных трудовых отношений гражданско-правовыми существует специальная санкция в КоАП РФ.
Штраф для работодателя (или заказчика) по статье 5.27 составляет:
- на индивидуальных предпринимателей – от 5 до 10 тысяч рублей;
- на должностные лица ООО – от 10 до 20 тысяч рублей;
- на организации – от 50 до 100 тысяч рублей.
Основные отличия договоров с работниками и исполнителями мы собрали в таблицу.
| Предмет договора – выполнение определенной трудовой функции под контролем работодателя. Работник обязан подчиняться установленным внутренним правилам, например, находиться на рабочем месте оговоренное время. | Предмет договора – выполнение какого-то измеримого объема работ (услуг), который принимается по акту. Исполнитель действует независимо от заказчика, но обязан отвечать за качество работ и сроки их сдачи. |
| По умолчанию договор является бессрочным. Указывать срок можно только в случаях, оговоренных законом. | Заключается на какой-то срок для выполнения определенного объема работ. |
| Работодатель обязан создать безопасное рабочее место и обеспечить всё необходимое для выполнение трудовой функции. | Заказчик не обязан обеспечивать исполнителя оборудованием, инструментами, материалами. |
| Заработная плата должна перечисляться не реже двух раз в месяц. | Оплата работ или услуг производится по факту их принятия (но можно предусмотреть аванс). Заказчик вправе отказаться от оплаты, если результат его не устроит. |
| Работодатель обязан обеспечить работнику оплачиваемый отпуск, больничный, декретные выплаты, пособие при увольнении (в некоторых случаях). За работника перечисляют взносы на его пенсионное, медицинское, социальное страхование, а также на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. | У исполнителя нет права на отпуск, больничный и др. социальные гарантии. Взносы перечисляются лишь на пенсионное и медицинское страхование, и только если исполнитель является обычным физическим лицом (не ИП или самозанятым). |
Официальное трудоустройство и уловки работодателя
Надзорные органы считают, что работодатели заинтересованы заключать именно гражданско-правовые договоры, потому что трудовые отношения возлагают на них больше обязанностей.
Но это возможно далеко не всегда, потому что многие трудовые функции тесно включены в производственный процесс. Например, работник на конвейере должен постоянно находиться под непосредственным контролем своего руководителя. Поэтому, если вы понимаете, что человек вам нужен постоянно, и его деятельность нельзя свести к выполнению какого-то объема работ, то надо заключать трудовой договор.
Как оформить работника по трудовому договору
Порядок оформления при устройстве на работу предусмотрен Трудовым кодексом РФ. Работодатель должен заключить с каждым работником индивидуальный трудовой договор.
Обязательные условия такого договора перечислены в статье 57 ТК РФ. Работодатели, которые относятся к микропредприятиям (численность до 15 человек), могут заключать типовой договор. Его форма утверждена постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В шаблоне договора есть пустые поля для внесения данных работодателя и работника.
При заключении типового договора нет необходимости отдельно оформлять локальные трудовые документы, такие как положение о порядке обработки персональных данных работника и др. Обязательные нормы уже включены в текст.
Теперь кратко опишем порядок оформления официальных трудовых отношений. Заявление при устройстве на работу обязательно только для государственных и муниципальных служащих. Но для контроля в кадровых документах можно предложить работнику написать его в свободной форме – на имя работодателя, с указанием должности.
Должен ли работник сообщать о состоянии своего здоровья? В статье 213 ТК РФ указаны категории работников, которые при приеме на работу обязаны пройти медосмотр. Это работники организаций пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, медицинских организаций и детских учреждений, занятые на работах с вредными или опасными условиями труда, а также связанных с движением транспорта. Кроме того, независимо от должности, проходить медосмотр должны работники в возрасте до 18 лет.
Оформление сотрудника в штат происходит на основании документов, перечисленных в статье 65 ТК РФ. Среди них паспорт, СНИЛС, документ об образовании, трудовая книжка.
После ознакомления и подписания трудового договора один экземпляр передается работнику, второй хранится у работодателя. Чтобы окончательно оформить сотрудника, надо подготовить приказ о приеме на работу по форме № Т-1 и внести запись в его трудовую книжку.
