Что такое унифицированная форма

С 2013 года вступил в силу новый закон о бухгалтерском учете. Он вменил компаниям обязанность самостоятельно утверждать формы первичных учетных документов. Однако компании не слишком охотно меняют привычный документооборот. Разберемся, когда можно применять прежние унифицированные формы, ничего не меняя в них, но и не нарушая закон.

Чем руководствоваться

1 Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» – далее Закон № 402-ФЗ.

3 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28.

4 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

5 Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12.10.2011 № 373-П.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ИЛИ СОБСТВЕННЫЕ? ФСБУ 27/2021: ФОРМЫ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

6 Положение о правилах осуществления перевода денежных средств, утв. Банком России 19.06.2012 № 383-П.

Каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом. До 2013 года основой документооборота компании были первичные документы, утвержденные Госкомстатом (Росстатом) и другими российскими ведомствами. Такие формы составляли альбомы унифицированных форм.

ПРАКТИЧНО, ВОСПОЛЬЗУЙТЕСЬ

Прежде чем разрабатывать собственные формы, убедитесь, что федеральным законом не установлена обязанность применять унифицированные формы, утвержденные уполномоченным органом (Информация Минфина).

С 2013 года каждая компания обязана утверждать формы «первички» самостоятельно. В результате у каждой компании должен получиться свой альбом унифицированных форм. При этом принятие каждой формы может проводиться поразному:

  • утверждается к применению прежняя унифицированная форма;
  • прежняя унифицированная форма принимается за основу, затем компания дорабатывает ее под себя с учетом соответствия требованиям Закона № 402-ФЗ;
  • форма документа разрабатывается с нуля самостоятельно.

Без изменений

Не все старые унифицированные формы с 2013 года исключены из бухгалтерского документооборота. Те из них, которые утверждены уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (не Закона № 402-ФЗ), остаются обязательными к применению в качестве первичных учетных документов (Информация Минфина).

Так, порядок ведения кассовых операций и безналичных расчетов по закону уполномочен устанавливать только Банк России. Поэтому при оформлении таких операций можно использовать только формы, утвержденные этим ведомством.

Минфин обращает внимание на два положения Банка России: № 373-П и № 383-П.

К ним прилагаются обязательные для применения формы кассовых и расчетно-платежных документов:

  • приходный кассовый ордер;
  • расходный кассовый ордер;
  • кассовая книга;
  • расчетно-платежная ведомость;
  • платежная ведомость;
  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств;
  • платежное поручение;
  • инкассовое поручение;
  • платежное требование;
  • платежный ордер и др.

Обратите внимание, что на всех кассовых документах по-прежнему требуется подпись главного бухгалтера (при его наличии).

Формы кадровых документов. Унифицированные или свои — Елена А.Пономарева

Документ на основе унифицированной формы

Большинство старых унифицированных форм соответствуют общим требованиям законодательства. Поэтому можно доработать эти формы под себя, если они, к примеру, не соответствуют специфике деятельности компании.

Убираем лишнее. Многие компании продолжают использовать привычные формы, немного их скорректировав.

ПРОСТО ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Рекомендуемые электронные форматы накладной ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ (услуг), приемлемые для телекомуникационного представления в налоговый орган, утверждены приказом ФНС России от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172.

В частности, удаляют из форм графы, которые по объективным причинам обычно оставались пустыми. Например, графы для кодов из общероссийских классификаторов (ОКУД, ОКИН и др.). Или раздел «Аттестация» в личной карточке кадрового учета № Т-2.

У бухгалтеров и кадровиков возникают вопросы по заполнению граф «Оклад» и «Надбавки» в форме № Т-3 (штатное расписание). Если они не соответствуют действующей у работодателя системе оплаты труда, то их нужно убрать из формы.

Добавляем реквизиты. Проверьте наличие в форме обязательных реквизитов, причем в том виде, который предписан ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Особое внимание обратите на реквизит «Подпись». В унифицированных формах рядом с местом для подписи укажите должности сотрудников, которым в соответствии с уставными документами или локальными актами делегировано право подписи определенных документов (п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Например, во многих крупных компаниях бухгалтерские документы подписывает главный бухгалтер, а кадровые документы – директор по персоналу (ч. 6 ст. 20 ТК РФ). Поэтому в реквизите «Подпись» нужно указывать соответственно должности «Главный бухгалтер» и «Директор по персоналу».

