Что является официальным документом

Документ создается, прежде всего, для того, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией, издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностное лицо, выпустившее документ обязаны:

ü Соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства

ü Издавать документы в пределах своей компетенции

ü Соблюдать правила составления и оформления документов.

Документы принято классифицировать.

Классификация документов – распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Классифицируют документы по следующим признакам:

ü По способу документирования:
— рукописные
— электронные
— графические
— кино, фото и фонодокументы;

Офіційний документ Официальный документ

ü По сфере использования:
— организационно-распорядительные
— финансово-бухгалтерские
— научно-технические
— по труду
— отчетно-статистические

ü По месту составления:
— входящие,
— исходящие
— внутренние

ü По грифу ограничения доступа:
— открытые (несекретные
— с грифом ограничения доступа

ü По происхождению:
— официальные
— личные

ü По форме изложения:
— индивидуальные
— трафаретные
— типовые

ü По срокам хранения:
— постоянного хранения
— долговременного хранения (свыше 10 лет)
— временного хранения (до 10 лет)

В управлении существует разделение труда: различные специалисты и различные структурные подразделения выполняют различные управленческие функции. Некоторые функции управления являются типовыми, то есть присущими любому аппарату управления, например, планирование, учет и отчетность, финансирование и др.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, с помощью которых реализуется та или иная функция управления.

Документы, в которых фиксируется та или иная управленческая функция составляют систему документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

В любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.

Организационно-распорядительная документация – это письменные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

То есть все управленческие функции фиксируются в однотипных документах. Чтобы легче было обрабатывать однотипные документы, их приводят к единому стандарту – образцу, эталону. Этот процесс называется стандартизацией.

Что является документом, удостоверяющим личность

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов». Стандарт устанавливает комплекс норм, правил, требований, способствующий улучшению качества документа.

Стандартизация сложный процесс, в который как составной элемент входит унификация документов.

Источник: studopedia.info

ОФИЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

— это документы, оставленные (изготовленные), выданные или находящиеся в обороте государственных (муниципальных) органов, учреждений, организаций и предприятий и отвечающие определенным требованиям.

Повреждение О. д. — нанесение им вреда, при котором хотя и возможна их идентификация, но существенно затруднено или невозможно их использование по прямому назначению без восстановительных действий. Сокрытие О. д. — утаивание, не позволяющее адресату, владельцу, исполнителю, пользователю О. д. воспользоваться ими по назначению.

Паспорт — универсальный документ, удостоверяющий личность и гражданство лица в Российской Федерации и ряде зарубежных государств (паспорт гражданина, общегражданский заграничный паспорт, служебный заграничный паспорт). Другие важные личные документы: 1) документы, выполняющие функции паспорта в России в отношении отдельных категорий граждан (удостоверение личности военнослужащего, свидетельство о рождении, военный билет, пенсионное удостоверение и др.), документы, выполняющие функции паспорта в некоторых зарубежных странах (водительское удостоверение, карточка страхователя и пр.); 2) иные документы, относящиеся к важным личным документам в соответствии со сложившейся правоприменительной практикой (диплом об окончании вуза, дипломы и аттестаты о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, служебное удостоверение, трудовая книжка и др.).

О понятии «корыстной заинтересованности (цели)» см. «Кража», о понятии «иная личная заинтересованность» см. «Нарушение неприкосновенности частной жизни». Преступления совершаются с прямым умыслом. Субъект преступления — вменяемое лицо, достигшее 16-летнего возраста. Приобретение или сбыт О. д. наказуемы по ст.

324 УК РФ лишь в случаях, если О. д. предоставляют права или освобождают от обязанностей и если указанные действия были незаконными. О. д. обязательно должен предоставлять кому-либо (необязательно виновному) юридически значимое право или освобождать кого-либо (также необязательно виновного) от юридически значимой обязанности.Приобретение — это покупка, находка, обмен, получение в дар либо в качестве залога и т. п. Сбыт — это продажа, обмен, передача в дар, уплата долга, передача в залог и т. п. Незаконность приобретения или сбыта означает противоречие предписаниям действующих законов и иных нормативных актов.