Как заключить гражданско-правовой договор с исполнителем
Теперь о том, как происходит заключение гражданско-правового договора с исполнителем. В данном случае стороны должны ориентироваться на нормы ГК РФ, регулирующие выполнение работ (глава 37) и оказание услуг (глава 39).
В договоре надо четко прописать, какие услуги или работы поручаются исполнителю, в какие сроки они должны быть выполнены, по какой стоимости. Результат деятельности принимается по акту. В штат исполнителя не берут и запись в трудовую книжку не заносят.
Перед тем, как оформить гражданско-правовой договор, надо выяснить статус исполнителя. Если он является зарегистрированным самозанятым или индивидуальным предпринимателем, заказчику не придется платить за него страховые взносы и удерживать НДФЛ с вознаграждения.
То есть при прочих равных данных (стоимость услуг/работ, качество выполнения, хорошая репутация и т.д.) работать с таким исполнителем выгоднее, чем с обычным физическим лицом.
Но привлечение самозанятого ограничено одним условием – нельзя в этом статусе оформить сотрудника, который уже работал у конкретного работодателя менее двух лет назад. То есть не получится в целях экономии уволить наемного работника и потом заказывать у него услуги, как у самозанятого.
Выводы
Подведем итоги в вопросах оформления кадров. Привлекать сотрудников можно на основании трудового или гражданско-правового договора. В большинстве случаев человека оформляют в штат, как наемного работника, хотя работодателю это обходится дороже. Договоры ГПХ заключают, когда для этого есть критерии, которые мы уже описали.
Необходимо учитывать, что оформление отношений с работниками и исполнителями находится на контроле ФНС, внебюджетных фондов, государственной трудовой инспекции, службы занятости и других органов. И если работодатель нарушает установленные нормы, он будет привлечен к административной и налоговой ответственности.
Источник: www.malyi-biznes.ru
Глава 10. Трудовой договор. Общие положения
Статья 56. Понятие трудового договора. Стороны трудового договора
Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
(часть первая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
Сторонами трудового договора являются работодатель и работник.
Статья 57. Содержание трудового договора
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
В трудовом договоре указываются:
фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
место и дата заключения трудового договора.
Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия:
место работы, а в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, — место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;
трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы). Если в соответствии с настоящим Кодексом, иными федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации;
(в ред. Федерального закона от 28.02.2008 N 13-ФЗ)
дата начала работы, а в случае, когда заключается срочный трудовой договор, — также срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом;
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
компенсации за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;
условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);
условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй настоящей статьи, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:
об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;
о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);
об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;
о видах и об условиях дополнительного страхования работника;
об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;
об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
По соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора, соглашений. Невключение в трудовой договор каких-либо из указанных прав и (или) обязанностей работника и работодателя не может рассматриваться как отказ от реализации этих прав или исполнения этих обязанностей.
Статья 58. Срок трудового договора
Трудовые договоры могут заключаться:
1) на неопределенный срок;
2) на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных частью первой статьи 59 настоящего Кодекса. В случаях, предусмотренных частью второй статьи 59 настоящего Кодекса, срочный трудовой договор может заключаться по соглашению сторон трудового договора без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения.
(часть вторая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.
В случае, когда ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и работник продолжает работу после истечения срока действия трудового договора, условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок.
(часть четвертая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
Трудовой договор, заключенный на определенный срок при отсутствии достаточных к тому оснований, установленных судом, считается заключенным на неопределенный срок.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
Запрещается заключение срочных трудовых договоров в целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных для работников, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
Статья 59. Срочный трудовой договор
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
Срочный трудовой договор заключается:
на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы;
на время выполнения временных (до двух месяцев) работ;
для выполнения сезонных работ, когда в силу природных условий работа может производиться только в течение определенного периода (сезона);
с лицами, направляемыми на работу за границу;
для проведения работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя (реконструкция, монтажные, пусконаладочные и другие работы), а также работ, связанных с заведомо временным (до одного года) расширением производства или объема оказываемых услуг;
с лицами, поступающими на работу в организации, созданные на заведомо определенный период или для выполнения заведомо определенной работы;
с лицами, принимаемыми для выполнения заведомо определенной работы в случаях, когда ее завершение не может быть определено конкретной датой;
для выполнения работ, непосредственно связанных со стажировкой и с профессиональным обучением работника;
в случаях избрания на определенный срок в состав выборного органа или на выборную должность на оплачиваемую работу, а также поступления на работу, связанную с непосредственным обеспечением деятельности членов избираемых органов или должностных лиц в органах государственной власти и органах местного самоуправления, в политических партиях и других общественных объединениях;
с лицами, направленными органами службы занятости населения на работы временного характера и общественные работы;
с гражданами, направленными для прохождения альтернативной гражданской службы;
в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами.