Разработка с нуля

При самостоятельной разработке формы документа компания должна следовать трем основным принципам: обязательный минимум, унификация и стандартизация.

Минимальные требования. При разработке формы первичного документа в него обязательно нужно включить реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

Унификация. Методом разработки альбома форм документов является унификация, то есть создание единообразной системы реквизитов и их размещения для каждого вида документов. При этом решается задача типизации форм для их многократного применения, повышения качества работы, снижения трудоемкости при обработке документов, информационной совместимости документов.

ПРОСТО ВАЖНО ЗНАТЬ

Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации (п. 2.2.1.45 ГОСТ Р 51141-98).

Источник: www.pravcons.ru

Применение унифицированных форм первичных учетных документов

Как известно, с 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете), на основании которого формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, больше не являются обязательными к применению. Как же быть кадровикам: срочно разрабатывать свои формы или продолжать пользоваться формами, утвержденными Госкомстатом? Ответ вы узнаете из статьи.

Положения Закона о бухгалтерском учете

Итак, как и прежде, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Однако согласно ранее действовавшему Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимались к учету, если они были составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. (Один из таких альбомов был утвержден Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 «О применении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».) Допускалось оформлять хозяйственную операцию и документом в произвольной форме, но только при условии, что его форма не унифицирована и документ содержит все обязательные реквизиты.
Новый Закон о бухгалтерском учете делает применение унифицированных форм необязательным, устанавливая, что первичный учетный документ будет принят к учету при наличии обязательных реквизитов (ст. 9):

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных п. 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Отметим, что перечень реквизитов первичного учетного документа остался прежним, тем же, что и в ранее действующем Законе. Конкретизированы лишь требования к подписи.

Обратите внимание! Поскольку в действующем Положении о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденном Банком России 12.10.2011 N 373-П, упоминаются формы N Т-49 (расчетно-платежная ведомость) и N Т-53 (платежная ведомость), ведение их по унифицированным формам обязательно.

Отметим, что Закон о бухгалтерском учете не запрещает пользоваться унифицированными формами, утвержденными до вступления его в силу. Ими можно пользоваться и дальше.

Продолжаем пользоваться унифицированными формами или разрабатываем свои?

Разработка собственных бланков форм первичной учетной документации требует специальных знаний и опыта работы, поэтому прежде, чем принять решение об их разработке, необходимо оценить целесообразность этого. Если существующие унифицированные формы выполняют свою учетную функцию и соотносятся с процессами в организации, зачем «изобретать велосипед»? Кроме того, контролирующие органы, да и судьи более лояльно относятся к документам, составленным по типовым формам, следовательно, при этом будет проще выиграть трудовой спор. А поскольку большинство работодателей ведут учет кадров с помощью программных средств, продолжение применения унифицированных форм не потребует изменять программные продукты.
Конечно, разработка своих унифицированных форм может быть актуальна для определенного рода компаний, например, когда иностранная компания открывает филиал или представительство в России. В таких фирмах часто требуется вести учет и по законодательству страны, в которой они зарегистрированы, и по правилам российского законодательства. Разработав свои унифицированные формы, предусмотрев все реквизиты, необходимые в соответствии с распространяющимся на деятельность компании законодательством, она может уйти от двойного составления документов.

Если организацией принято решение использовать прежние унифицированные формы первичных учетных документов, то, возможно, их нужно немного скорректировать. Например, удалить ссылку на Постановление Госкомстата, коды ОКУД и ОКПО, предусмотреть место для расшифровки подписи — указания фамилии и инициалов лица, подписавшего документ.

Вводим новые формы или изменяем существующие?

Первым делом надо определить, кто будет разрабатывать новые унифицированные формы для организации. Обратимся к Закону о бухгалтерском учете. На основании п. 4 ст. 9 ответственность по разработке возлагается на должностное лицо, которому поручено ведение бухгалтерского учета. Но бухгалтерия может не знать всех тонкостей кадрового делопроизводства, поэтому к процессу разработки дополнительно нужно подключить кадровика.

Рекомендуем при создании унифицированных форм для своей организации шаблонную часть бланка излагать кратко и так, чтобы не допустить двоякого толкования смысла. При этом желательно использовать трафаретные тексты, наборы стандартных фраз и выражений, например: «В связи с. «, «На основании. «, «Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на. «.