Преступление совершается с прямым умыслом. Субъект преступления — вменяемое лицо, достигшее 16-летнего возраста. По ст. 327 УК РФ наказывается подделка О. д., предоставляющего права или освобождающего от обязанностей, в целях его использования либо сбыт такого документа.

Подделка О. д. — это изготовление полностью фиктивного документа (например, паспорта со всеми вымышленными данными на самодельном бланке) или незаконное изменение части подлинного документа (исправление или уничтожение части текста, внесение дополнительных данных, учинение подписи за другое лицо, помещение оттиска поддельного штампа). Преступление совершается с прямым умыслом. Подделка документа характеризуется целью его использования. Субъект преступления — вменяемое лицо, достигшее 16-летнего возраста.

Источник: scicenter.online

Понятие документа и делопроизводства

Андреева Валентина Ивановна

Вопрос автору

Андреева Валентина Ивановна
Профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия
Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Дорогие читатели, наверное, далеко не всем из вас удалось получить соответствующее профессиональное образование в области делопроизводства и секретарского дела перед поступлением на работу. Пробелы в знаниях, как теоретических, так и практических, вы можете устранить с помощью новой рубрики“Школа профессионального секретаря”, которая открывается в нашем журнале. Занятия ведет Валентина Ивановна Андреева, научный редактор журнала “Справочник секретаря и офис-менеджера”, автор многочисленных книг по делопроизводству, кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права Российской академии правосудия.

Цикл обучения делится на семестры – по 6 месяцев (5 семестров). В каждом номере вас будет ждать новое занятие школы. Структура каждого урока такова: основные термины, теоретическая часть, нормативная база, контрольные вопросы по теме занятия и практическое задание. Читатели, прошедшие полный шестимесячный курс обучения, получат сертификаты журнала первой ступени.

Приглашаем к обучению всех желающих и надеемся на активное сотрудничество между преподавателем и учащимися. С благодарностью и пониманием примем все ваши пожелания и замечания по тематике и качеству занятий.

Основные термины

  1. Информация
  2. Документированная информация
  3. Документ
  4. Документирование
  5. Функции документа
  6. Носитель информации
  7. Система документации
  8. Унификация
  9. Стандартизация
  10. Делопроизводство, документационное обеспечение управления

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.
Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.
Документы выполняют ряд важных функций:

  • информационную: являются носителем и источником информации;
  • управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;
  • правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;
  • коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;
  • учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;
  • социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;
  • культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;
  • историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Все создаваемые управленческие документы “обслуживают” определенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.
Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

Система документации – это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Нормативная база

    1. Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации”.
    2. Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ “О техническом регулировании”.
    3. ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.
    4. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.

Контрольные вопросы

    1. В чем конкретно заключается преимущество документированной информации по сравнению с бездокументной?
    2. Какие еще функции документов вы могли бы добавить к перечисленным основным?
    3. Что является носителем информации, изображенной на экране монитора ПК?
    4. По какому признаку выделены системы документации?
    5. Можно ли обойтись без унификации и стандартизации документов?
    6. Какую роль играют стандарты при подготовке документов?

Практические задания

    1. Заполните пробелы в следующих предложениях.
    Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется.
    Если документ содержит только звуковую информацию, то он называется. а если и звуковую, и изобразительную, то. документом.
    Участвуя в обмене информацией между объектами, документы выполняют. функцию.
    2. Найдите ошибки в следующих предложениях:
    2.1. Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей, называется личным.
    2.2. Важную роль в организации управленческих процессов играет документальная информация.
    2.3. Служебный документ – это документ, используемый в текущей деятельности организации.
    3. Перечисленные ниже документы распределите по четырем группам:
    бухгалтерские, кадровые, юридические, организационные
  • приходный кассовый ордер;
  • приказ о приеме на работу;
  • положение о канцелярии;
  • квартальный баланс;
  • претензия от фирмы-партнера по качеству продукции;
  • акт о нарушении трудовой дисциплины;
  • должностная инструкция секретаря;
  • счет-фактура;
  • исковое заявление в арбитражный суд;
  • приказ о премировании работника;
  • положение о корпоративной культуре;
  • протокол заседания аттестационной комиссии.

Источник: www.ippnou.ru

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Заработок в интернете или как начать работать дома