По соглашению сторон срочный трудовой договор может заключаться:
с лицами, поступающими на работу к работодателям — субъектам малого предпринимательства (включая индивидуальных предпринимателей), численность работников которых не превышает 35 человек (в сфере розничной торговли и бытового обслуживания — 20 человек);
с поступающими на работу пенсионерами по возрасту, а также с лицами, которым по состоянию здоровья в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, разрешена работа исключительно временного характера;
с лицами, поступающими на работу в организации, расположенные в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, если это связано с переездом к месту работы;
для проведения неотложных работ по предотвращению катастроф, аварий, несчастных случаев, эпидемий, эпизоотий, а также для устранения последствий указанных и других чрезвычайных обстоятельств;
с лицами, избранными по конкурсу на замещение соответствующей должности, проведенному в порядке, установленном трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;
с творческими работниками средств массовой информации, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иными лицами, участвующими в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утверждаемыми Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений;
(в ред. Федерального закона от 28.02.2008 N 13-ФЗ)
с руководителями, заместителями руководителей и главными бухгалтерами организаций, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности;
с лицами, обучающимися по очной форме обучения;
с членами экипажей морских судов, судов внутреннего плавания и судов смешанного (река — море) плавания, зарегистрированных в Российском международном реестре судов;
(абзац введен Федеральным законом от 07.11.2011 N 305-ФЗ)
с лицами, поступающими на работу по совместительству;
в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами.
Статья 60. Запрещение требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором
Запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Статья 60.1. Работа по совместительству
(введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
Работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от основной работы время другой регулярной оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) и (или) у другого работодателя (внешнее совместительство).
Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству, определяются главой 44 настоящего Кодекса.
Статья 60.2. Совмещение профессий (должностей). Расширение зон обслуживания, увеличение объема работы. Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором
(введена Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
С письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату (статья 151 настоящего Кодекса).
Поручаемая работнику дополнительная работа по другой профессии (должности) может осуществляться путем совмещения профессий (должностей). Поручаемая работнику дополнительная работа по такой же профессии (должности) может осуществляться путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ. Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику может быть поручена дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности).
Работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а работодатель — досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую сторону в письменной форме не позднее чем за три рабочих дня.
Статья 61. Вступление трудового договора в силу
Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором.
Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
Если работник не приступил к работе в день начала работы, установленный в соответствии с частью второй или третьей настоящей статьи, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. Аннулированный трудовой договор считается незаключенным. Аннулирование трудового договора не лишает работника права на получение обеспечения по обязательному социальному страхованию при наступлении страхового случая в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования.
(часть четвертая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
Статья 62. Выдача копий документов, связанных с работой
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)
Части вторая — третья утратили силу. — Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.
Источник: www.superjob.ru
Какие документы оформить при найме сотрудника
Даша Черепанова
Эта статья для тех, кто заключает с работником трудовой договор. Если оформляете договор подряда или услуг, эти документы не нужны.
При найме иностранного сотрудника, действуют дополнительные правила — читайте о них в статье.
Взять у сотрудника документы
- Паспорт.
- Бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р — выписку из электронной трудовой книжки) .
- СНИЛС или уведомление о регистрации в системе персучета (АДИ-РЕГ) — если есть.
- Документы воинского учёта — военный билет у военнообязанных и удостоверение у призывников.
- Документы об образовании или квалификации — если работа требует спецподготовки. Например, у водителя должны быть права, а у врача — диплом о медицинском образовании.
- Справка об отсутствии судимости, если работа связана с несовершеннолетними. Подробнее о том, когда ещё нужна такая справка, смотрите в статьях 331, 351.1 Трудового кодекса.