Не стоит отказываться от часто используемых форм, таких как штатное расписание, табель учета рабочего времени или график отпусков, из-за их громоздкости: их можно упростить, удалив некоторые графы, строки или ненужную информацию. Например, из унифицированной формы N Т-3 (штатное расписание) можно убрать графы 6, 7 и 8, которые предназначены для фиксирования установленных работнику надбавок.

Разработанные формы первичных учетных документов утверждает руководитель организации. Для этого издается приказ, образец которого приведем ниже.

Общество с ограниченной ответственностью «Макро»
(ООО «Макро»)

г. Тамбов
9 января 2013 г.

В связи со вступлением в действие Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и для оптимизации работы с документацией

ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить прилагаемые:
— альбом форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты;
— инструкцию по заполнению бланков форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
2. С 1 января 2013 г. при оформлении фактов хозяйственной жизни организации использовать исключительно утвержденные данным приказом формы первичных учетных документов.
3. Руководителю департамента по работе с персоналом Юшковой Т.В. ознакомить с утвержденным альбомом унифицированных форм первичной учетной документации сотрудников, ответственных за их оформление и подготовку, под роспись.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Кривозуб Т.С.

Приложения:
1. Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты в 1 экз. на 16 л.
2. Инструкция по заполнению бланков документов по учету труда и его оплаты в 1 экз. на 10 л.

Генеральный директор Весенцев /И.В. Весенцев/

С приказом ознакомлены:
Юшкова, 09.01.2013 /Т.В. Юшкова/
Кривозуб, 09.01.2013 /Т.С. Кривозуб/

Источник: www.mosbuhuslugi.ru

Оформляем альбом унифицированных форм

Чтобы обеспечить единство правил выполнения и оформления кадровых документов, максимально сократить количество и объем документов, ускорить изготовление и размножение документации с помощью средств оргтехники, в организациях разрабатывают альбомы унифицированных форм. В статье рассматриваются вопросы разработки альбома унифицированных форм по учету и сопровождению кадров и табеля документов организации в части кадрового документооборота.

Альбом унифицированных форм документов содержит формы документов (приказов, графиков, актов, договоров, представлений, писем и др.), создаваемых в деятельности организации.

Словарь кадрового делопроизводства. Унифицированная форма документа — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в той или иной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Альбом форм — сборник типовых форм действующих документов и указаний по их заполнению.

Разработка альбома унифицированных форм документов для конкретной организации должна включать несколько этапов:

1. Постановка задачи, которая включает в себя определение назначения альбома форм и состава документов, образующихся в деятельности организации.

2. Классификация форм документов с целью определения структуры альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов:

— определение набора реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

— установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления;

— унификация текстов документов.

4. Формирование альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в альбом.

Словарь кадрового делопроизводства. Унификация документов (лат. uni — один и facere — делать) — процедура установления единообразия в оформлении и содержании текстов документов, приведение документов к единой форме.

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Для удобства применения формы документы в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам. Наряду с такими функциональными задачами, как учет типовых хозяйственных договоров или создание, реорганизация, ликвидация подразделений организации, представляется важным решение задач учета движения персонала и сопровождения кадров. В составе кадровой документации организации может быть выделено несколько групп в зависимости от ее функционального назначения:

— организационные документы: положение о службе управления персоналом, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание;

— распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам работы с персоналом;

— персональные документы: трудовые книжки, справки с места работы, автобиографии и др.;

— учетные документы: личные карточки Т-2, личный листок по учету и т.д.;

— плановые документы: плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.;

— отчетно-статистические документы по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.

Для унификации кадрового документооборота в организации может быть разработан отдельный альбом унифицированных форм документов по учету и сопровождению кадров. Он должен быть утвержден руководителем организации и является обязательным для работников организации. В данный альбом могут быть включены как унифицированные формы, утв.

Госкомстатом России, так и унифицированные формы с изменениями и дополнениями, внесенными использующей их организацией. Однако такие изменения не должны касаться реквизитов (код, номер формы, наименование документа), так как удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом организации (Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 N 7).