- Медицинскую книжку, если работа связана с продуктами и питьевой водой, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения.
Трудовая и медицинская книжки, справка об отсутствии судимости хранятся у вас, пока сотрудник работает. С воинского билета и документа об образовании снимите копии, заверьте своей подписью и печатью, и верните оригиналы работнику. А паспортные данные перепишите — они понадобятся для заполнения кадровых документов, но хранить копию паспорта работника запрещено.
О том, что вы взяли у работника бумажную трудовую книжку, сделайте запись в книгу учёта движения трудовых книжек.
Курс молодого работодателя
Начните работать с сотрудниками за 11 уроков
Начать учиться
Оформить недостающие документы
Если для вашего сотрудника это первая работа, у него ещё нет трудовой книжки и уведомления о регистрации в системе персучета (раньше это называли страховым пенсионным свидетельством). Ваша задача их оформить.
Оформите уведомление АДИ-РЕГ
Если сотрудник устраивается впервые, оформите ему уведомление АДИ-РЕГ, чтобы подтвердить регистрацию в системе персучета. Это уведомление заменяет зелёную карточку СНИЛС, которую в ПФР не выдают с 1 апреля 2019 года.
Чтобы оформить АДИ-РЕГ:
- Возьмите у работника заявление в произвольной форме. Например, такое.
- Заполните анкету по форме АДВ-1, попросите работника в ней расписаться.
Скачать АДВ-1
Образец заполнения АДВ-1 - Заполните опись документов по форме АДВ-6-1.
Скачать АДВ-6-1 - Сдайте анкету и опись в отделение ПФР по месту регистрации ИП или ООО на бумаге или в электронном виде.
- ПФР сформирует уведомление о регистрации в системе персучета.
Сотрудник сможет получить уведомление несколькими способами:
- лично в ПФР;
- в МФЦ;
- через портал госуслуг;
- в Личном кабинете на сайте ПФР.
Трудовая книжка
С 1 января 2021 года для сотрудников, которые устраиваются на работу впервые, оформляют только электронные трудовые книжки. Для этого достаточно отправить в ПФР отчёт СЗВ-ТД — не позже чем на следующий день после издания приказа о приёме.
Отправить сотрудника на медосмотр, если нужно
Некоторые сотрудники обязательно проходят медосмотр, прежде чем приступить к работе. К ним относятся:
- Работники пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, мед.организаций и детских учреждений. Например, продавцы, повара, официанты, воспитатели.
- Работники с вредными и опасными условиями труда и те, чьи обязанности связаны с движением транспорта. Проверьте по перечням, относится ли ваш работник к этой категории.
- Сотрудники до 18 лет.
- Сотрудники из других городов, которые работают в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.
Медосмотр проходят до оформления трудового договора. Если кандидат отказывается, не берите его на работу.
Работник проходит медосмотр за ваш счёт. Для этого вы заключаете договор с больницей и отправляете туда работника. По результатам медосмотра ему выдадут справку или сделают запись в медицинскую книжку.
Разработать локальные акты, если хотите
Локальные акты — отдельные документы, которые регулируют какой-то вопрос в организации: правила внутреннего трудового распорядка, хранения и использования персональных данных, положение об оплате труда, инструкция по охране труда.
Раньше локальные акты были обязательны, но с 2017 года микропредприятиям разрешили отказаться от них. А всё то, что они регулируют, включить в трудовой договор по типовой форме. О нём подробно расскажем в следующем разделе.
Как понять, что у вас микропредприятие? Если годовой доход не превышает 120 миллионов рублей и сотрудников меньше 15 человек — вы попадаете в эту категорию.
Если хотите, можете всё прописать в отдельных документах и показать каждый из них сотруднику. А он распишется, что всё это прочитал.
Подписать трудовой договор
Трудовой договор — это основа отношений с работником. В нём вы указываете его должность, обязанности, график работы, зарплату и материальную ответственность. Все условия перечислены в статье 57 Трудового кодекса.
Подпишите трудовой договор в течение трёх дней с даты фактического начала работы. Если вы отказались от локальных актов, используйте типовую форму договора, которую разработало правительство. Просто скачайте её и заполните пропуски.