│ ЗАО «Русский лен» │

│ Дата составления Номер документа│

│ Об утверждении альбома форм документов │

│ В целях совершенствования организации кадрового делопроизводства,│

│улучшения качества оформления документов, а также сокращения времени на│

│ 1. Утвердить альбом форм документов по учету и сопровождению кадров. │

│ 2. Ввести альбом в действие с 15 февраля 2008 г. │

│ 3. Разместить шаблоны форм документов, включенных в альбом, в│

│соответствующих каталогах на сервере локальной сети; обеспечить защиту│

│шаблонов от внесения в них изменений. │

│ Срок — 15 февраля 2008 г. │

│ Ответственный — специалист отдела ИТ Степанов И.С. │

│ 4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела│

│управления персоналом Ивановскую Л.В. │

│ Генеральный директор Желнин Н.В. Желнин │

│ Ивановская Л.В. Ивановская «31» января 2008 г.│

│ Степанов И.С. Степанов «01» февраля 2008 г.│

│ фамилии, инициалы подписи (разборчиво) месяц прописью │

При использовании электронного варианта альбома (например, в структурных подразделениях организации, в филиалах) и электронных шаблонов унифицированных форм документов должна быть обеспечена невозможность произвольно менять форму документа работниками организации по их желанию. Все изменения в альбоме форм документов должны вноситься централизованно разработчиками альбома или работником, отвечающим за его использование. В унифицированные формы допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом количества знаков показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации. Дополнения в унифицированные формы документов, включение в альбом форм новых документов, исключение форм из альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации.

│ ЗАО «Русский лен» │

│ Дата составления Номер документа│

│ О внесении дополнений в форму N Т-5а │

│ В унифицированной форме N Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе│

│работника на другую работу» предусмотрена графа «Причина перевода».│

│В унифицированной форме N Т-5а такая графа отсутствует. │

│ В связи с необходимостью отражения причины перевода во всех приказах│

│о переводе работников │

│ 1. Ввести в унифицированную форму N Т-5а «Приказ (распоряжение) о│

│переводе работников на другую работу» дополнительную графу «Причина│

│ Форма N Т-5а с учетом дополнительной графы прилагается. │

│ Основание: докладная записка начальника отдела управления персоналом│

│от 05.04.2008 N 45-д. │

│ 2. Системному администратору Фархатову З.Г. до 09.04.2008 разместить│

│усовершенствованную форму N Т-5а в каталоге «Бланки приказов по личному│

│составу» на сервере локальной сети. │

│ Генеральный директор Желнин Н.В. Желнин │

│ Ознакомлен(а): Фархатов «07» апреля 2008 г.│

│ фамилии, инициалы подписи (разборчиво) месяц прописью │

Для того чтобы обеспечить соблюдение технологии разработки, издания и применения унифицированных форм документов, включенных в альбом, целесообразно разработать Табель форм документов в виде отдельного документа или приложения к инструкции по кадровому делопроизводству. В части учета и сопровождения кадров такой Табель содержит:

— формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;

— формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов РФ;

— формы внутренних документов, применяемые в организации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации;

— формы внутренних документов, утвержденные локальными нормативными правовыми актами данной организации;

— формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях.

Словарь кадрового делопроизводства. Табель унифицированных форм документов — перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

Внутренний документ — документ, который составляется и обращается внутри организации.

При наличии вышестоящей организации в форму Табеля может быть включена графа «Внешнее согласование».

Разделы Табеля форм документов, в составлении которых принимает участие кадровая служба организации, могут быть следующие (примерный перечень):

— локальные нормативные акты;

— подбор и расстановка персонала;

— учет личного состава;

— повышение квалификации работников;

— режим и учет рабочего времени;

В разделах и подразделах Табеля формы документов рекомендуется располагать в порядке их значимости: об общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым.

Табель форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом. Гриф утверждения оформляют на первой странице Табеля (на титульном листе) в верхней части титульного листа справа, ниже наименования организации. Образец оформления титульного листа Табеля форм документов по учету и сопровождению кадров и пример заполнения одного из тематических разделов такого Табеля предложен ниже.

Закрытое акционерное общество «Русский лен»

должность руководителя организации

Желнин Н.В. Желнин

подпись расшифровка подписи

Табель форм документов по учету и сопровождению кадров

Периодичность
составления
документа

Внутреннее
согласование
(виза,
резолюция)

Подпись
должн. лица
на документе

Место
регистрации
док-та

Место
хранения
1-го экз.
док-та

Место
хранения
копии
док-та

Куда
представляется
документ

Источник: hr-portal.ru

Рейтинг
( Пока оценок нет )
Загрузка ...
Заработок в интернете или как начать работать дома