Если какие-то пункты не подходят для вашей ситуации, уберите их из договора. Например, про особый характер работы, если это обычный офисный сотрудник, или о компенсации за использование личных вещей, если он будет работать на вашем оборудовании.
Распечатайте договор в двух экземплярах. Один отдайте работнику, а на вашем попросите написать «Экземпляр трудового договора получил» с датой и подписью.
Оформить приказ о приёме на работу
С 2021 года приказ о приёме на работу можно не оформлять — достаточно заключить трудовой договор. Если вы решили обойтись без этого документа, проверьте локальные акты: в них не должно быть упоминаний о приказе.
Если решили продолжить оформлять приказы о приёме на работу, как и прежде, подготовьте его в течение 3 дней с момента фактического начала работы.
Скачайте шаблон приказа и укажите там те же сведения, что и в трудовом договоре. Подпишите приказ сами и дайте на подпись сотруднику.
Провести инструктаж по охране труда
Инструктаж проводят, чтобы объяснить сотруднику, как вести себя на рабочем месте. Есть вводный, первичный, внеплановый и целевой инструктажи.
Вводный инструктаж проводите для каждого нового сотрудника. Остальные — в зависимости от его должности или по мере необходимости.
От первичного и повторного инструктажа можно освободить работников, чьи обязанности не связаны с использованием оборудования, инструментов, хранением и применением сырья и материалов. Перечень должностей, которые не проходят эти инструктажи, утверждаете вы. Например, вы можете освободить сотрудников, которые работают только с офисной техникой — компьютером, принтером, телефоном.
Внеплановый и целевой инструктажи проводят, если что-то произошло. Например, изменилось законодательство об охране труда, работники нарушили технику безопасности или госорганы выдали предписание о проведении инструктажа. Такие инструктажи встречаются реже, поэтому не будем рассказывать о них подробно.
Прежде чем проводить инструктаж для работников, сами пройдите обучение по охране труда. Проводить инструктажи без обучения — это то же самое, что не проводить их совсем. Обучение платное — примерно 2 500-4 000 рублей.
Чтобы провести вводный инструктаж:
- Разработайте и утвердите программу инструктажа. Вот примерный перечень вопросов для неё и образец приказа об утверждении.
- Назначьте себя ответственным за охрану труда — для этого нужен ещё один приказ.
- Проведите вводный инструктаж в первый рабочий день сотрудника.
- Сделайте в журнале запись о проведении инструктажа, с подписями — вашей и работника.
Скачать журнал проведения инструктажа
Заполнить личную карточку сотрудника
Личная карточка — это анкета работника, в которой отражаются сведения о нём, его семье, образовании и навыках. С 2021 года вести личную карточку по форме Т-2 уже необязательно, но многие кадровики продолжают это делать. Если же вы решили отказаться от Т-2, издайте приказ об отказе от ведения личной карточки. А также проверьте локальные акты — возможно где-то упоминается этот документ. Просто так прекратить вести Т-2 нельзя.
Если вы решили пока не отказываться от личных карточек сотрудников, скачайте и заполните шаблон. Распечатать карточку лучше всего на плотной бумаге — для сохранности, ведь хранить её нужно 75 лет.
Составить штатное расписание
Штатное расписание содержит должности вашей компании. Даже если у вас только один работник, расписание должно быть. Что указать в расписании:
- Названия структурных подразделений — например, отдел продаж, административный отдел.
- Названия должностей, специальностей, профессий — например, продавец, секретарь. Должности в трудовом договоре и штатном расписании должны совпадать.
- Количество штатных единиц — сколько сотрудников вы планируете нанять на эту должность.
- Размер оклада и надбавки, если она есть.
Сообщить в военкомат о найме военнообязанных сотрудников
Если вы наняли на работу военнообязанного, сообщите об этом в военные комиссариаты или органы местного самоуправления в течение двух недель.
Скачайте шаблон уведомления, заполните его и отправьте в военный комиссариат по прописке работника.
Это обязаны делать только ООО. А ИП могут не вести воинский учёт и не сообщать о найме военнообязанных.
Сообщить о найме бывшего госслужащего
Если взяли на работу бывшего госслужащего, сообщите на место его службы в течение 10 дней. Подробнее о том, зачем и как это делать, читайте в статье «Бывшие госслужащие: что учесть при найме».